Das ist eine für den Ausdruck optimierte Ansicht des gesamten Kapitels inkl. Unterseiten. Druckvorgang starten.

Zur Standardansicht zurückkehren.

Partnerverwaltung

Verwaltung der Partner, Ansprechpartner und Banken

Partnerdaten sind die Sammlung aller Adressdaten aller Mandanten. Hier sind auch die Personal-Adressen enthalten. Die Darstellung ist von den Rechten abhängig (DSGVO).

Partner

Serienbriefe, Selektionen

Geodatenanzeige

Kunde, Lieferant, Partner, wozu?

Der Partnerstamm ist in Kieselstein ERP die zentrale Adressablage. Hier finden Sie alle je erfassten Adressen. Beginnend von Ihren Interessenten, Kunden, Lieferanten, aber auch die Adressen der Mitarbeiter, die Adressen der Banken und die Ansprechpartner. Dies hat den besonderen Vorteil, dass alle Adressen zentral verwaltet werden. Lediglich die Unterschiede werden in den einzelnen Moduldaten abgespeichert. So gibt es oft die Konstellation, dass ein Kunde zugleich ein Lieferant ist, also ein echter Partner. Wenn Kunden- und Lieferantenstämme getrennt wären, müssten Sie immer zwei Datensätze pflegen. So pflegen Sie nur einen zentralen Datensatz.

Zusätzlich:

Der Partnerstamm ist nicht mandantenabhängig. D.h. wird ein Partner vom Mitarbeiter eines Mandanten gepflegt, so steht er automatisch in der nun korrigierten Form für alle Mandanten zur Verfügung.

im Partner.

Definieren Sie hier allgemeine Daten wie

Die Eingabe erfolgt immer in einer der folgenden ähnlichen Form:

Unter Kennung geben Sie bitte die Allgemeine Kennung ein. Diese gilt über alle Sprachen hinweg.

Unter UI (UI=User Interface) geben Sie bitte die Bezeichnung für diesen Begriff / diese Kennung ein. Diese wird in der Sprache des Hauptmandanten normalerweise gleich mit der Kennung sein.

Bitte beachten Sie, dass allgemeinere Grunddaten auch unter System zu finden sind.

Kunde, Partner, Lieferanten, Mandanten wie gehört dies alles zusammen?

Der Partnerstamm ist Ihre zentrale Adressensammlung. Hier finden Sie alle in Kieselstein ERP erfassten Adressen. Kunde, Lieferanten, Banken, Personal, Ansprechpartner. Dies hat für Sie den Vorteil, dass die Adressdaten nur einmal gepflegt werden müssen. Selbstverständlich ist darauf zu achten, dass nur berechtigte Personen den Partnerstamm pflegen dürfen. Wichtig: Um, gerade für Anwender mit mehreren Mandanten, eine zentrale Pflege zu erreichen, ist der Partnerstamm Mandanten unabhängig. Steht also allen Anwendern die auf Ihr Kieselstein ERP Zugriff haben zur Verfügung. Was ist nun aber, aus der Sicht des Kunden / Lieferanten Teil des Partners und was sind Daten des Kunden / Lieferanten? Immer wenn die “Adress-Daten”, also die Details zu einem Kunden / Lieferanten angezeigt werden, sehen Sie, bis auf wenige Zusätze, die Daten des Partners. Das bedeutet, wenn Sie nun die Straße oder die Bemerkung dieses Partners aus dem Kunden heraus ändern, so ändern Sie die Partnerdaten. Dadurch sind die Änderungen für alle Mandanten und für alle anhängenden Datensätze (Kunden / Lieferanten / Banken / Personal) gültig.

Muss ich zuerst einen Partner anlegen und kann erst danach daraus einen Kunden/Lieferanten machen?

Nein. In der Kunden-, Lieferanten-, Bank-, Finanzamt-, Personalverwaltung werden immer die Partnerdaten mitgepflegt. Technisch gesprochen sind Kunden, Lieferanten usw. unterschiedliche Sichten immer auf die gleichen Daten. D.h. wenn ein Kunde erfasst wird, so werden automatisch auch die Partnerdaten für diesen Kunden mit angelegt. Dies gilt in gleicher Form für alle anderen Daten die im Partnerstamm abgebildet sind. Beachten Sie bitte den Unterschied bei den Ansprechpartnern. Hier ist eine umfassende Änderung nur direkt im Partner möglich.

Wie mache ich einen Partner zum Kunden?

Klicken Sie in der Kundenauswahlliste auf um einen neuen Kunden aus einem bestehenden Partner zu erstellen und ergänzen Sie die Kundendaten. Hinweis: Für die übliche Neuanlage von Kunden ist es nicht erforderlich zuerst den Partner anzulegen und dann daraus einen Kunden zu machen. Es reicht aus, einfach im Kunden in der Auswahlliste auf Neu zu klicken und die Daten des Kunden einzugeben. Die gleichlaufende Anlage des Partners wird von Kieselstein ERP im Hintergrund mitgezogen.

Wie mache ich einen Partner zum Lieferanten?

Klicken Sie in der Lieferantenauswahlliste auf um einen neuen Lieferanten aus einem bestehenden Partner erstellen und ergänzen Sie die Lieferantendaten. Hinweis: Für die übliche Neuanlage von Lieferanten ist es nicht erforderlich zuerst den Partner anzulegen und dann daraus einen Lieferanten zu machen. Es reicht aus, einfach im Lieferanten in der Auswahlliste auf Neu zu klicken und die Daten des Lieferanten  einzugeben. Die gleichlaufende Anlage des Partners wird von Kieselstein ERP im Hintergrund mitgezogen.

Wie mache ich einen Partner zu einer Person / Mitarbeiter?

Klicken Sie in der Personenauswahlliste auf Neu. Vergeben Sie nun die Personalnummer und wählen Sie durch Klick auf den Button Name den gewünschten Partner aus der Liste der Partner aus. Hinweis: Für die übliche Neuanlage von Personen ist es nicht erforderlich zuerst den Partner anzulegen und dann daraus eine Person  zu machen. Es reicht aus, einfach im Modul Personal in der Auswahlliste auf Neu zu klicken und die Daten der Person einzugeben. Die gleichlaufende Anlage des Partners wird von Kieselstein ERP im Hintergrund mitgezogen.

Was ist der Sinn der Partnerart

Die Partnerart dient der sehr groben Qualifizierung dieser Adresse. Man kann grundsätzlich davon ausgehen, dass alles eine Adresse ist. Hauptzweck ist die einfachere Auswahl aus den in der Anwendung doch sehr langen Partnerlisten. Hinweis: Die Partnerart kann unter Partner, Grunddaten, Art definiert werden. Grundsätzlich keine Definitionen benötigen: Kunde, Lieferant, Bank, Ansprechpartner, Personal. Diese ergeben sich automatisch durch die weiterführenden Definitionen. Da die Partnerart eng mit dem Modul zusammenhängt, von dem aus der Partner angelegt wird, sollte die Partnerart nicht geändert werden.

Was ist der Unterschied in den Partnerarten

Der wesentlichste Unterschied in den Partnerarten sind:

Partnerart Bedeutung
Adresse Allgemeine Adresse
Ansprechpartner UID, EORI, ILN, Filialnr., Gerichtsstand und Firmenbuchnummer werden nicht erfasst / angezeigt.
Statt dessen wird das Geburtsdatum des Ansprechpartners erfasst.
Person Ihre ursprünglich unter Personal angelegten Mitarbeiter
Sonstiges Bank

D.h. wenn bei einer Adresse z.B. die UID Nummer nicht erfasst werden kann, so prüfen Sie bitte als erstes die Partnerart und ändern Sie diese gegebenenfalls ab.

Partner-Art, Partner-Klasse, Partner-Branche; Wozu dient das, was sind die Unterschiede?

Die Partnerart dient der sehr groben Qualifizierung der Adresse. Zusätzlich wird diese in der Partnerübersicht angezeigt. Durch einen Klick auf die Art kann nach dieser sortiert werden und somit gezielt gewisse Gruppen bearbeitet werden. Die Partnerart kann im Partnermodul unter Grunddaten, Art definiert werden.

Partnerklasse und Partnerbranche sind technisch gesehen zwei gleichwertige Filterkriterien um den Partner datentechnisch zu beschreiben. Sowohl Klasse als auch Branche können ebenfalls im Partnermodul unter Grunddaten definiert werden.

Es empfiehlt sich in der Klassifizierung Partnerbranche Branchenbegriffe oder Ähnliches einzutragen.

Für die Partnerklasse können Sie z.B. Klassifizierungen des Partners vornehmen wie z.B. Distributor, Einzelhändler, Großer Endkunde usw.. Eventuell ist die Partnerklasse auf für Gruppierungen geeignet. Siehe dazu aber auch Kunden-Selektionen.

Wie erfasst man Telefon und Faxnummern richtig?

In Kieselstein ERP gibt es bis auf eine Ausnahme, keine grundsätzliche Regel, wie Telefon- und Faxnummern eingegeben werden sollten. Die Ausnahme ist die Kennzeichnung der Durchwahl des zentralen Faxes bzw. der Telefonzentrale. Hier muss ein entsprechendes Trennzeichen (- oder /) eingegeben werden.

Da aber immer öfter die Telefonnummern auch in Mobiltelefone übertragen werden und Sie damit auch aus dem Ausland richtig telefonieren können sollten, empfehlen wir dringend die internationalen Vorwahlen mit anzugeben. Von Kieselstein ERP wird dies entsprechend unterstützt. Siehe dazu bitte auch System, Parameter, Auslandsvorwahl bzw. Inlandsvorwahl. Zusätzlich wird überprüft, ob der Beginn der eingegebenen Telefon- bzw. Faxnummer mit der im Land definierten Vorwahl übereinstimmt. Stimmt dies nicht überein, so wird die Telefonnummer in roter Schrift angezeigt.

Für den Faxversand bzw. das Telefonieren mittels Tapi wird die Internationale Vorwahl z.B. +49 gegen die von Ihrem Standort aus definierte Vorwahl z.B. 0049 ersetzt. Ist das Telefonat im Inland, so wird die internationale Vorwahl vollständig durch die Inlandsvorwahl ersetzt.

Wir empfehlen Ihnen die Eingabe der Telefon- und Faxnummern für Sie sprechend bzw. lesbar vorzunehmen. Ein Beispiel:

0043622182250 ist vermutlich für uns alle eine lange Ziffernkolonne, nicht lesbar und nicht merkbar.

+43 6221 8225-0 sagt sehr viel aus

^      ^     ^   ^

!        !      !    +… der Bindestrich trennt ganz klar die Durchwahl der Zentrale von der eigentlichen Rufnummer

!        !      !          die Leerstellen zwischen den Gruppen trennen die Ziffernkolonne in lesbare Teile und zwar

!        !      + ……. die eigentliche Rufnummer

!        + ………….. die Ortsvorwahl (Area Code) sollte unbedingt mit eingegeben werden, 

                           da von mehreren Standorten aus gefaxt werden kann und dann die Nummer nicht korrekt ist

  • ………………….. die internationale Ländervorwahl (Countrycode)

Bitte beachten Sie, das das letzte Trennzeichen (- oder /) für die Ermittlung der Rufnummer für die Durchwahlen verwendet wird.

Ein Beispiel: Der Mitarbeiter hat die Telefondurchwahl 301 und die Faxdurchwahl 901 hinterlegt. Die Firmennummern sind wie folgt:

Wird nun ein Beleg an diesen Ansprechpartner gefaxt, so wird die Faxnummer aus der Firmenfaxnummer, jedoch ohne der Ziffern nach dem letzten - (/) gebildet. In unserem Beispiel wird also 0043 6221 8225-901 an das Fax übergeben. Dieses fügt dann eventuell noch eine spezielle Kennung (0) für die Amtsholung hinzu. Die Vorgehensweise für die Ermittlung der persönlichen Telefonnummer des Ansprechpartners ist dazu analog, jedoch mit den Telefonnummern.

Tipp: Gruppieren Sie lange Rufnummern in zweier oder dreier Gruppen und trennen sie die verschiedenen Nummernarten mit einem einheitlichen Zeichen. Damit wird die Nummer für Sie und Ihre Mitarbeiter les- und merkbar.

Wichtig: Die Erkennung ob eine Durchwahl an die Telefon- bzw. Faxnummer der Zentrale (Firmenadresse) angefügt ist oder nicht ist an das Trennzeichen (-) und an die Länge der Durchwahl der (Fax-)Zentrale gekoppelt. Die maximale Länge dieser Durchwahl kann in den Mandantenparametern unter MAXIMALELAENGE_DURCHWAHL_ZENTRALE (Default=3) eingestellt werden.

Wichtig: Geben Sie die internationale Länderkennung richtig an. [Siehe dazu auch](../System/Drucken.htm#Vorwahl richtig angeben).

Partner verstecken?

