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eRechnung

Die eRechnung in den Eingangsrechnungen

eRechnung in den Eingangsrechnungen

Ab der Version 1.0.7 steht im Kieselstein ERP auch der Import über die sogenannte eRechnung zur Verfügung.

Die Lösung wurde so implementiert, dass man sich damit, wenn denn deine Lieferanten mitspielen, einiges an Tipparbeit ersparen kann.

Zuordnen der Datei

Wenn du, so wie bisher, mit Neu eine neue Eingangsrechnung anlegst, erscheint am unteren Rand der Kopfdaten ein Drag&Drop Feld.

Das bedeutet, ziehe hier einfach deine erhaltene Eingangsrechnung auf dieses Feld. Ist diese in einem der unterstützten Formate, so werden damit die Eingangsrechnungsdaten entsprechend vorbesetzt.

Diese Daten sind:

  • IBAN des Lieferanten -> daraus wird der Lieferant erkannt und mit seinen Daten vorbesetzt
    Diese sind im wesentlichen:
    • Vollständige Adresse des Lieferanten
    • Kostenstelle
    • Kontierung
    • Mehrwertsteuersatz
      Hinweis: Stimmt der im XML angegebene MwSt Prozentsatz nicht mit dem bei deinem Lieferanten definierten Prozentsatz überein, oder gibt es mehrere Mehrwertsteuersätze, so wird die Eingangsrechnung auf Mehrfach- / Splittbuchung gesetzt.
      Hinweis: Reversecharge wird nicht unterstützt. D.h. bitte selber nach den Regeln einstellen.
  • Eingangsrechnungsdatum
  • Eingangsrechnungs Nummer -> Beachte den Parameter EINGANGSRECHNUNG_LIEFERANTENRECHNUNGSNUMMER_LAENGE, dieser steht idealerweise auf -1
  • Eingangsrechnungs Nettobetrag
    Der Bruttobetrag wird errechnet.

Unterstützte Formate:

Es werden beim Einlesen folgende Formate unterstützt

  • xRechnung Version
  • x-factur
  • eRechnung
  • ZUGfERD

Wird der Inhalt der XML Datei angezeigt

Die Anzeige des Inhaltes der XML Datei wird über einen von der deutschen Regierung zur Verfügung gestellten Konverter als PDF im Drag & Drop Feld unten angezeigt. Dieses PDF wird beim Speichern der Eingangsrechnung gemeinsam mit dem Original-File auch in der Dokumentenablage gespeichert.
Weiters kannst du diese PDF Vorschau über den Druckbutton des PDF Viewers ausdrucken. Bitte beachte, dass dieses PDF immer eine generische Darstellung der erhaltenen Daten ist und darum normalerweise nicht der Corporate Identity deines Lieferanten entspricht.

Solltest du die Eingangsrechnung ausdrucken wollen, so verwende dafür

Eingangsrechnung Dokumente drucken. Damit werden alle PDF Dateien die bei dieser Eingangsrechnung hinterlegt sind ausgedruckt, angereichert um die Daten die du für die Eingangsrechnung erfasst hast.

Kann jedes PDF importiert werden?

NEIN
Das Wesen einer eRechnung ist, dass strukturierte maschinenlesbare Daten übermittelt werden. Das bedeutet es sind dies sogenannte XML Dateien. Diese haben die Eigenschaft, dass Sie für Menschen zwar lesbar sind, aber man doch ein entsprechendes Wissen benötigt um diese Inhalte auslesen zu können. Daher wird der Inhalt der XML Datei beim Einlesen interpretiert und in einer lesbaren Form dargestellt.
Ein Sonderfall sind Zugferd Dateien. Diese Dateien sind eine Kombination aus Menschen lesbaren PDF Daten, welche zusätzlich um die maschinenlesbaren XML Daten angereichert wurden. D.h. beim Einlesen (Drag & Drop) wird in der PDF Datei nach diesen XML Daten gesucht. Werden diese gefunden, wird dies interpretiert und in den Kopf der Eingangsrechnung übernommen. Werden diese Daten nicht gefunden bzw. können diese nicht interpretiert werden, wird nur

angezeigt.

Aufbewahrungspflicht

Mit der Einführung der elektronischen / signierten Rechnung, ist bereits die Tatsache entstanden, dass die Datei das ORIGINAL ist. Laut BAO132 (AT) bzw. GOBD (DE) liegt damit die Aufbewahrungspflicht in der Original-Datei. D.h. die viel gepflegte Praxis
Erhalt der Rechnung -> Ausdrucken -> handschriftliche Kontierung -> Verbuchen bzw. dem Steuerberater bringen
führt zu einem Verlust der Vorsteuerabzugsberechtigung.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen im Unternehmen eingegangen, sind diese auch in dieser Form aufzubewahren […]. Sie dürfen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. (GoDB Rz. 119 )

Wichtig: Solltest du ein nicht einlesbares Format der eRechnung von deinem Lieferanten bekommen, so kannst du diese nicht Gesetzes konform verarbeiten. D.h. dein Lieferant muss die Rechnung in einem anderen Format senden. Gegebenenfalls kann auch die Importfunktion um dieses Format erweitert werden.

