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Muster Abläufe
Beispielhafte Abläufe vor allem für den Einsteiger / die Einsteigerin
Eine Zusammenstellung beispielhafter Gedanken für die Abbildung von Unternehmensabläufen.
Die Idee ist, einem Einsteiger / einer Einsteigerin, einem/r neuen MitarbeiterIn sehr rasch die Idee hinter deinem Kieselstein ERP zu vermitteln.
Selbstverständlich ist diese sehr grobe Richtung um dein Wissen über dein Unternehmen zu ergänzen.
1 - Prozessfluss
Vom Auftrag über die Rechnung zur qualifizieren Nachkalkulation
Auftragserfassung
Warum muss jeder Auftrag erfasst werden?
- Übersicht über alle erhaltenen Aufträge
- Es wird für die Verrechnung nichts vergessen
- Jederzeit offener Auftragsstand z.B. für die Bank
- Ist die Grundlage der Auftrags-Erfolgs-Berechnung
Anzahlungs- & Schlussrechnung
Der Auftrag definiert den gesamten Umfang.
- Mit den Anzahlungsrechnungen werden „nur“ Vorauszahlungen der Kunden angefordert.
- Diese müssen auch in der Bilanz ausgewiesen werden.
- Erst die Schlussrechnung definiert den Umfang der erbrachten Leistung.
Auftrags-Erfolgs-Rechnung
Wozu überhaupt?
Nur wenn ich weiß welche Aufträge gut gelaufen sind und welche weniger gut, kann ich reagieren und die passenden Maßnahmen ergreifen.
Das sagt mir doch der Steuerberater?
Nein! Der Steuerberater hat in der Finanzbuchhaltung nur die Gesamtsicht. Er sieht nicht welcher Auftrag gut und welcher schlecht gelaufen ist.
Das wird jedoch für das Lernen benötigt!
Was & wie muss erfasst werden?
Es geht immer darum nur die notwendigen Daten zu erfassen.
Lieber ungefähr richtig, wie genau falsch!
Also
- Das wesentliche Material
- Die Zeiten der eigenen Mitarbeiter, auch der Chef’s
- Die Kosten eventueller externer Mitarbeiter
Was erfassen?
Material
- Idealerweise über Bestellung → Wareneingang → Lieferschein
- Alternativ über Eingangsrechnung und Auftragszuordnung
- Definition was gebucht wird z.B. alles was mehr als 10,- € kostet
Zeiten
Zumindest täglich erfassen, wer wieviele Stunden auf welchen Auftrag gearbeitet hat
Externe Dienstleister
- Idealerweise auch deren Zeiten erfassen und damit Überprüfung der abgerechneten Zeiten
- Erfassung der Eingangsrechnung und Zuordnung zu den Aufträgen
Bauchgefühl?
- Jeder Unternehmer muss jederzeit den Deckungsbeitrag seiner Aufträge kennen
- Das Bauchgefühl mit Zahlen unterlegen
Wozu dann die Projektklammer?
- Ein Projekt besteht aus mehreren Aufträgen
- Mit der Projektklammer werden, unter anderem, die Aufträge gemeinsam betrachtet und so der Gesamterfolg über alle dazugehörenden Aufträge dargestellt.
2 - Wertewanderung
Wie wandern die Werte während des Produktionsprozesses
Eine einfache aber hoffentlich klarstellende Beschreibung wie die Werte, also Kosten für Material und Zeit, durch deine Produktion wandern.
In anderen Worten, wo findet man welche Werte
Angelegt |
In Produktion |
Abgeliefert |
Material ist auf Lager |
Material ist ins Los gebucht |
|
Material ist zum Losbeginntermin als Bedarf reserviert |
Fehlendes Material ist zum Losbeginntermin als fehlend / benötigt verwaltet |
|
Arbeitszeiten (Mensch und Maschine) sind als Bedarf bekannt, es darf noch nicht gebucht werden |
Arbeitszeiten können gebucht werden |
|
|
|
Summe der Materialkosten und Arbeitszeiten werden als Ablieferpreis im Los gebucht und mit diesem Einstandspreis ins Lager gebucht. Dieser (Lagerzugangs-)Wert definiert die Korrektur für die Berechnung des neuen Gestehungspreises |
Je nach Parameter wird der Ablieferpreis aus jeder einzelnen Ablieferung oder aus dem Durchschnittspreis der Ablieferungen definiert.
Siehe dazu auch
3 - Warenfluss
Wie stellt sich der Warenfluss aus Sicht eines Handelshauses dar
Die Betrachtung des Zusammenspiels von Stammdaten und Bewegungsdaten.
Stammdaten
Artikel
- Bezeichnung
- Kommentar / Beschreibung / Bilder
- Statistik (Vergangenheit)
- Offene Bestellungen / Reservierungen (Zukunft)
- Lagerstand
Kunden
- Name, Adresse, UID Nummer
- Konditionen
- Umsatz
- Sonderkonditionen
Lieferanten
- Name, Adresse, UID Nummer
- Konditionen
- Umsatz
Bewegungsdaten
Angebot(e)
Kopfdaten
Positionen
- Artikel
- Mengen
- Bilder
- Konditionen
- Realisierung
Bestellung(en)
Kopfdaten
Positionen
- Artikel
- Mengen
- Bilder
- Konditionen
Wareneingang
- Lieferschein
- Transport
- WE-Positionen
- Mengen
- (Wareneinstandspreise)
Bewegungsdaten sind
- laufend,
- haben fortlaufende Nummern
- beziehen sich auf Stammdaten
Einfacher Auftragsablauf
Prozessschritt |
Artikel-Lager |
Reserviert |
Bestellt |
1. Kundenbestellung 1.000 Stk |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
2. AuftragsbestätigungInfo an Lager -> Packliste |
0,00 |
1.000,00 |
0,00 |
3. Bestellvorschlag (autom. Beschaffung) |
0,00 |
1.000,00 |
0,00 |
3a. Bestellung |
0,00 |
1.000,00 |
1.000,00 |
4. Lieferterminbestätigung |
0,00 |
1.000,00 |
1.000,00 |
5. Terminbestätigung an Kunde |
0,00 |
1.000,00 |
1.000,00 |
6. Wareneingang (750Stk, Teillieferung) |
750,00 |
1.000,00 |
250,00 |
7. LS anhand AB (350Stk, Teillieferung) |
400,00 |
650,00 |
250,00 |
8. RE anhand LSArtikel |
400,00 |
650,00 |
250,00 |