Durch aktivieren der Eigenschaft verstecken ist ein Partner als versteckt gekennzeichnet.

Damit können Sie Partner die in der Auswahlliste normalerweise nicht mehr aufscheinen sollten (z.B. weil Sie keine Geschäfte mehr mit diesem Lieferanten machen) entsprechend kennzeichnen.

Die Eigenschaft des Partners wirkt zugleich für Kunden und Lieferanten.

Für das Personal gibt es eine eigene, vom Partner getrennte Eigenschaft versteckt.

Bankverbindung / Bank?

Im Partner gibt es sowohl die Bankverbindung eines Partners als auch die Definition der Banken für den jeweiligen Mandanten.

Um einem Partner eine Bank zuordnen zu können, muss zuerst die / seine Bank definiert werden. Wählen Sie dazu im Partnermodul im unteren Modulreiter Bank. Definieren Sie nun mit neu in der Auswahl der Banken eine neue Bank. Hier werden die üblichen Partnerdaten angegeben und zusätzlich die Bank eigenen Definitionen, als da sind: , .

Beachten Sie bitte, dass für die Bestimmung ab 2014 wenn die Bank / das Land der Bank Sepa-Mitglied ist, es erforderlich ist, dass zumindest das Land der Bank mit angegeben wird. [Siehe unten](#Welcher Ort für die Bank).

In den Daten des Partners können nun unter Bankverbindung die Bankverbindungen dieses Partners angelegt werden. Hier sind nun noch die zusätzlichen Daten für das Konto des Partners bei dieser Bank zu definieren. Dies sind Konto und IBAN.

Alle weiteren Daten (BIC, BLZ) sind durch die Angabe der Bank definiert.

Für die Definition der Liste der eigenen Bankverbindungen siehe bitte [Finanzbuchhaltung](../Finanzbuchhaltung/index.htm#Eigene Bankverbindungen).

Beachten Sie bitte, dass die IBAN ab Version 6887 mittels der Prüfziffer geprüft wird. Sollten in Ihrem System alte / falsche Daten enthalten sein, so müssen diese manuell richtiggestellt werden.

Welcher Ort sollte bei meiner Bank hinterlegt werden ?

Insbesondere wenn Sie den Zahlungsvorschlag verwenden, ist es wichtig, dass bei jeder Bank auch ein Ort angegeben wird, damit festgestellt werden kann, ob dieses Land SEPA Teilnehmer ist oder nicht (Hintergrund: es werden im Zahlungsvorschlag nur Daten für diejenigen Länder exportiert, die Sepa-Teilnehmer sind).

Da bei den meisten Bankverbindungen z.B. der Lieferanten nur der Name der Bank und deren Kontodaten angegeben sind, wäre eine exakte Adresszuordnung mit entsprechend aufwändigen Recherchearbeiten verbunden.

Um dies zu vereinfachen legen Sie bitte [im System](../System/index.htm#Anlegen von Ländern) einen leeren Ort mit leerer Postleitzahl an.

Damit wird faktisch nur das Land der Bank definiert, was für den Zahlungsvorschlag ausreicht und andererseits keine Recherchen erforderlich macht.

Kontaktdaten, Privat, Firmen, Mandanten

Wie können die unterschiedlichsten Daten der Mitarbeiter richtig definiert werden?

Gerade bei Mitarbeitern ergibt sich die Aufgabenstellung, dass diese private Kommunikationsdaten und Firmen(interne)-Kommunikationsdaten haben. Wenn mehrere Mandanten im Einsatz sind, so ist dies unter Umständen auch noch je nach Mandant verschieden.

Alle Kommunikationsarten können im Modul Partner, bei der jeweiligen Person unter definiert werden.

Grundsätzlich werden folgende Kommunikationsarten unterschieden:

Kommunikationsart
Telefon
Fax
Handy
E-Mail
Homepage
Direktfax
Kurzwahl

Bitte achten Sie bei den Kommunikationsformen Telefon und Fax auf den Unterschied, ob die Daten aus der Sicht des Ansprechpartners oder der Sicht als direkter Partner z.B. ein Kunde ergeben.

Sind dies die Daten eines Ansprechpartners oder eines Mitarbeiters, so werden hier die Telefon/Fax-Durchwahlen eingegeben (Durchwahl = Telefon/Fax Nebenstellennummer). Anderenfalls werden diese Daten direkt für die Telefon / Fax-Wahl verwendet. Formatierung der Telefon/Fax Nummer siehe [oben](#Wie erfasst man Telefon und Faxnummern).

Die Privat Daten des Partners können nur in den Partner bzw. Personal-Detaildaten der Person / des Partners verändert werden.

In der Kommunikationsliste sehen Sie alle Kommunikationsdaten des Partners. Verändert werden können nur die privat Daten und die des angemeldeten Mandanten.

Hinweis:

Die Kommunikationsdaten im Reiter sind immer die persönlichen, also Privat-Kommunikationsdaten des Partners.

Da Unternehmen keine Privatpersonen sind, finden Sie hier die Kontaktdaten zum Unternehmen. Technisch besteht jedoch kein Unterschied zu Privatpersonen.

Wozu diese Definitionen:

Mit diesen Kommunikationsdefinitionen werden die Absenderdaten Ihrer Mitarbeiter definiert. Damit ist es möglich die entsprechenden Absenderdaten, sowohl in der direkten Kommunikation, als auch in den Formularen zu steuern. Denken Sie an Angebotsformulierungen wie: …. steht Ihnen unter DW 301 Herr Mustermann gerne zur Verfügung. Oder: Ihr Mitarbeiter versendet ein EMail an einen Lieferanten. Natürlich sollte die Antwort des Lieferanten wiederum direkt an Ihren Mitarbeiter erfolgen und nicht an die allgemeine Firmen-EMail-Adresse. Durch die oben angeführten Definitionen können Sie dies entsprechend steuern. Hinweis:

Sind beim jeweiligen Mitarbeiter keine passenden Kommunikationsdaten hinterlegt, so werden die Mandantenkommunikationsdaten verwendet.

Hinweis:

Die Detaildaten im Partnermodul entsprechen den Detaildaten im Personalmodul und auch im Kunden- und Lieferantenmodul.

Definition der Absenderdaten Ihrer Mitarbeiter

Die Unternehmens-Absenderdaten Ihrer Mitarbeiter werden unter Personal, Daten definiert.

Erfassung des Postfaches

In Kieselstein ERP haben wir berücksichtigt, dass in der Bundesrepublik Deutschland für Postfach- und Straßen-Anschrift unterschiedliche Postleitzahlen angegeben werden müssen. Aus diesem Grund wird für die Straßen-Anschrift die übliche Ortsangabe angeführt und für das Postfach kann zusätzliche eine eigene Postleitzahl mit Ort angegeben werden.

Das bedeutet, ist ein Postfach angegeben, so werden alle offiziellen Belege auf das Postfach ausgestellt. Ist zusätzlich eine eigene Postleitzahl unter Postfach angegeben, so wird anstelle der Orts-Postleitzahl die Postleitzahl des Postfaches angedruckt.

Für den Fall dass Sie je nach Geschäftsfall einmal die eine oder die andere Adresse verwenden wollen, muss der Partner zweimal angelegt werden.

Die Angabe der Postleitzahl des Postfaches ist als optionale Angabe gedacht, eben für die obigen Adressen. Für alle anderen Länder diese bitte leer belassen.

Kann man einen neuen Ort eintragen, wenn man im Modul Partner (Kunde, Lieferant) ist?

Ja! Klicken Sie auf Ort. Im Auswahldialog sehen sie den üblichen Neu-Button. Wenn Sie nun auf neu klicken (Strg+N) kommen Sie direkt ins neu anlegen eines Ortes mit Länderkennzeichen, Postleitzahl und Angabe des Ortsnamens.

Es ist der gleiche Partner mehrfach angelegt, wie kann ich das ändern?

Verwenden Sie dafür die Funktion Partner zusammenführen.

Wichtig: Wenn nicht nur Partner sondern auch Kunden und Lieferanten zusammengeführt werden sollten, so hat sich bewährt, zuerst die Kunden / Lieferanten zusammenzuführen und danach erst die Partner zusammenzuführen. Wird dieser Vorgang in einem durchgeführt kann es manchmal zu unklaren Konstellationen kommen, die programmtechnisch nicht aufgelöst werden können.

Im Modul Partner finden Sie

Mit dem nun nachfolgenden Dialog kann bestimmt werden, welche Daten verwendet werden.

Die blau hinterlegten Felder sind die Felder, welche nach dem Zusammenführen für den ausgewählten Partner verwendet werden.

Durch Klick auf wird das zusammenführen gestartet.

“Partner zusammenführen” bedeutet, dass zwei Partner zu einem Partner verschmolzen werden. Dies kann z.B. dann vorteilhaft sein, wenn ein Partner mehrfach angelegt und bereits verwendet wurde, sodass Abhängigkeiten zu anderen Daten wie z.B. Aufträgen, Kunden, etc… entstanden sind, und der Partner nicht mehr ohne Weiteres gelöscht werden kann. Partner kann man nur dann zusammenführen, wenn man das dafür nötige Rollenrecht besitzt (PART_PARTNER_ZUSAMMENFUEHREN_ERLAUBT).

Wichtig: Das Zusammenführen zweier Partner kann nicht rückgängig gemacht werden!

Vorgehen:

  • In Partner > Auswahl aus der Liste einen Partner auswählen (diese Auswahl kann später noch geändert werden)

  • Partnermenü > Partner zusammenführen… (Nun öffnet sich ein neuer Dialog, in welchem die Daten des gerade ausgewählten Partners auf der linken Seite aufgelistet werden)

  • Rechten Button “Partner auswählen…” betätigen um den zweiten Partner auszuwählen

  • Zu erhaltende Daten selektieren, siehe Bedienung Dialogfenster Zusammenführen

  • Button “Partner zusammenführen” (links oben - grüner Haken) betätigen. Nach erfolgreichem Zusammenführen wird der Dialog automatisch geschlossen und die Partnerauswahlliste angezeigt.

Bedienung des Dialogfensters Zusammenführen: Die beiden ausgewählten Partner werden gegenübergestellt. Zwischen den Partnerdaten befinden sich Pfeil-Buttons . Die Daten, die erhalten bleiben, werden farblich hinterlegt. *) Pfeil nach links (<-): Beim Zusammenführen bleiben die Daten des linken Partners erhalten. *) Pfeil nach rechts (->): Beim Zusammenführen bleiben die Daten des rechten Partners erhalten. *) Pfeil nach links und rechts (<->) (z.B. Bemerkung): Die Daten des rechten Partners werden an die Daten des linken Partners angehängt. Wenn allerdings die Höchstzahl der zulässigen Zeichen überschritten wird, werden die Daten des rechten Partners abgeschnitten. Sind die Pfeilbuttons nicht aktivierbar, so bedeutet dies, dass die Daten bei beiden Partnern identisch sind. Oberhalb der gegenübergestellten Partnerdaten gibt es einen zentralen Pfeil-Button, welcher betätigt werden kann, um alle Daten des linken Partners oder alle Daten des rechten Partners zu übernehmen.

Es gibt zusätzlich die Möglichkeit des automatischen Zusammenführens (Kunde/Lieferant/…): Hiefür sind gegebenenfalls weitere Rollenrechte notwendig (PART_KUNDE_ZUSAMMENFUEHREN_ERLAUBT/PART_LIEFERANT_ZUSAMMENFUEHREN_ERLAUBT). Zur Erklärung: Es gibt Sonderfälle, bei denen das Zusammenführen der Partner nicht ohne Weiteres durchgeführt werden kann. Z.B.: Wenn zwei Partner zusammengeführt werden sollen, aus denen jeweils ein Kunde erzeugt worden ist. In diesem Fall führt der Versuch des Zusammenführens zu einer Meldung, dass KundeX und KundeY zuerst zusammengeführt werden müssen. Wenn beim automatischen Zusammenführen “Kunde” angehakt wird, dann werden beim Partnerzusammenführen die Kunden aus dem Sonderfall automatisch zusammengeführt, wobei allerdings die Kundendaten nicht gegenübergestellt werden, und so die zu erhaltenden Daten nicht auszuwählen sind. In diesem Fall werden die Daten des linken Kunden übernommen und die des rechten Kunden gelöscht. Wünscht man eine Gegenüberstellung der Kundendaten und eine manuelle Datenauswahl, so kann man die Kunden auch manuell zusammenführen (Siehe Kunden zusammenführen).