Das bedeutet auch, gegebenenfalls muss du:

  • das Original in der Dokumentenablage deines Kieselstein ERP abspeichern
  • dieses ausdrucken und um deine unbedingt notwendigen handschriftlichen Notizen ergänzen
  • auch dieses Papier einscannen und als zusätzliches Dokument bei der Eingangsrechnung hinterlegen.

Mein Rat: Vermeide die handschriftlichen Notizen, nutze für die Auftrags- / Los-Zuordnung das Bestellmodul, bzw. die Texteingabemöglichkeiten in der Eingangsrechnungserfassung. Damit ist dein gesamter Buchungs- und Rechnungsprüfungsprozess wesentlich schlanker.

Wichtig: Die Aufbewahrungspflicht liegt damit auf deinen Dateien. D.h. du musst auch 10 Jahre (oder länger) nachdem du die letzte Eingangsrechnung (nur) in deinem ERP gespeichert hast, auf diese Originaldateien ordnungsgemäß zugreifen können. Siehe Datensicherung

Anmerkung:
Diese Regelung gilt im deutschsprachigen Raum vorerst (ab 2025) nur für die Bundesrepublik Deutschland. Ähnliche Regelungen gibt es bereits in Italien, Polen. Es ist damit zu rechnen, dass dies sehr bald für alle EU-Staaten zur Eindämmung der Betrügereien eingeführt wird.

Übernahme der eRechnung bei ER aus Bestellung

Die Basis der Lieferantenerkennung ist immer sein IBAN, egal ob der eRechnungsimport aus dem Neu oder dem Wareneingang angestoßen wird.

Auch wenn die neue Eingangsrechnung aus dem Wareneingang der Bestellung angestoßen wurde, so kann die eRechnung importiert werden. Hier wird geprüft:

  • Stimmen die Lieferanten aus der Bestellung (Rechnungsadresse) und der IBAN aus der eRechnung überein. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine Fehlermeldung und die Eingangsrechnung sollte verworfen werden.


Diese Meldung kommt, wenn sich aus der eRechnung ein anderer Lieferant ergibt als in der Bestellung definiert ist.
Nach dem Klick auf ok, kommt der Verwerfen Dialog. Diesen bitte mit verwerfen bestätigen.

Sollte die IBAN wirklich bei diesem Lieferanten zugeordnet sein, so korrigiere bitte die Daten der Bankverbindungen deiner Lieferanten.

Hinweis: Bei der Prüfung der IBAN wird nicht berücksichtigt, ob diese bei einem Kunden oder einem Lieferanten hinterlegt ist. D.h. es kann obige Fehlermeldung erscheinen, wenn die IBAN bei einem Kunden hinterlegt ist und du den Lieferanten neu angelegt hast. In diesem Falle die beiden gleichen Partner zusammenführen.

  • danach wird geprüft, ob die errechneten Bruttowerte der Eingangsrechnung übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Es wird in jedem Falle der Wert aus der eRechnung übernommen.
  • Beim Speichern der Eingangsrechnung erscheint, wenn die IBAN aus der eRechnung (noch) keinem Lieferanten zugeordnet ist, die Meldung: Soll für den Lieferanten LIEFERANT eine neue Bankverbindung: IBAN angelegt werden?

  • Mit Ja, wird die neue bzw. eventuell zusätzliche Bankverbindung dem Lieferanten zugeordnet. Eine Prüfung ob der Lieferant bereits eine Bankverbindung hat erfolgt nicht.
  • Mit Nein wird die Eingangsrechnung ebenfalls erfasst, aber keine Zuordnung der IBAN zum Lieferanten durchgeführt.

Erkennen von Eingangs-Gutschriften

Wenn eine eRechnung einen negativen Betrag hat, so wird dieser Betrag ebenfalls als negativer Wert in die Eingangsrechnung mit übernommen. Ob du dies nun als Gutschrift (in der Eingangsrechnung) kennzeichnen möchtest, oder dies einfach als negativer Betrag stehen bleibt ist dir überlassen.

Hinweis:
Eine als Gutschrift gekennzeichnete Eingangsrechnung muss gegen eine andere Eingangsrechnung ausgeglichen, als Zahlung, verbucht werden. Hat eine Eingangsrechnung (nur) einen negativen Wert so kann auch eine negative Zahlung (also ein Zahlungseingang) darauf gebucht werden.

IBAN des Lieferanten

Beim Einlesen der eRechnung wird die erkannte IBAN aus den XML Daten angezeigt. Diese wird nur dann angezeigt, wenn eine eRechnung in die Eingangsrechnung eingelesen wird.

Druck der eingelesenen eRechnung

Wenn eine eingelesene XML Rechnung auf Papier ausdruckt werden soll, so kann dies über den Menüpunkt Eingangsrechnung, Dokumente drucken

durchgeführt werden.

Prüfen der Formate

weitere Infos