Was wird beim Zusammenführen gemacht:

  • Die im Zusammenführen-Dialog selektierten Daten werden in den neuen Partner geschrieben

  • Die Partnerkommunikationsdaten werden in den neuen Partner geschrieben (Direktfax, Fax, Email, Handy, Homepage, Telefon)

  • Empfänger und Sender von bereits angelegten Versandaufträgen werden an den neuen Partner angepasst

  • Existieren Bankverbindungen bei einem der zusammenzuführenden Partner, so werden diese an den neuen Partner angepasst

  • Wurde aus einem der selektierten Partner eine Bank erzeugt, so werden die Bankdaten an den neuen Partner angepasst

  • Ist einer der Partner Teilnehmer an einem Auftrag, so wird diese Teilnahme an den neuen Partner angepasst

  • Sind an den Partner Ansprechpartner geknüpft, so werden diese an den neuen Partner angepasst

  • Wurden bei einem der Partner Kurzbriefe angelegt, so werden diese an den neuen Partner angepasst

  • Wurden bei einem der Partner in der Zeiterfassung Reisen auf den Partner (als Kunden) gebucht, so werden diese Reisen und auch die Logs an den neuen Partner angepasst

  • Wurden auf einen der Partner in der Zeiterfassung Telefonzeiten gebucht, so werden diese Telefonzeiten an den neuen Partner angepasst

  • Wurden Selektionen bei dem Partner definiert, so werden diese an den neuen Partner angepasst

  • Wurde der Partner als Artikelhersteller verwendet, so werden diese Herstellerdaten an den neuen Partner angepasst

  • Wurden aus dem Partner Kunden erzeugt, so werden diese an den neuen Partner angepasst

  • Wurden aus dem Partner Lieferanten oder Rechnungsadressen von Lieferanten erzeugt, so werden diese an den neuen Partner angepasst

  • Wurde aus dem Partner Personal erzeugt oder der Partner als Sozialversicherer oder als Firmenzugehörigkeit beim Personal angegeben, so wird dies an den neuen Partner angepasst

  • Wurde der Partner bei Bestellungen als Lieferadresse ausgewählt, so werden diese Bestellungen an den neuen Partner angepasst

  • Wurde der Partner bei Losen als Fertigungsort verwendet, so werden diese Lose an den neuen Partner angepasst

  • Wurde der Partner bei Projekten als Partner ausgewählt, so werden diese Projekte an den neuen Partner angepasst

  • Wurde der Partner bei Stücklisten als Kunde ausgewählt, so werden diese Stücklisten an den neuen Partner angepasst

  • Zum Schluss wird der nicht mehr benötigte Partner gelöscht, falls alle Abhängigkeiten darauf aufgelöst werden konnten.

Hinweis: Es werden immer die blau hinterlegten Felder in den verbleibenden Partner übernommen.

Ein Partner ändert seinen Namen. Was ist dabei zu beachten?

Wenn ein Partner, ein Kunde, ein Lieferant, ein:e Mitarbeiter:inn seinen/ihren Namen ändert, so ist dabei grundsätzlich folgendes zu beachten.

  • Ändert sich der Name des Partners, aber der alte Partner bleibt als Partner erhalten. Z.B. Ein Unternehmen wird insolvent und die Nachfolgefirma heißt sehr ähnlich der bisherigen Firma. Ist dies der Fall, so haben wir es mit einem neuen Partner zu tun. Die Statistik, die Debitorennummern usw. müssen auf zwei getrennte Partner laufen. Daher ist ein neuer Partner anzulegen.

  • Wird nur der Name eines Partners, z.B. wegen Umfirmierung oder Verehelichung geändert, so ist der Partner noch immer der gleiche. Er/sie hat nur einen anderen Namen. Hier muss im Partner nur der Name verändert werden. Alle Statistiken, Umsatzdaten, Zeitbuchungen usw. bleiben auf dem Partner erhalten. Wichtig: In diesem Falle bewirkt die Änderung, dass bei einem eventuellen Ausdruck alter Daten trotzdem die geänderten nun neuen Daten / Namen ausgedruckt werden. Für den Ausdruck alter Belege mit den alten Daten siehe Dokumentenablage.

Kann ein Ansprechpartner gelöscht werden?

Jein. D.h. grundsätzlich ist ein Ansprechpartner ein Partner(-Datensatz) wie jede andere Adresse auch. Das hat den Vorteil, wenn Sie z.B. vom Geschäftsführer eines Unternehmens auch die privaten Daten (Adresse, Handynummer etc.) wissen, können diese im Partnermodul direkt diesem Ansprechpartner zugeordnet werden.

Ist ein Ansprechpartner mit einem Partner verknüpft, so kann diese Verknüpfung durch Klick auf jederzeit gelöscht werden. Es wird dadurch jedoch nur die Verknüpfung zwischen Partner (z.B. Kunde) und Ansprechpartner gelöscht. Die Adressdaten des Partners bleiben erhalten.

Sind jedoch auf einem Ansprechpartner bereits z.B. Angebote erstellt, so kann dieser Ansprechpartner nicht mehr gelöscht werden. Hier gibt es nun zwei Möglichkeiten:

a.) Es wurde versehentlich ein zweiter Ansprechpartner für die gleiche Person angelegt. Das bedeutet es müssen die Ansprechpartner des Partners (Kunden) zusammengeführt werden.

b.) Der Ansprechpartner ist richtig angelegt hat aber z.B. das Unternehmen verlassen. Da ja hier die alten Angebote an diesen Ansprechpartner erhalten bleiben, muss auch der Ansprechpartner dem Partner weiterhin zugeordnet sein. Hier empfiehlt sich, den Ansprechpartner zu verstecken und die Reihung so zu setzen, dass wieder die aktiven Ansprechpartner vorne in der Auswahlliste erscheinen.

Kann ein bestehender Partner als Ansprechpartner verwendet werden?

Wechseln Sie im entsprechenden Modul (Kunde, Lieferant, Partner) in den oberen Modulreiter Ansprechpartner. Klicken Sie nun auf Neu und klicken Sie auf . Wählen Sie nun den gewünschten Partner aus.

Wie kann der Name eines Ansprechpartners geändert werden?

Gehen Sie im Kunden/Partner auf den oberen Modulreiter Ansprechpartner und stellen Sie den Cursor auf die entsprechende Ansprechpartner Zeile. Es werden nun im unteren Fenster die Details des Ansprechpartners angezeigt.

Hier finden Sie auch den GoTo Button

 

Durch Klick auf diesen Button wird das Modul Partner mit dem Ansprechpartner vorausgewählt geöffnet. Wechseln Sie nun auf Detail und ergänzen / ändern Sie den Partner wunschgemäß ab.

Der erste Ansprechpartner ist nicht mehr im Unternehmen. Wie wird dies richtig erfasst?

Der erste Ansprechpartner ist ja zugleich der Ansprechpartner, der bei Angeboten, Bestellungen usw. als Ansprechpartner vorgeschlagen wird. Genauer gesagt wird der Ansprechpartner mit der Sortierung 1 vorgeschlagen. Ist nun ein Ansprechpartner nicht mehr im Partner-Unternehmen, so ändern Sie bitte vor dem Verstecken dessen Sortierung durch Klick auf den blauen Pfeil so, dass er an letzter Stelle steht. Danach verstecken Sie den Ansprechpartner durch ändern und anhaken von versteckt .

Ein Ansprechpartner ist mehrfach angelegt, kann das korrigiert werden?

Ja. Der Vorgang ist im Partnerzusammenführen enthalten.

Um zwei Ansprechpartner des gleichen Partners (und damit Kunden, Lieferanten) zusammenzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie in der Auswahlliste der Partner den Partner = Firma aus, bei dem Ansprechpartner zusammengeführt werden sollen

  2. Wählen Sie im Menü Partner Zusammenführen.

  3. Klicken Sie nun im vorbesetzten linken Fenster auf Ansprechpartner

  4. Wählen Sie nun den zu erhaltenden Ansprechpartner aus.

  5. Klicken Sie im rechten Fenster auf Partner und wählen Sie den gleichen Partner (Firma) aus, für den das Zusammenführen der Ansprechpartner gemacht werden sollte.

  6. Klicken Sie im rechten Fenster auf Ansprechpartner und wählen Sie den in den zu erhaltenden Ansprechpartner übertragenden Ansprechpartner aus.

  7. Wählen Sie die Felder entsprechend den zu verwendenden Daten wie bei Partner zusammenführen beschrieben.

  8. Mit Klick auf den Haken werden die beiden Ansprechpartner zusammengeführt.

Kann beim Partner ein Bild hinterlegt werden?

Gerade in Verbindung mit dem Modul Cockpit wird immer intensiver der Wunsch geäußert, dass man gerne sehen möchte wie den das Gegenüber aussieht. Um das Bild zu hinterlegen wechseln Sie bitte in den jeweiligen (Ansprech-) Partner und wählen dann den Reiter Bild. Hier kann mit den üblichen Mitteln ein Bild des Partners hinzugefügt werden. Dieses Bild wird in den Ansprechpartner-Reitern neben der jeweiligen Bemerkung des Ansprechpartners angezeigt.

Kontaktmanagement

Siehe

Wo können die Ansprechpartnerfunktionen definiert werden?

Diese können im Modul Partner, unterer Modulreiter Grunddaten, oberer Modulreiter Ansprechpartnerfunktion eingetragen werden.

Übersteuerung von EMail-Adressen / Faxnummer

Manchmal ist es erforderlich, dass für bestimmte Formulare diese für den gleichen Partner immer an den gleichen Empfänger gehen, dieser ist jedoch nicht der Ansprechpartner an den dieses Papier gerichtet ist. Ein Beispiel wäre, dass der elektronische Rechnungsversand immer an eine bestimmte EMail-Adresse Ihres Kunden zu senden ist, ein anderes, dass Sie die Packliste eines Auftrags, abhängig vom Kunden an den jeweils zuständigen Spediteur senden wollen. Da dies meistens auch noch eine Eigenschaft des Kunden/Lieferanten ist, haben wir das so gelöst, dass Sie dafür spezielle Ansprechpartnerfunktionen definieren können.

Anhand der Packliste sei nun die Vorgehensweise erklärt.

  1. Stellen Sie den Namen des Reports fest, für den dieses Sonder-Ansprechpartnerfunktion definiert werden soll. Drucken Sie dazu den Report in die Vorschau. Sie erhalten z.B.:

  2. Anhand des Fenstertitels entnehmen Sie den Reportnamen. In unserem Fall auft_packliste2.jasper.

  3. Wechseln Sie nun in die Definition der Ansprechpartnerfunktionen und geben Sie diesen Reportnamen unter Reportname für übersteuerten Empfänger an. Achten Sie auf die exakte Schreibweise unter Berücksichtigung der Kleinschreibung.

  4. Wechseln Sie nun in den Kunden, Ansprechpartner und definieren Sie einen Ansprechpartner und geben Sie ihm diese (Sonder-) Funktion und hinterlegen Sie eine entsprechende EMail-Adresse bzw. Faxnummer.

  5. Nun wechseln Sie wieder in den Auftrag und Drucken die Packliste in die Vorschau und klicken danach auf EMail.

    Es wird die für diesen Report definierte Sonderfunktion bei diesem Kunden verwendet.

Erweiterte Textsuche

Oft kennen Sie zwar den Namen des Ansprechpartners, können sich aber nicht mehr erinnern, zu welchem Unternehmen diese Person gehört. Oder Sie sehen auf Ihrem Telefon eine Rufnummer und wollen wissen, wer denn dies ist.

Um dies einfach festzustellen haben wir die Erweiterte Suche geschaffen.

Diese finden Sie in den Modulen Partner, Kunde, Lieferant.

Erfolgt eine Eingabe in der Erweiterten Suche, so werden folgende Datenfelder durchsucht, wobei Groß/Klein-Schribeung ignoriert wird und Leerzeichen ignoriert werden.

  • Name1 (Nachname bzw. 1.Zeile der Firma),

  • Name2 (Vorname bzw. 2.Zeile der Firma),

  • Name3 (bzw. Abteilung der Firma)

  • Straße der Firma

  • alle drei Namen des Ansprechpartners

  • Email des Partners

  • Fax des Partners

  • Telefon des Partners

  • Email des Ansprechpartners

  • Fax des Ansprechpartners

  • Telefon des Ansprechpartners

  • Mobiltelefon des Ansprechpartners

  • Bemerkung beim Ansprechpartner

  • Bemerkung des Partners, nicht jedoch der Kommentar bei Kunde bzw. Lieferant

Bemerkung des Partners

Siehe.

UID-Nummer, EORI Nummer?

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet eine Vielzahl von Erkennungsnummern bei Ihren Geschäftspartnern zu erfassen, anzugeben.

Derzeit können in Kieselstein ERP folgende Daten erfasst werden:

Erfassungsnummer Bedeutung
EU-UID Nummer Umsatzsteuer Identifikations Nummer für die EU-Mitgliedsländer. Diese muss immer auch das Länderkürzel enthalten (ATU, DE) und sollte ohne Leerzeichen eingegeben werden.
EORI Nummer Die Zoll-Identifikationsnummervor allem für den Warenverkehr mit Drittländern (Schweiz, Liechtenstein, USA usw.)
ILN International Location Number
Eindeutige Kennzeichnung der Filialen gerade großer Handelsketten, um diese eindeutig zu identifizieren
Filialnr. Kennzeichnung der Filialen eines Unternehmens innerhalb dessen
Gerichtsstand Das zuständige Gericht wenn Sie mit diesem Partner Geschäfte machen
Firmenbuchnummer / HRB Nr Erfassung der Firmenbuchnummer (A)bzw. der HRB Nummer (D)

ACHTUNG: Auch die Schweiz hat eine UID Nummer. Diese Unternehmens Identifikations Nummer, muss bei jedem Geschäft mit einer Schweizer / Liechtensteiner Firma angegeben werden, hat aber nichts mit die Umsatzsteuer Identifikations Nummer der EU zu tun.

Abteilung des Ansprechpartners

Um die Abteilung eines Ansprechpartners bei Belegen anzudrucken, hinterlegen Sie diese bei der jeweiligen Person im Feld Abteilung .

Wie kann man erkennen bei welchem Mandanten der Ansprechpartner verwendet wird?

Da der Partnerstamm Mandanten-übergreifend ist, werden alle Adressen aller Mandanten angeführt. Im Reiter Ansprechpartner von gibt es nun 2 zusätzliche Spalten Mandant und Art, wie in Referenz zu, hier können Sie erkennen, bei welchem Mandanten die Adresse verwendet wird.

Kann in den Belegen nach Ansprechpartner gesucht werden?

Siehe.

Wie findet man heraus welche Partner welche Selektion haben?

Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: a.) Verwenden Sie die Serienbrieffunktion um eine umfangreiche Filterung auf die gewünschten Partner durchzuführen. b.) Wenn es um die Bearbeitung der Partner einer bestimmten Selektion geht, so nutzen Sie bitte im Modul Partner den Zusatzfilter Selektion

Wo ist denn der Partner ansässig?

Gerade im Vertrieb aber auch im Support ist es oft interessant zu wissen, wo den der Partner geografisch ansässig ist. Wir haben dafür die Funktion Adresse auf Karte in Browser anzeigen geschaffen. Damit wird die im Parameter URL_ONLINE_KARTENDIENST hinterlegte Webseite und zusätzlich als Suchabfrage das Länderkennzeichen, Ort, Straße, Hausnummer übergeben und damit angezeigt, wo der Partner zu finden ist. Default ist dieser Parameter auf OpenStreetMaps eingestellt, Sie können jedoch gerne auch einen anderen Suchdienst verwenden. Dieses Symbol für die Anzeige im Browser haben wir ergänzend bei allen Kunden, Lieferanten, Partner GoTo Buttons hinzugefügt, sodass Sie z.B. ganz praktisch auch direkt aus dem Projekt die geografische Lage anzeigen können. Warum wird nicht gleich direkt die Karte eingeblendet? Dies ist neben dem Thema des Platzes (wo anzeigen) vor allem ein Lizenzrechtliches. Ab einer gewissen Anzahl von Anfragen werden von den Kartendiensten Gebühren verrechnet. Sollte diese Einbindung für Sie interessant sein, wenden Sie sich vertrauensvoll an uns. Wir finden eine Lösung.

1 - Anreden

VerwaltungDefinition der Anreden

Anreden in Kieselstein ERP

Wozu das Ganze?

Der Sinn der Anrede Definitionen ist, dass von Kieselstein ERP automatisch Ihre Partner (Kunden, Lieferanten) richtig angesprochen werden. Nun sind hier in verschiedenen Ländern verschiedene Arten üblich. Wir haben daher den Stil der Anreden zusätzlich sprachabhängig gemacht. Siehe dazu weiter unten.

Die verschiedenen Anreden werden vor allem auf den Druckformularen für die richtige Anrede verwendet.

Sie können im Partnermodul die entsprechende Anrede für diesen Partner, diese Adresse überprüfen.

Die unterschiedlichen Arten und ihre Verwendung sind:

Auftragsformular Beispiel Firma Beispiel Ansprechpartner zu Firma (als Adresse) Beispiel Einzelkunde(als Ansprechpartner)
Adresse Albrecht-Dürer-Straße 182008 Unterhaching Herr Ing. Werner Hehenwarter
Ländername Deutschland
Anrede Anrede eMundo GmbH Herrn Dipl.Inf. Günther Palfinger Herrn Ing. Werner Hehenwarter
Briefanrede Briefanrede Wenn kein Ansprechpartner für diese Firma / diesen Beleg verfügbar ist, dann erfolgt die Briefanrede mit:Sehr geehrte Damen und HerrenAnsonsten entsprechend der Regel für den Ansprechpartner Sehr geehrter Herr Dipl.Inf. Günther Palfinger Sehr geehrter Herr Ing. Werner Hehenwarter
Direkte Anrede Fix: Titel Name1 Name2 eMundo GmbH Herr Dipl.Inf. Palfinger Günther Herr Ing. Werner Hehenwarter
Anrede mit Titel Titel Anrede eMundo GmbH Günther Palfinger Herr Ing. Werner Hehenwarter
Vollständige Anrede Fix: Anrede Titel Name2 Name1 eMundo GmbH Herr Dipl.Inf.Günther Palfinger Herr Ing. Werner Hehenwarter
Einfache Anrede ohne Titel Fix: Name2 Name1 eMundo GmbH Günther Palfinger Werner Hehenwarter

Die Unterscheidung der Art der Anrede wird über die Anrede im Partner-Detail gesteuert. Wird hier Herr oder Frau angegeben, so erfolgt eine persönliche Anrede, wird hier Firma oder <leer> angegeben, so erfolgt die Firmenanrede.

Der Adressblock in den Formularen gliedert sich in vier Teile:

Beispiel Firma Beispiel Einzelkunde
Adressat eMundo GmbH Herr Ing. Werner Hehenwarter
Ansprechpartner 1) Herrn Dipl.Inf. Günther Palfinger
Straße und Ort mit Postleitzahl bzw. Postfach Albrecht-Dürer-Straße182008 Unterhaching Fichtlstr. 55321 Koppl
Ländername DEUTSCHLAND

Beim Beispiel Einzelkunde bleibt der Ländername leer, da im Beispiel der Versand vom Österreichischen Mandanten aus erfolgt.

1.) Ansprechpartner: Bitte beachten Sie hier, dass für den Ansprechpartner eines Kunden die Regeln des Ansprechpartners gelten und diese mit der Kundenadresse entsprechend obiger Reihenfolge verknüpft werden.

Beispiel Endkunde

Beispiel Firmenkunde

Beispiel Ansprechpartner

a.) Aus der Ansprechpartnersicht beim Kunden

b.) aus der Sicht als Partner

Der Adressblock wird in den Bewegungs-Formularen (Angebote, …) als P_KUNDE_ADRESSBLOCK automatisch zur Verfügung gestellt.

Der Zeilenaufbau ist wie oben angeführt.

Mit P_MANDANTADRESSE werden Anrede, Länderkennzeichen, Adresse in einer Zeile, als Absenderinfo zur Verfügung gestellt.

Mit P_BRIEFANREDE wird die Briefanrede zur Verfügung gestellt.

Hinweis: Da es in den unterschiedlichen Ländern üblich ist, die Ansprechpartner unterschiedlichst anzusprechen wird auch dies von der Anredeautomatik unterstützt. D.h. wenn Ihre Zielsprache entsprechend ist, werden auch die üblichen Formen unterstützt.

Derzeit gibt es für die Briefanrede folgende Formen, ausgehend von obigem Beispiel des Ansprechpartner Palfinger:

Sprache Briefanrede
Deutsch Sehr geehrter Herr Dipl.Inf. Günther Palfinger
Englisch Dear Mr. Palfinger
Französisch Monsieur
Italienisch

Grundsätzlich orientiert sich die Gestaltung der Anschrift an der DIN 5008 (Stand April 2005), welche definiert:

  1. Keine Leerzeilen in der Anschrift

  2. Keine Länderkennzeichen

  3. Der Ort wird in der Landessprache geschrieben

  4. Der Ort wird in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben

  5. Das Bestimmungsland steht ohne Leerzeile in deutscher Sprache (das bedeutet für Kieselstein ERP in der Mandantensprache) in Versalien (Großbuchstaben) direkt unterhalb des Bestimmungsortes.

Beispiel:

    Madame

    Clodette Linton

    Rue du Cheval 13

    53454 LIEGE

    BELGIEN

Können Anreden ergänzt werden?

Ja.

In den von uns ausgelieferten Anreden sind Herr, Frau, Firma enthalten. Für manche Anwender ist z.B. die Anrede Familie noch wichtig. Bitten Sie in diesem Fall Ihren Kieselstein ERP Betreuer dies in der Basis-Anredetabelle zu ergänzen. Die eventuell gewünschten Übersetzungen können dann wiederum über das Modul Partner, unterer Modulreiter Grunddaten, oberer Reiter Anrede in der sprachabhängigen Bezeichnung ergänzt werden.

2 - Partner CSV Import

Partner Import

Partner CSV Import

Wozu Import

Mit der Importfunktion haben wir eine elegante und einfache Möglichkeit geschaffen die Partnerdaten im Kieselstein ERP mit fremden Daten abzugleichen.

Wir gehen für den Import davon aus, dass die Daten im unten beschriebenen Format angeliefert werden.

Bitte beachten Sie, dass Selektionen und Ansprechpartnerfunktionen bereits angelegt sein müssen. An Anreden sind nur die in der Partner Definition angeführten (Herr, Frau, ) gültig.

Führen Sie auf alle Fälle vor dem eigentlichen Import den Prüflauf durch. Beheben Sie die angestimmten Unstimmigkeiten und importieren Sie danach die Daten.

Bitte beachten Sie, dass wir Partner mit übereinstimmenden Adressdaten als bereits bestehenden Partner betrachten und nur seine Daten ergänzen. Damit ist es möglich beliebig viele Ansprechpartner je Partner zu importieren.

Übereinstimmende Adressdaten bedeutet, dass die Felder Anrede, Name1, Name2, Name3, Straße, LKZ, PLZ, Ort exakt übereinstimmen müssen. Ist das der Fall, so wird dies als bereits angelegter Partner erkannt und die weiteren Daten eingetragen, bzw. bestehende Daten, z.B. Telefonnummern überschrieben.

Der Datenaufbau der CSV Datei ist so, dass in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften anzugeben sind. Die Spalten sind in folgender Reihenfolge anzuordnen:

Anrede; Titel; Name1; Name2; Name3; Strasse; Land; Postleitzahl; Ort; Telefon; Fax; EMail; Homepage; Bemerkung; Selektion; Ansp-Funktion; Ansp-Anrede; Ansp-Titel; Ansp-Vorname; Ansp-Nachname; Ansp-TelefonDw; Ansp-FaxDw; Ansp-EMail; Ansp-Mobil; Ansp-Gültigab; Ansp-Bemerkung; Ansp-Direktfax; Partnerklasse; Branche; ILN; Filialnummer; Uid; Gerichtsstand; Firmenbuchnummer; Postfach; Geburtsdatumansprechpartner; GMT-Zeitversatz; Kontonummer; PostfachLand; PostfachPostleitzahl; PostfachOrt; Kurzbezeichnung; Spediteur; Lieferart; Zahlungsziel; KDLieferantennr; KDKundennummer; LFKundennummer

Ansp- … steht für Ansprechpartner Ansp-Gültigab im Format JJJJMMTT (Jahr, Monat, Tag)

Kontonummer: Es wird, wenn ein Lieferant importiert wird, diese Kontonummer als Kreditorennummer hinterlegt (OHNE PRÜFUNG der Parameter der Nummer).  Wenn ein Kunde importiert wird, wird diese Kontonummer als Debitorennummer übernommen.

Besonderheit Kurzbezeichnung: Wenn es im XLS-File als Spalte angegeben wird, dann wird es übernommen, wenn nicht, dann wird die Kurzbezeichnung generiert.

Das CSV Format ist so definiert, dass als Trennzeichen zwischen den Feldern ein ; (Strichpunkt oder auch Semikolon) und eventuell ein " (Doppeltes Hochkomma) zur Texterkennung übergeben wird. Bitte achten Sie darauf, dass die Datei im Ansi-Format zur Verfügung gestellt wird.

Der Import des Partners wird in zwei Schritten durchgeführt:

  1. Prüfung der Daten: Hier wird überprüft, ob alle erforderlichen Daten (Pflichtfelder) in der übergebenen CSV Datei enthalten sind. Nach der Überprüfung erhalten Sie eine Liste der fehlenden Daten.

Ist die Liste mit Fehlern behaftet, so müssen diese zuerst korrigiert und die Daten dann neu eingelesen werden.

Ist die Liste fehlerfrei, so kann auch auf Importieren geklickt werden.

Sollten beim Import der Daten auch Kunden erzeugt werden, so haken Sie bitte erzeuge Kunde an. Dadurch werden neben den Partnerdaten die Daten auch in den Kunden übernommen. Die für den Kunden erforderlichen Pflichtfelder werden, wie bei der manuellen Anlage von Kunden, die Einstellungen aus System, Mandant, Vorbelegungen übernommen.

Zusätzlich zu den Kunden, auch Lieferanten (Daten) erzeugt werden. Setzen Sie dazu den entsprechenden Haken bei .

Die Ansprechpartner Funktion muss so wie die Kennung unter Partner, Grunddaten, Ansprechpartnerfunktion definiert sein.

Haben Sie viele fehlerhafte Einträge die überarbeitet werden sollten, so können Sie den Inhalt des Fehlerfensters mit Strg+A komplett markieren und mit Strg+C in die Zwischenablage übernehmen.

Import im XLS Format

Neben dem oben beschriebenen CSV Format steht auch ein XLS Import zur Verfügung. Der wesentliche Unterschied ist, dass hier nur die Spaltenüberschriften definieren, in welche Felder welche Spalten übernommen werden sollten. Grundsätzlich sind die Spaltennamen wir unter [CSV Import](#CSV Import) definiert. Bitte beachten Sie, dass die Spaltenüberschrift für die Straße als Strasse mit ss geschrieben ist. Dies sollte den Import auch bei unterschiedlichen Sprachen deutlich erleichtern.

Können Partnerdaten aktualisiert werden oder werden diese immer neu angelegt?

Beim Import können auch Daten aktualisiert werden. Unbedingte Voraussetzung dafür ist, dass alle drei Namen und die Straße gleich geschrieben sind. Ist dies der Fall, so wird angenommen dass dies der gleiche Partner ist und seine Daten werden aktualisiert, z.B. Ansprechpartner hinzugefügt, anderenfalls wird der Partner neu angelegt. Siehe auch [Zusammenführen](index.htm#Partner zusammenführen).

3 - Kontaktmanagement

Verwaltung der offenen Kontakte

Kontaktmanagement

Zur Verwaltung Ihrer (offenen) Kontakte steht das Kontaktmanagement zur Verfügung.

Sie finden dieses in den Modulen Kunde und Partner .

Anlegen eines neuen Kontaktes

Wählen Sie den Kunden (Partner) und wechseln in den oberen Modulreiter Kontakt .

Mit neu wird ein neuer Kontakt angelegt.

Definieren Sie hier

Titel Das Schlagwort, die Überschrift worum es bei diesem Kontakt geht.Denken Sie hier daran, dass beim schnellen Lesen in der Wiedervorlage ein für Sie sprechender Begriff enthalten sein sollte.
Ansprechpartner Mit wem wollen Sie (in den Firmen) sprechen.Sie finden neben dem Ansprechpartner auch die Telefonnummer unter der Sie diese Person erreichen und wenn Sie die Tapi-Schnittstelle besitzen klicken Sie einfach auf das Telefonsymbol um den Partner anzurufen.
Kontakt von Ab wann haben Sie mit dem Partner gesprochen.Beim Anlegen eines neuen Kontaktes ist dieser Eintrag mit jetzt vorbesetzt.
Kontakt bis Bis wann, also wie lange haben Sie mit ihm gesprochen. Sie finden neben der Uhrzeit des Kontakt bis ein Uhrensymbol. Ein Klick auf dieses Symbol übernimmt aktuelles Datum und Uhrzeit, sodass die Dauer Ihres Gespräches ersichtlich ist.
Kontaktart Wie haben Sie den Partner kontaktiert.Die möglichen Kontaktarten werden im Partner, Grunddaten, Kontaktart angelegt.
Zugewiesener Wer sollte sich weiterhin um diesen Kontakt kümmern ?Wählen Sie hier eine Person aus Ihrem Personalstamm aus.
Wiedervorlage Wann wollen Sie wieder mit dem Partner sprechen.
Langtext Durch Klick auf öffnen kann ein Langtext für die Protokollierung des Gespräches angelegt werden.
Erledigen Durch Klick auf wird ein Kontakt erledigt und er erscheint nicht mehr in der Wiedervorlage.

Liste der bisherigen Kontakte

Wählen Sie den Kunden (Partner) und wechseln in den oberen Modulreiter Kontakt.

Hier sehen Sie die Liste der bisherigen Kontakte, sortiert nach Kontakt (von) Datum.

Wiedervorlage

Um Ihre aktuell offenen Kontakte zu sehen, wechseln Sie auf Partner, Journal, Wiedervorlage.

Hier erhalten Sie eine Liste Ihrer offenen Kontakte, also der Kontakte die Ihnen zugewiesen sind und die noch nicht erledigt sind.

Diese Kontakte sind nach Wiedervorlagetermin absteigend sortiert.

Unter der Spalte Für ist das Kurzzeichen der Person angegeben, die sich um diesen Termin / Kontakt kümmern sollte. Zur Definition der Kurzzeichen siehe.

Die angezeigte Liste bleibt im Kieselstein ERP Client immer im Vordergrund. Durch einen Doppelklick auf den offenen Kontakt wechseln Sie direkt in die Kontaktvorlage des Partners. So können Sie weitere Aktivitäten für diesen Kontakt setzen / festhalten.

Definition der Kontaktart

Um die verschiedenen Kontaktarten wie Besuch, Telefonat, Schreiben usw. festzulegen müssen diese im Partner, unterer Modulreiter Grunddaten, oberer Modulreiter Kontaktart festgelegt werden.

4 - Serienbrief

Serienbriefe nach verschiedensten Kriterien erstellen

Serienbrief

Im Modul Partner findest du im unteren Modulreiter Serienbrief ein komfortables Werkzeug zur Aufbereitung von sogenannten Massenaussendungen, wie z.B. Newsletter.

Die Serienbrieffunktion ist eng mit den Selektionen verknüpft, welche bei Kunden, Lieferanten und Partnern hinterlegt werden können.

Zusätzlich erhält man im Menüpunkt Info, Empfängerliste eine praktische Liste, welche selbstverständlich auch exportiert werden kann, aus der alle Empfänger ersichtlich sind und mit welcher Kommunikationsart du diese Empfänger erreichst.

Wozu dienen die Selektionen

Mit den Selektionen können Sie Partner nach Gruppen definieren / zusammenfassen. Die verfügbaren Selektionen können im Modul Partner, unterer Modulreiter Grunddaten, Modulreiter Selektion definiert werden. Legen Sie hier die von Ihnen gewünschten / benötigten Selektionen an. Z.B. Maschinenbau, Transporteur, Weihnachtskarten, … .

Die Selektionen werden hauptsächlich für gezielte Mailings verwendet um individuelle, personifizierte Massenmailings zu ermöglichen.

Die Selektionen werden manchmal auch als Merkmale bezeichnet.

Im Reiter negative Selektionen, wählen Sie die Selektionen aus, die ausgeschlossen werden sollen.

Weiters können Sie Selektionen als logisches Oder oder Und miteinander verknüpfen, so erhalten Sie zum Beispiel alle Maschinenbau-Unternehmen, aber ohne Weihnachtkarten-Empfänger. Oder können genauer alle Maschinenbau-Unternehmen, die mehr als 100 Mitarbeiter haben selektieren.

Hinweis:

Im Gegensatz zu den reinen Partnerdaten, welche mandantenunabhängig sind, sind die Daten der Selektionen für jeden Mandanten definierbar. Damit können unterschiedliche Selektionen für den jeweiligen Mandanten definiert und hinterlegt werden.

Wie kann ich gezielte Aussendungen (Mailings) an ausgewählte Kunden / Partner versenden? Serienbriefe:

Dafür wurde die Funktionalität Serienbriefe erstellt. Diese finden Sie im Modul Partner.

Mit den Serienbriefen können Sie anhand der gewählten Kriterien Mailings, per Brief, Fax oder EMail an ausgewählte Partner versenden. Damit können Sie eine gezielte Ansprache bestimmter Kundengruppen erreichen.

Zum Erstellen eines Serienbriefes gehen Sie wie folgt vor:

Im Modul Partner wählen Sie den unteren Modulreiter Serienbrief.

Legen Sie nun einen neuen Serienbrief an. In den Kopfdaten vergeben Sie einen entsprechenden Namen für diesen Serienbrief / diese Marketingaktion. Über die Auswahl der Ansprechpartnerfunktion können Sie gezielt Ihre Adressaten (z.B. Einkauf, Geschäftsleitung) auswählen / ansprechen.

Mit “Wenn kein Ansprechpartner …” können Sie definieren, dass ein Kunde der keinen passenden Ansprechpartner hat, trotzdem in die Mailingliste mit aufgenommen wird.

Über die Eingabe (A*) PLZ können entsprechende Postleitzahlenfilter gesetzt werden. So bringt z.B. 5 nur die Treffer deren Postleitzahl mit 5 beginnt.

Wird Kunden angehakt, so werden alle Kunden aufgelistet.

Wird Interessenten angehakt, so werden (ev. zusätzlich) alle Interessenten (siehe Kunden) aufgelistet.

Plus Versteckte liefert zusätzlich alle als versteckt markierten Kunden/Interessenten/Partner.

Unter dem Modulreiter Selektionen können Sie die gewünschten Selektionen für dieses Mailing angeben. Wurden hier keine Selektionen eingegeben, so werden alle Partner verwendet.

Im Modulreiter Text geben Sie den gewünschten Text für Ihre Aussendung ein.

Wenn Sie nun im Modulreiter Kopfdaten ändern wählen, und dann auf aktualisieren klicken, so erhalten Sie wiederum die Partner, auf die diese Filterkriterien zutreffen.

Durch einen Klick auf aktualisieren erhalten Sie eine Liste der Partner die mit diesem Mailing angeschrieben werden. Wenn erneut auf aktualisieren geklickt wird, so wird die Liste (ev. mit den neuen Kriterien) am Anfang der Darstellung erneut angezeigt.

Löschen leert das Darstellungsfenster.

Im Darstellungsfenster 

sehen Sie, bei welcher Kommunikationsform der Kunde angeschrieben wird und bei welcher nicht. Achten Sie hier darauf, dass für alle gewünschten Kunden die entsprechenden Kommunikationsdaten (Fax, EMail) hinterlegt sind.

Verwenden Sie dafür gegebenenfalls auch die Empfängerliste unter Info.

Anschreiben von Kunden die einen gewissen Umsatz haben

Haken Sie in den Kopfdaten des Serienbriefs alle Kunden an und definieren Sie nun Ab Umsatz, bis Umsatz mit dem gewünschten Zeitraum.

Damit erhalten Sie nur die Kunden, die im angegebenen Zeitraum den entsprechenden Umsatz gehabt haben.

Für die Trennung in Kunden mit einem Umsatz bis z.B. 10.000,- € und darüber führen Sie diese Funktion zweimal aus, wobei einmal bis Umsatz und das andere mal Ab Umsatz entsprechend definiert ist.

Wie kann man eine Liste aller Partner / Kunden / Lieferanten ausgeben?

Über die Serienbrief-Funktionalität kann man direkt eine Empfängerliste als *.csv-Datei speichern, und diese z.B. in Excel importieren.

Erstellen Sie, wie hier beschrieben einen Serienbrief und wählen Sie die gewünschten Partner, Lieferanten oder Kunden aus. Sie brauchen keinen Text erstellen, da Sie nur an der Empfängerliste interessiert sind.

Unter Menü Info > Empfängerliste bekommen Sie eine Liste mit der gerade ausgewählten Partner, Lieferanten und Kunden.

Ich brauche eine Liste mit allen Ansprechpartnern und allen Firmen

Auch hier steht die Serienbrief-Funktion zur Verfügung.

Wählen Sie alle Partner mit zugeordneten Firmen.

Dies bewirkt, dass grundsätzlich von den Partneradressen ausgegangen wird. Ist ein Partner aber ein Ansprechpartner bei einem Unternehmen, so wird als Anschrift die Anschrift des Unternehmens verwendet und nur der Partner nur als Ansprechpartner angeführt. Ist ein Partner bei mehreren Unternehmen als Ansprechpartner eingetragen, so erscheint dieser entsprechend oft, da er ja für diese Firmen entsprechend zuständig ist.

Lieferanten Liste

Manchmal benötigt man eine Liste aller Lieferanten.

Diese erhalten Sie am Einfachsten über die Funktion Serienbrief.

D.h. starten Sie bitte das Modul Partner , wechseln Sie in den unteren Modulreiter Serienbrief .

Legen Sie nun einen neuen Serienbrief an, z.B. Lieferanten und definieren Sie unter Kopfdaten, dass nur Lieferanten (alle und mögliche) verwendet werden sollen.

Speichern Sie die Serienbrief Definition ab.

Unter dem Menüpunkt Info, Empfängerliste erhalten Sie eine Aufstellung aller Lieferanten und deren Adressen.

Ausdrucken von Serien-Etiketten

Verwenden Sie dafür ebenfalls die Empfängerliste, mit der gewünschten Serienbrief Definition und wählen Sie dann bei der Formularvariante z.B. Etikette1

Wie kann ich meine Partnerdaten nach Outlook exportieren?

Z.B. für die Synchronisation mit einem Handy ist es erforderlich, dass die Partnerdaten in Outlook übernommen werden. Neben der Verwendung der HV-EST steht auch die Möglichkeit der Verwendung des Serienbriefes zur Verfügung.

  1. definieren Sie einen Serienbrief der die gewünschten Partner beinhaltet.

  2. wählen Sie im Serienbrief, Info, Empfängerliste und exportieren Sie diese Liste im CSV Format .

  3. Im Speicherndialog vergeben Sie einen sprechenden Namen z.B. Outlookexport.txt. Bitte auf die Erweiterung txt achten.

  4. Starten Sie eine Tabellenkalkulation (z.B. Excel oder Open Office) und öffnen Sie die Datei.

  5. Beim Importformat wählen Sie Spalten durch Tabstop getrennt.

  6. Nun haben Sie eine Liste mit allen exportierten Daten. Entfernen Sie die nicht benötigten Spalten.

  7. Speichern Sie die die Datei als CSV (Trennzeichen getrennt)

  8. Starten Sie Outlook (Express), Wählen Sie Datei, Importieren, Anderes Adressbuch.

  9. Wählen Sie Textdatei mit Kommas als Trennzeichen

  10. Ordnen Sie nun die Felder zu

D.h. es muss nun die Übersetzung der Feldnamen aus Kieselstein ERP, genauer aus der Exportdatei der Empfängerliste bzw. den von Ihnen in der Tabellenkalkulation benannten Spaltenüberschriften auf die Felder in Outlook durchgeführt werden.

  1. Klicken Sie auf Fertigstellen um die Daten in Ihr Outlook Adressbuch zu übernehmen.

Kann man auf doppelte EMail-Adressen prüfen?

Ja, mit Hilfe der Serienbrieffunktion und einer Tabellenkalkulation. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Partner, unterer Reiter Serienbrief, neuer Serienbrief z.B. Herbst-Aussendung

Dann alle Partner anhacken und den Serienbrief speichern.

Nun gehen Sie auf Info, Empfängerliste und klicken Sie auf CSV Export . Speichern Sie nun die Datei im CSV Format mit der Erweiterung .TXT (z.B. Aussendung.txt). Öffnen Sie diese Datei nun mit einem Tabellenkalkulationsprogramm, im Dateityp Textdatei und Import mit Trennzeichen TAB. Nun sortieren Sie die Tabelle nach der EMail-Adresse. Sie sehen alle doppelten. Ganz elegant ist, wenn man in einer zusätzlichen Spalte eine Formel einbaut, die dies automatisch prüft =WENN(H1=H2;1;"") dann erhalten Sie die jeweils mehrfache Adresse gekennzeichnet. H ist die Spalte in der die EMailadresse steht.

Wie kann das EMail-Anschreiben des Serienbriefes gestaltet / gesteuert werden?

Im Serienbrief kann im Menü unter Bearbeiten EMailtext der Text dieses EMails definiert werden.

Die Vorbelegung dieses Textes kommt wieder aus der allgemeinen Definition für die EMail-Texte.

Eine Besonderheit stellt hier die richtige / persönliche Anrede des Ansprechpartners dar.

Es wird dafür der Platzhalter ###BRIEFANREDE### verwendet. Dieser Platzhalter wird durch die in Kieselstein ERP übliche Briefanrede (Sehr geehrter Herr Ing. Werner Hehenwarter) ersetzt. Somit kann direkt im EMail Ihr Ansprechpartner persönlich angesprochen werden.

Wie erstellt man einen Newsletter?

Der Versand eines Newsletters erfolgt über die Serienbrieffunktion. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Definieren Sie beim Ansprechpartner, wer den Newsletter erhalten soll. Setzen Sie dazu einen Haken bei Newsletterempfänger.

Falls bei dem Ansprechpartner keine E-Mail Adresse hinterlegt ist, so erscheint folgende die Fehlermeldung.

Pflegen Sie die E-Mail Adresse ein und klicken erneut auf speichern.

Nun wechseln Sie in den Reiter Serienbrief im Modul Partner und erstellen einen neuen Serienbrief. Setzen Sie auch hier den Haken für Newsletter.

Anschließend wählen Sie die gewünschte Gruppe aus (Kunde/Partner/Lieferant/…), bei Bedarf können Sie auch nach Land, Branche etc. filtern.

Speichern Sie den neuen Serienbrief und überprüfen die Adressauswahl über Info: Empfängerliste.

Gehen Sie nun für den Versand wie oben beschrieben weiter vor. Bzw. siehe auch

Was mache ich, wenn ich von der Ansprechpartnerfunktion keine Empfänger beim Unternehmen habe?

Es kann passieren, dass eine Nachricht an alle Unternehmen zb. an die Geschäftsführung versandt werden soll. Wenn nun aber kein Ansprechpartner mit der Funktion Geschäftsführer hinterlegt ist, so würde das Unternehmen die Nachricht nicht erhalten. 

Setzen Sie in diesem Fall einen Haken bei .

Das bewirkt, dass wenn kein Ansprechpartner mit der entsprechenden Funktion gefunden wird, der 1. gereihte als Empfänger verwendet wird.

HTML Serienemails

Kann ich Serienbriefe im HTML-Format per EMail versenden?

Es steht auch die Funktion Serienbriefe im HTML Format senden zur Verfügung. Bitten Sie Ihren Kieselstein ERP Betreuer diese für Sie freizuschalten. In der Auswahlliste der Serienbriefe finden Sie, nach der Freischaltung, den HTML-Neu-Button . Durch Klick auf diesen Knopf wird ein neuer Serienbrief, welcher als HTML Serienbrief gekennzeichnet ist angelegt. Sie erkennen dies auch am etwas anderen Aussehen des Textes, welcher im unteren Bereiches der Kopfdaten des jeweiligen Serienbriefes dargestellt wird. Hier finden Sie einen einfachen Standard HTML Editor mit dem Sie direkt die HTML Texte erstellen und externe Links einbinden können. Da die Erstellung von schönen HTML Seiten oft auch sehr komplex sind und oft von (externen) Grafikabteilungen gemacht werden, haben wir auch die Möglichkeit eines direkten Importes geschaffen. Klicken Sie auf HMTL Text importieren um HTML Daten, welche Sie vorher in der Zwischenablage Ihres Betriebssystems abgelegt haben, zu übernehmen. Bei diesem Import wird geprüft ob es sich wirklich um einen HTML Inhalt mit all seinen Formatierungen handelt. Wenn nicht erscheint ein entsprechender Hinweis. Bitte beachten Sie, dass einige EMail-Programme obwohl HTML Emails angezeigt werden nur Text zur Verfügung stellen. Beim Versand des HTML EMails werden, im Gegensatz zu den normalen Serienbriefen, keine Anhänge erzeugt, sondern direkt HTML Dateien an die jeweiligen Empfänger versandt.

Unterschied zwischen selbst erstelltem HTML Text und importiertem HTML.

  • In den selbst erstellten HTML Text können Links und Links auf öffentlich verfügbare Bilder eingefügt werden. Der direkte Import von Bildern ist nicht vorgesehen. Der HTML Text wird automatisch um die Briefanrede (am Beginn des Textes) und um Ihre Absenderdaten ergänzt. Für die Anpassung der Absenderdaten wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an Ihren Kieselstein ERP Betreuer.

  • Für das mit importierte HTML wird davon ausgegangen, dass es sich dabei um ein vollständiges HTML handelt, welches Sie z.B. in einem entsprechenden (Grafik-)Programm erstellt haben. Daher kann dieses nicht mehr bearbeitet werden. Um nun trotzdem z.B. die Briefanrede in diese Datei zu bekommen stehen folgende Variablen zur Verfügung:

    • P_BRIEFANREDE … die Formulierung für den Brief z.B. Sehr geehrter Herr Müller,
    • P_ANSPRECHPARTNERTELEFON … die Telefonnummer des Ansprechpartners
    • P_ANSPRECHPARTNERFAX … die Faxnummer des Ansprechpartners
    • P_ANSPRECHPARTNEREMAIL … die EMailadresse des Anpsrechpartners
    • P_BETREFF … der Betreff des Serienbriefes
    • P_NAME1 … Ansprechpartner Nachname
    • P_NAME2 … Ansprechpartner Vorname
    • P_NAME3 … Ansprechpartner Abteilung
    • P_ANREDE … Ansprechpartner Anrede
    • P_ANREDE_FIX … Titel, Vorname, Nachname Um diese Variablen im HTML zu verwenden müssen diese in @@ eingebettet sein. So wird z.B. @@P_BRIEFANREDE@@ durch die Formulierung Sehr geehrter Herr Müller, ersetzt. Damit können Sie das fixe HTML auch entsprechend persönlich gestalten.

Bedienung des HTML Editors

Der Editor ist wie üblich zu bedienen. Beim Einfügen von Links und Bildern beachten Sie bitte, dass beide für den Empfänger des EMails zugreifbar sein müssen. Dies sind sie in der Regel, wenn die Bilder öffentlich im World Wide Web angezeigt werden können. Beim Einfügen von Bildern werden Sie auch nach Breite/Höhe gefragt. Diese können in Pixel angegeben werden, können aber auch frei gelassen werden und danach das Bild mit der Maus in seiner Größe entsprechend angepasst werden.

Kann ich aus den Empfängern des Serienbriefes auch die Wiedervorlage befüllen?

Wenn auf Ihrem Kieselstein ERP die Zusatzfunktion Kontagmanagement aktiviert ist, so steht in den Kopfdaten des Serienbriefes auch die Überleitungsfunktion für die Wiedervorlage zur Verfügung. D.h. mit Klick auf Kontakte zur Wiedervorlage anlegen, werden für alle Partner-Adressen des Serienbreifes die danach abgefragten Daten in der Wiedervorlage eingetragen. Damit können Sie sehr effizient alle Adressen des Serienbriefes in die Wiedervorlage übernehmen und so anhand der Wiedervorlage die angeschriebenen Adressen direkt nachakquirieren.

Der Newsletter geht auch an abgemeldete Empfänger

Die Frage des Anwenders war, warum geht bei nachfolgender Serienbriefeinstellung der Newsletter trotzdem an den abgemeldeten Ansprechpartner raus?

Der Hintergrund ist, dass die Hakerl
logische Oder sind.

D.h. diese Definition bewirkt, dass das EMail an alle geht, die Kunden oder Interessenten sind ODER die im Newsletter angemeldet sind. Darum erhält ein abgemeldeter Ansprechpartner nach wie vor den Newsletter EMail.

Für den Test, für z.B. den nächsten Versuch würde ich, vor dem echten Versand, die Empfängerliste
verwenden.
Auch für die Kontrolle in beiden Richtungen: Bekommen den Newsletter alle die ihn bekommen sollten und die die ihn nicht wollen eben nicht.

Hinweis: Ist bei einem Ansprechpartner, einem Partner (Kunden, Lieferanten usw.) der Newsletter nicht definiert
so bekommt dieser, auch wenn nur Newsletter angehakt ist, KEINE Newsletter, da ja der Stand nicht definiert ist. Das bedeutet, wenn man sich dazu durchringt diese Definition zu verwenden, dann muss es auch, so wie es in der DSGVO definiert ist, für jeden Ansprechpartner definiert werden. Laut DSGVO musst du auch noch einen Nachweis dafür haben, dass dir der Partner dafür die Erlaubnis mit eine Double Opt In erlaubt hat.

Um nun den Versand der Newsletter nur anhand der Einstellung Newsletter angemeldet vorzunehmen muss alle Partner und Newsletter angehakt sein.
Bitte beachte, dass damit NUR die Ansprechpartner / Partner einen Newsletter bekommen, bei denen auch ein Newslettergrund angemeldet eingetragen ist.

Kann ich Anhänge mitsenden?

Der Wunsch des Anwenders war, dass mit dem Serien-EMail neue Preislisten z.B. als PDF-Datei versandt werden sollten. Um diese Funktionalität zu erreichen, kann man z.B. wie folgt vorgehen. Als Beispiel versenden wir den Link auf den Mitgliedsantrag der Kieselstein ERP eG:

  • Erstellen der (PDF-)Datei
  • Hochladen auf den eigenen Web-Server
  • Erstellen des HTML Serienbriefes im Modul Partner, unterer Reiter Serienbrief, oberer Reiter Auswahl, Klick auf HTML Serienbrief (Sollte dieser Button nicht zur Verfügung stehen, so fehlt die dafür erforderliche Zusatzfunktionsberechtigung -> einschalten (lassen))
  • Erstellen des EMail Textes -> ACHTUNG: Bevor du lange Texte abspeicherst, speichere zuerst den leeren Serienbrief und bearbeite ihn danach. Als Parameter / Variablen können die oben definierten verwendet werden, wie z.B. @@P_BREIFANREDE@@
  • Füge nun einen Link zu deiner PDF-Datei auf deinem Webserver ein, indem du ein passendes Wort markierst und dann auf Link klickst.
    .
  • Nun noch die üblichen Serienbriefdefinitionen vornehmen, und die Prüfung der Empfänger durch Info Empfängerliste vornehmen.

Wo kann man Newsletter An-/Abmelde Gründe definieren.

Siehe dazu bitte Partner, Grunddaten, Newsletter Grund.
Hier können beliebig viele Anmelde bzw. Abmelde Gründe eingegeben werden, z.B. Hat sich bei einer Messe angemeldet. Entscheidend ist im Endeffekt ob das angemeldet angehakt ist.

4.1 - HTML Serienbrief

HTML Serienbrief erzeugen

Eine kurze Beschreibung, mit welchen Mitteln und Tools man einen passenden HTML Serienbrief für das KES erzeugen kann.

Für die Aktivierung der HTML Funktion [siehe]

  1. Erstellen der Vorlage unter Libre-Office-Writer
  2. Speichern unter HTML
  3. öffnen mit einem brauchbaren HTML Editor. Ich nutze den alten Microsoft Expression Web 4 Editor.
  4. Ausbessern der Umlaute und Sonderzeichen
  5. Bilder wie gewünscht positionieren, Größe angeben (in Prozent) und wichtig absolute Links auf im Web verfügbare Grafikdateien angeben. Es werden diese Bilder als externe Inhalte übertragen. Eingebettete Bilder sind nicht möglich. Info: Die Prozentangaben sind immer problematisch, da jeder Browser, EMail Viewer dies anders darstellt. Besser ist, wenn die Bilder so richtig 1:1 verwendet werden können. Also die Größen bereits passend zum EMail definiert sind.
  6. Den HTML Inhalt, im MS Expression Web 4 Code genannt, vollständig in die Zwischenablage kopieren.
  7. Den HTML-Serienbrief im KES anlegen, also Partner, unterer Reiter Serienbrief, in der Auswahlliste , dann die Kopfdaten erstellen und speichern. Nun auf ändern klicken, womit das HTML Import Icon freigeschaltet wird und damit den HTML Text aus der Zwischenablage in den Serienbrief einfügen.

WICHTIG:
Unbedingt den Versand komplett durchgängig bis hin zum ausgehenden EMail prüfen. Da sind so viele Konverter und Programme beteiligt, die das alle unterschiedlich machen.

Welche Einstellungen sind für HTML EMail einzurichten

  • Es muss in den Zusatzfunktionsberechtigungen der EMAIL_CLIENT aktiviert sein
  • Definition der XSL EMail Vorlagen bzw.

5 - Telefonanbindung

Anbindung von ausgehenden Telefoniefunktionen

Telefonanbindung

In Kieselstein ERP steht auch die direkte Wahl aus der Adresse zum Telefon-Partner zur Verfügung. Üblicherweise wird dies mit der so genannten Tapi-Schnittstelle (TelefonApplikationInterface) realisiert. Zusätzlich steht auch ein sogenannter HTTP Request zur Verfügung. Siehe dazu.

Überall wo die Tapi-Anbindung zur Verfügung steht, finden Sie neben der Telefonnummer das Telefonsymbol um den Gesprächspartner direkt anzurufen, ohne die Telefonnummer neu eintippen zu müssen.

Für die Wahl der richtigen Nummer achten Sie bitte darauf, dass: a.) die Telefonnummer des Partners entweder international eingegeben ist (+43-6225-28088-0) b.) Ihrem Mandanten über das Länderkennzeichen die richtige Kennung für das Land eingetragen ist. Damit wird entschieden, ob eine internationale oder eine nationale Vorwahl verwendet werden muss. c.) Dass die Mandantenparameter

Parameter Bedeutung
Amtsleitungsvorwahl Vorwahl um mit Ihrer Telefonanlage eine Amtsleitung zu holen. In sehr vielen Fällen ist dies die 0.
ACHTUNG: Wirkt nicht bei TELEFONWAHL_HTTP_REQUEST
Inlandsvorwahl Umsetzung des internationalen Ländercodes auf die tatsächliche führende Ziffer(n).Z.B. +43-6225-28088-0 wird 06225-..
Auslandsvorwahl Umsetzung des internationalen Ländercodes auf die tatsächliche führende Ziffer(n).z.B.: +49-711-21720058-0 wird 0049-711-…

richtig eingestellt sind.

Für die eingehende TAPI Integration siehe bitte HVTE (HELIUM V Telefonie Eingehend)

Tapi

Für die Einrichtung der Tapi Schnittstelle sind einige Voraussetzungen und Parametrierungen durchzuführen, welche in Abstimmung mit Ihrem Telefonanlagenbetreuer und Ihrem Kieselstein ERP Betreuer durchgeführt werden. Diese müssen auf dem einzelnen Arbeitsplatz eingerichtet werden.

Parametrierung:

Aktuell steht die TAPI Anbindung nur (mehr) für Windows Betriebssysteme zur Verfügung. Es wird dazu die getrennt verfügbare HVTE verwendet. Der Arbeitsplatzrechner muss Zugriff auf dieses Windows-Programm haben. Die Parameter müssen dem entsprechend (siehe Beispiel) eingegeben werden. Von Kieselstein ERP wird zu diesem Aufruf am Schluss noch die zu wählende Telefonnummer mit übergeben. Es werden alle Zeichen (außer den Ziffern 0-9) aus der Telefonnummer entfernt.

D.h. mit der von uns zur Verfügung gestellten HVTE HELIUM V TAPI Eingehend steht auch die Möglichkeit der Wahl über Tapi zur Verfügung. D.h. nach erfolgter Konfiguration der HVTE muss noch die Wahl über die HVTE aus Ihrem jeweiligen Kieselstein ERP Client heraus konfiguriert werden. Nutzen Sie dazu den Arbeitsplatzparameter PFAD_MIT_PARAMETER_TAPITOOL: Beachten Sie bitte dass der unter Wert angegebene Pfad zum entsprechenden Rechner passen muss, also von da aus tatsächlich die entsprechende HVTE aufgerufen werden kann.

Hinweis:

Die Tapi Anbindung ist so, dass davon ausgegangen wird, dass Telefon und Rechner eine logische Einheit bilden. D.h. Rechner und Telefon stehen nebeneinander und bei Anruf sollte das Telefon neben ihrem Rechner die Verbindung aufbauen. In diesem Zusammenhang bedenken Sie bitte auch, dass bei der Verwendung von Remote-Sitzungen die HVTE in benutzerspezifischen Verzeichnissen eingerichtet werden muss um jedem Benutzer sein Telefon zuweisen zu können.

Http-Request

Mit dem Http-Request werden die Daten für den Telefonanruf per http-Aufruf direkt an Ihr Telefon übergeben. Üblicherweise sind dies VoIP (Voice over IP) Telefone, wie z.B. snom. Wir haben dafür den Arbeitsplatzparameter <TELEFONWAHL_HTTP_REQUEST> geschaffen.

Auch hier ist die Idee, dass neben jedem Arbeitsplatz ein dazugehörendes Telefon steht. 

Wichtig: Um den Aufruf absetzen zu können, muss in Ihrem Snom Telefon die normalerweise per default eingerichtete Benutzerberechtigung entfernt werden. Solange Ihr VoIP Telefon in einem gut geschützten internem Netzwerk steht sollte das kein Problem darstellen.

Um den Benutzer zu entfernen, gehen Sie in die Administrationsoberfläche Ihres Snom Telefons, unter Erweitert, QoS / Sicherheit und löschen Sie den unter HTTP Server eingetragenen Benutzer und dessen Passwort.

Klicken Sie anschließend auf speichern.

Der Aufrufstring für Snom 3er Serie sieht wie folgt aus:

http://Snom-IP-Adresse/index.htm?NUMBER=###NUMMER###&DIAL=Wählen

Snom-IP-Adresse ersetzen Sie bitte durch die IP-Adresse des jeweiligen Telefons,

der Bereich ###NUMMER### wird von Kieselstein ERP durch die zu wählende Nummer ersetzt.

Da der Aufrufstring frei definiert werden kann, können selbstverständlich alle anderen Telefone / Telefonanlagen, welche mit einem derartigen Request gesteuert werden können von Kieselstein ERP angesteuert werden.

Http-Request mit Telefonanlage

Ergänzend, erweiternd zu obigem, ist bei einer Einbindung der Telefone in eine Telefonanlage (z.B. Starface) ein Zugriff auf das Telefon in Abstimmung mit der Telefonanlage erforderlich. Hier muss man sich üblicherweise mit den Parametern passend zur Anlage anmelden.

D.h. der Aufrufstring für die vorgelagerte Anmeldung sieht wie folgt aus:

|Benutzer|Password|http://Snom-IP-Adresse/command.htm?NUMBER=###NUMMER###&DIAL=Wählen

z.B.: |admin|0000|http:/192.168.8.17/command.htm?NUMBER=0###NUMMER###&DIAL=Wählen

Snom-IP-Adresse ersetzen Sie bitte durch die IP-Adresse des jeweiligen Telefons, der Bereich ###NUMMER### wird von Kieselstein ERP durch die zu wählende Nummer ersetzt. Benutzer ersetzen Sie bitte durch einen auf dem Telefon eingerichteten Benutzer. Password ist das Passwort des Benutzers auf dem Telefon.

WICHTIG: Die Amtsleitungsvorwahl greift hier bewusst NICHT, da dies in der Regel von der Telefonanlage gemacht wird. Gegebenenfalls tragen Sie die benötigte Amtsleitung vor den ersten ###NUMMER… ein.

Starface

Bei Starface finden Sie in der Administrationsoberfläche, Telefone, erweiterte Einstellungen die durch die Telefonanlage vergebenen Benutzer und Passwörter. Alternativ kann für eine Starface-Telefonanlage auch der Aufruf des Starface-Clients verwendet werden. Üblicherweise erstellen Sie dafür eine Cmd-Shell (Batch) Datei in der     start /MIN /I “Stf-Call” “c:\Program Files (x86)\STARFACE Client\STARFACE Client.exe” PlaceCall %1%2%3%4%5%6%7%8%9 enthalten ist. Tragen Sie die Batchdatei wie oben beschrieben unter dem Arbeitsplatzparameter PFAD_MIT_PARAMETER_TAPITOOL ein. In diesem Beispiel ist der Inhalt der caller.cmd wie oben (start ….) beschrieben.

Tipp: Es muss zuerst der Aufruf / die Verbindung Ihres Arbeitsplatztelefones mit der Starfaceanlage definiert sein. D.h. in der Taskleiste muss das Starface-Icon entsprechend die Verbindung zu Ihrer Telefonanlage haben. Dieses erhalten Sie durch Installation des STARFACE-Clients. Bitte beachten Sie, dass ab Version 6 der Starface der Starface UC Client verwendet werden muss. Dieser ist entsprechend zu Parametrieren (Menü: Starface, Einstellungen). Der Aufruf lautet entsprechend StarfaceUcClient.exe /PHONENUMBER=. Bitte vor der Exe die entsprechende Pfadangabe mit dazu geben. “C:\Programme\Starface\ …..”

nfon Cloud Telefonanlage

Von nfon wird unter anderem auch eine sogenannte Telefonanlage in der Cloud zur Verfügung gestellt. Werden bei dieser SNOM Telefone verwendet, so ist der Benutzername die Durchwahl des Benutzers. Das Password entspricht der voicemailpin. Beides kann in der Administrationsoberfläche definiert werden.

Ob Sie mit den angenommenen Benutzer und Passwort tatsächlich Zugriff auf Ihr Telefon bekommen, prüfen Sie am Besten über einen Browser, einfach durch aufruf von http://Snom-IP-Adresse. Danach kommt die Abfrage von Benutzer und Password. Hier geben Sie die ermittelten Daten ein. Sie müssen nun in der Administrationsoberfläche Ihres Telefons sein.

Pimphony

Die Telefonanlagen von Alcatel bzw. NextiraOne werden oft über die sogenannte Pimphony Schnittstelle angesteuert. Bis zu Windows-XP 32Bit emuliert diese auch eine Tapi-Schnittstelle. Ab Windows7 64Bit müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein, damit die Pimphony direkt angesprochen werden kann.

  1. Pimphony Version 6.6., Build 2710 vom 5.10.2012 oder höher (vermutlich) muss installiert sein. Für die Installation zuerst alle alten Pimphony Programme deinstallieren und danach den Tapi Treiber 64Bit (install_tsp_64.exe) und dann das Install.exe ausführen.

  2. Den Pfad auf das Pimphony Programm = aocphone.exe herausfinden. Ist üblicherweise: c:\Program Files (x86)\Alcatel_PIMphony\aocphone.exe

  3. Diesen in Kieselstein ERP, System, Arbeitsplatzparameter, PFAD_MIT_PARAMETER_TAPITOOL für den jeweiligen Rechner eintragen.

  4. Die Amtsleitungsvorwahl(en) harmonisieren. Entweder aus Kieselstein ERP verwenden oder den der Pimphony. Wenn aus dem Pimphony, dann in Kieselstein ERP, System, Parameter, AMTSLEITUNGSVORWAHL_TELEFON auf ein Leerzeichen (Space) stellen.

  5. Stellen Sie sicher, dass das Pimphony beim Start von Windows mitgestartet wird.

Hinweis: 

Für die Neu-Installation werden die Telefonpasswörter benötigt.

Phoner

Einige Telefonanlagen unterstützen zwar kein Tapi und kein http, können aber z.B. mit dem dialer.exe unter Windows(R) ferngesteuert werden. Da die Dialer.exe nicht wirklich gut per Kommandozeile gesteuert werden kann, kann das Freewaretool Phoner verwendet werden. Installieren Sie dieses Programm auf Ihrem Rechner und tragen Sie die Aufrufparameter für das Programm mit absoluter Pfadangabe unter System, Arbeitsplatzparameter, PFAD_MIT_PARAMETER_TAPITOOL für den jeweiligen Rechner ein.

Teams

Um mit Teams ausgehende Telefonanrufe aus Kieselstein ERP machen zu können, muss neben der Installation von Teams und der Anbindung von Teams an einen Telefonie-Service-Provider auch die Übergabe der Standard Telefonie über das Betriebssystem eingerichtet sein. Für Windows gehen Sie wie folgt vor:

  1. Einrichten der Telefonie-App auf Ihrem Windowsrechner, also an welches “Telefon” sollte die Rufnummer übergeben werden.

  2. Windowstaste (Startbutton), Einstellungen (das Zahnrad)

  3. Suchen Sie nach Standard-Apps

  4. Wählen Sie hier die Telefon-App. Sollte diese nicht verfügbar sein, so klicken Sie auf Standard Apps nach Protokoll auswählen Suchen Sie danach nach TEL und klicken auf Standard wählen und wählen erneut Teams. Damit haben Sie definiert, dass Teams für die ausgehende Telefonie verwendet wird.

  5. Nun tragen Sie in den Arbeitsplatzparametern für den Parameter TELEFONWAHL_TEL_REQUEST den Wert: tel://###NUMMER### ein.

  6. Somit wird bei Klick auf den Telefonhörer diese Telefonnummer an Teams übergeben und es erscheint der Dialog den Sie mit Klick auf Anrufen bestätigen.

6 - Telefonie eingehend

Eingehende Telefonie-Anbindung

Kieselstein ERP Telefonie Eingehend

Mit diesem nützlichen Werkzeug steht, derzeit nur für Rechner mit einem Windows Betriebssystem, die Verbindung zwischen Ihrer Telefonanlage und Ihrer Kieselstein ERP Datenbank zur Verfügung.

Neben dem Zusatzmodul HVTE sind folgende Voraussetzungen für die Verwendung gegeben:

  • Windows7, Windows 10 oder höher in 32 oder 64Bit
  • Tapi Treiber Version 2 oder Version 3 steht zur Verfügung
  • Verbindung zu Ihrem Kieselstein ERP Server über den Port 8080
  • Entsprechende administrative Rechte um die HVTE installieren zu können

Einrichtung siehe bitte [unten](#Installation HVTE)

Bedienung

Mehrere Mandanten und mehrere Clients

Da in Ihrem Kieselstein ERP der Start mehrerer Clients für den gleichen oder auch unterschiedliche Mandanten zulässig ist, versucht die HVTE entsprechend mit diesen Clients zu kommunizieren.

Finden der Telefonnummern

Wie auch bisher bereits üblich, schreiben Sie bitte die Telefonnummern international. D.h. inkl. Nationaler Vorwahl, Ortsvorwahl und dann der Rufnummer. Z.B. +43-6225-28088-0. Bitte bedenken Sie, dass die Unsitte die ev. im Inland erforderliche (0) in Klammern mit anzugeben, die automatischen Wahlen verhindert. Wir dürfen in diesem Zusammenhang auch darauf verweisen, dass manche Länder z.B. Italien auch bei Anrufen vom Ausland die 0 verlangen.

Installation

Für die Installation starten Sie bitte die mitgelieferte Datei Setup.exe aus dem jeweiligen x64 bzw. x86 (für 32Bit Betriebssystem) Verzeichnis. Ev. Aufforderungen nach den Administrator Zugangsdaten beantworten Sie bitte entsprechend. Je nach eventuell bereits installierter Vorgängerversion kann es erforderlich sein, anschließend an die Installation den Rechner neu zu starten.

Nach erfolgreicher Installation finden Sie auf Ihrem Desktop bzw. unter Programme (“c:\Program Files*Kieselstein ERP* IT-Solutions GmbH\HVTE\HVTE.exe”) das HVTE.exe. Starten Sie dieses Programm. Dieses legt sich nach dem Start in die Taskleiste. Klicken Sie hier mit der rechten Maustaste auf das HVTE Icon . Es erscheint beim Aufruf ohne Parametrierungen Klicken Sie nun auf ok und danach mit der rechten Maustaste auf das HVTE Icon in der Taskliste.

Sie erhalten die Auswahlmöglichkeiten

  • Anrufliste
  • Anzeige Debugfenster
  • Einstellungen
  • Info
  • Beenden

Für die erste Konfiguration wählen Sie bitte Einstellungen. Wählen Sie den gewünschten Anzeige Stil und in aller Regel sollte dieses Programm mit dem Start des Betriebssystems mitgestartet werden. Haken Sie dies bitte entsprechend an.

Definieren Sie nun im Reiter Verbindung die für Ihre Telefonanlage konfigurierte TAPI Leitung.

Nun definieren Sie im Reiter Kieselstein ERP

Ihren Kieselstein ERP Server. Port und SSL bitte nur in Abstimmung mit Ihrem IT & Kieselstein ERP Betreuer verändern.

Unter Parameter kann ein entsprechend Abweichendes Verhalten gegenüber den allgemeinen Regeln Ihrer Kieselstein ERP Installation, z.B. wenn verschiedene Telefonanlagen auf die gleiche Datenbasis (Partnerstamm) zugreifen, definiert werden.

Mit Ok werden die Einstellungen übernommen.

Erscheint nach dem OK die Fehlermeldung so fehlt zumindest die Zuordnung der Tapi-Leitung. Wichtig: Für die Verwendung der HVTE muss immer ein TAPI-Treiber zur Verfügung stehen.

Test der HVTE

Nach erfolgter Konfiguration sollten Sie die Verbindung beider Welten testen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das HVTE Icon und wählen Anzeige Debug-Fenster

Hier sehen Sie in der oberen Liste das Protokoll der Anrufe und der Verbindungen. Um die Suche in Ihrer Kieselstein ERP Datenbank zu prüfen geben Sie im Feld neben Show Anruf die gesuchte Telefonnummer ein. WICHTIG: Diese Telefonnummern werden normiert gesucht. D.h. es wird exakt die Nummer, welche Sie ja von der Telefonanlage übermittelt bekommen, gesucht. So würden Sie z.B. 0622528088 nicht finden, wenn die Definition in Ihrem Partnerstamm 06225-28088-0 lautet. D.h. es wird dann eben nach 00436225280880 gesucht.

Sollten unter dieser Telefonnummer mehrere Adressen zu finden sein, so werden diese der Reihe nach angezeigt. Gegebenenfalls nutzen Sie bitte den Scrollbalken um entsprechend die richtige Person zu finden. Nun kann mit Klick auf Annehmen der Anruf angenommen werden bzw. mit Abweisen dieser eben abgewiesen werden. Beachten Sie bitte, dass diese Funktionen von der Version des Tapi-Treibers abhängig sind und daher nicht überall zur Verfügung stehen.

Hinweis: Sollten die Berechtigungen in Ihrem Kieselstein ERP Client nach dem Start erweitert worden sein, z.B. um die Cockpit Funktionalität zu sehen, so muss der Kieselstein ERP Client neu gestartet werden.

Mit Ausblenden kehrt die HVTE wieder in ihre normale Funktion zurück.

Protokoll der Anrufe und der Kommunikation mit Ihrem Kieselstein ERP Server. Im oberen Teil des Fensters sehen Sie welche Nummern vom Tapi-Treiber übergeben wurden und wie lange die Suche gedauert hat. Diese Dauer dient auch der Überprüfung der Effizienz Ihrer Netzwerkverbindung bzw. der Geschwindigkeit Ihres Kieselstein ERP Servers mit all seinen Komponenten.

Unbekannte Rufnummer

Sollte eine Rufnummer in Ihren Kieselstein ERP Daten nicht gefunden werden, so wird dies durch angezeigt.

Anrufliste

In der Anrufliste sehe Sie die jeweiligen Anrufe des aktuellen Tages. Diese Liste wird lokal Tageweise auf Ihrem Rechner abgelegt. Sie beinhaltet die eingehenden und die ausgehenden Anrufe. Durch Klick auf das CRM Symbol gelange Sie in den Anrufdialog, von dem aus

  • diese Telefonnummer angerufen werden kann oder auch
  • durch erneuten Klick auf das CRM Symbol direkt in das Kunden-Cockpit für diesen Ansprechpartner gesprungen werden kann.

Ist eine Telefonnummer aufgeführt, die nicht aufgelöst werden konnte, also eine unbekannte Telefonnummer, so wird dies durch die Anzeige eines Telefonhörers signalisiert. Hier kann durch Klick auf den Hörer direkt zurückgerufen werden.

Die HVTE auch für ausgehende Anrufe verwenden?

Die HVTE kann auch für ausgehende Anrufe genutzt werden. Siehe dazu. 

Was ist für den ersten Start der Telefonnummern Erkennung zu tun?

Nach der erfolgten Einrichtung der HVTE müssen die Telefonnummern für die schnelle Erkennung entsprechend aufbereitet werden. Insbesondere nach einem Update Ihres Kieselstein ERP und der ersten Verwendung dieser sehr praktischen Funktion muss die Telefonnummernerkennung initialisiert werden. Wechseln Sie dazu in das Modul System, unterer Reiter Pflege, und wählen Sie nun im Bereich Allgemein den Button Telefonnummern. Hinweis: Je nach Menge der Partnerdaten und der Geschwindigkeit Ihres Kieselstein ERP Servers kann dies durchaus einige Zeit (1-2Std) in Anspruch nehmen.

Wie kann man das Finden der Nummern testen?

Insbesondere durch die Fernwartung ergibt sich manchmal die Notwendigkeit das Finden der verschiedenen Telefonnummern zu prüfen. Dies kann einerseits mit dem Debug-Fenster erfolgen und andererseits auch über einen Browser-Link http://KIESELSTEIN-ERP-SERVER:8080/heliumv/phonenumber?search=12345 = die gewünschte Telefonnummer

Fehlermeldungen

Tapi Line nicht konfiguriert

Bedeutet dass die HVTE keine Verbindung mit dem Tapi Treiber herstellen konnte. Prüfen Sie bitte Ihre Tapi-Treiber Einstellungen. Zusätzlich können Sie durch den Aufruf des Windows Boardmittels Dialer die Verbindung zum Tapi-Treiber überprüft werden. Es muss in jedem Falle das wählen über den Dialer funktionieren um auch mit der HVTE den Tapi-Treiber nutzen zu können.

TAPI Line konnte nicht registriert werden

Wird beim Starten der HVTE die Meldung, TAPI-Line (Name der Verbindung) konnte nicht registriert werden, angezeigt, so bedeutet dies, dass der TAPI-Provider für die eingestellt TAPI-Line einen Fehler gemeldet hat. D.h. dass von der HVTE aus gesehen, beim Versuch des Verbindungsaufbaues zum TAPI Provider (dem TAPI Programm Ihrer Telefonanlage) von diesem ein Fehler gemeldet wurde und deshalb keine Verbindung zur TAPI Schnittstelle hergestellt werden konnte. Mögliche Ursache: Die TAPI Line wurde von einem anderen Programm z.B. dem bisherigen Telefon-Programm, belegt.

Telefonanlagen

Eine Sammlung von Eigenheiten, Informationen zu den verschiedenen Telefonanlagen und Tapi-Treibern

Starface

Version 5

Mitel

Bei der Wahl über die Zwischenablage muss unbedingt die Amtsholende Null (0) übergeben werden, da ansonsten die Telefonanlage annimmt, dass dies eine interne Nummer ist und diese auf zwei Stellen kürzt.

Diese in der Schweiz und in Liechtenstein verbreitete Anlage hat in einigen Installationen die Eigenheit, die internationale Schweizer / Liechtensteiner Länderkennung (+41 / +423) zu unterdrücken. Programmieren Sie die Anlage so, dass zumindest die internationalen Vorwahlen der anderen Länder (z.B. für eine Kieselstein ERP Installation in Liechtenstein die Schweizer Vorwahl) an die HVTE übergeben wird.