Rechnung

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• 11: Rechnung
• 11.1: Rechnung
• 12: Rechnung
• 13: Rechnung

1 - Rechnung

Gutschrift

Statusübergänge

Im Modul Rechnung finden Sie auch das Untermodul .

Hier werden die Gutschriften verwaltet. Bitte beachten Sie, dass Warenrücknahmen nur im Modul Gutschrift gebucht werden können. Siehe dazu bitte gegebenenfalls Lieferscheinpositionen mit negativen Mengen.

Im Rechnungsmodul können zwar negative Preise eingetragen werden, dies muss aus Rabattgründen zulässig sein. Warenrücknahmen können jedoch nur im Gutschriftsmodul und im Modul Lieferschein gebucht werden. Im Modul Lieferschein kann durch Angabe einer negativen Menge ebenfalls eine Warenrücknahme gebucht werden.

Für einige Anwender ist es wünschenswert, dass Rechnungen und Gutschriften den gleichen Nummernkreis haben. Setzen Sie dazu den Mandantenparameter GUTSCHRIFT_VERWENDET_NUMMERNKREIS_DER_RECHNUNG auf 1 .

Welche Gutschriftsarten gibt es ?

Wir unterscheiden derzeit drei Gutschriftsarten

• die klassische Gutschrift, auch Rechnungskorrektur genannt, mit der Ware bzw. Leistung vom Kunden zurückgenommen wird und wieder aufs Lager gebucht wird

• die Wertgutschrift. Dies ist auch eine Gutschrift / Rechnungskorrektur mit dem Sie Ihrem Kunden eine entsprechende Wertminderung gutschreiben.
  Diese Gutschrift bewirkt, dass der Erlös / der Umsatz bei Ihrem Kunden sinkt und damit verbunden auch, dass der Erlös am Artikel sinkt.

• Die Ausgangsgutschrift, die eine besondere Form der Eingangsrechnung ist.
  Die Ausgangsgutschrift wird für Provisionen und ähnliches verwendet. Also für Aufwandspositionen. Bitte achten Sie auf diesen wesentlichen Unterschied, auch wenn im Endeffekt in der G+V das Endergebnis gleich ist.

Anlegen einer Gutschrift

Um eine neue Gutschrift anzulegen gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie auf das Modul Rechnung im unteren Reiter finden Sie die Gutschriften, in der nun offenen Auswahl klicken Sie auf Neu .

Nun geben Sie in den Kopfdaten die allgemeinen Informationen zum Beleg ein. Das bedeutet u.a. den die Rechnung, den Kunden, Projekt, Bestellnummer, Termine - je nach Bedarf.

Mit einem Klick auf Speichern bestätigen Sie die Eingaben.

Wechseln Sie in den Reiter Positionen und geben hier die Positionen der Gutschrift ein.

Um eine neue Position hinzuzufügen klicken Sie auf Neu wählen im unteren Bereich des Fensters die Art der Position (Positionsarten), geben die Informationen (u.a. Menge) ein und klicken auf Speichern. Gehen Sie für alle gewünschten Positionen wie oben beschrieben vor.

Wenn die Erfassung der Positionen abgeschlossen ist, dann wechseln Sie in den Reiter Konditionen. Hier geben Sie die Informationen ein, wenn diese von den Grundeinstellungen abweichen und ändern ev. die Texte für diese eine Gutschrift ab. 

Mit Klick auf Drucken (oder oberes Menü Rechnung - Drucken…) erhalten Sie eine Voransicht des Ausdrucks. Mit dem Ausdruck , der Druckvorschau , dem Versenden per E-Mail oder speichern , aktivieren Sie die Gutschrift, der Status (siehe oben) ändert sich von angelegt in offen. 

Ein wichtiger Hinweis:

Um Ware zurückzunehmen muss das Gutschriftsmodul verwendet werden. Wird eine Rechnung mit einem Artikel mit positiver Menge und einem negativen Betrag erstellt, so ergibt dies zwar einen negativen Wert, aber eine Lagerabbuchung, da die Menge in der Rechnung positiv (= Lagerabbuchung) ist.

Hinweis: Im Modul Lieferschein können Positionen mit negativen Mengen angegeben werden. Diese negativen Abbuchungen werden im Lieferschein als Lagerzubuchung behandelt.

Werden die Rechnungspositionen automatisch in die Gutschrift übernommen?

Nein. Da bei der Ausstellung einer Gutschrift nicht davon ausgegangen werden kann / darf, dass das Gleiche gutgeschrieben wird wie es verrechnet wurde, müssen die Positionen entsprechend neu eingegeben werden. 

Denken Sie hier z.B. an eine Kulanzgutschrift.

Wenn eine Gutschrift aus einer Rechnung erstellt wird, dann erscheinen die Kundenhinweise. Außerdem werden die Bestellnummer und die Projektbezeichnung übernommen. 

Als praktisches Hilfsmittel kann sicherlich das Kopieren über die Zwischenablage verwendet werden. D.h. markieren Sie in der Rechnung die gutzuschreibenden Positionen und kopieren Sie diese in die Zwischenablage. Nun gehen Sie wieder in die Gutschrift und übernehmen die Daten aus der Zwischenablage. Damit haben Sie die gewünschte Position in der Gutschrift. Nun muss noch gegebenenfalls Menge und Preis korrigiert werden.

WICHTIG: Bei der Gutschrift wird sofort beim Speichern die Menge ins Lager gebucht und steht damit anderen Anwendern zur Verfügung. Sollten Sie nun feststellen, dass Sie z.B. den falschen Artikel zugebucht haben und ein Kollege hat teilweise genau diese Buchung (z.B. für einen Lieferschein) verbraucht, so kann diese Menge nicht mehr reduziert werden.

Kann eine Begründung für die Gutschrift angegeben werden?

In den Kopfdaten der Gutschrift kann ein Gutschriftsgrund angegeben werden. Da auch für diese Gründe immer wieder statistische Auswertungen erforderlich sind, müssen diese Gründe in den Grunddaten, Gutschriftsgrund vordefiniert werden.

Mengengutschrift / Wertgutschrift

Beim Anlegen einer Gutschrift kann in der Gutschriftsart zwischen Gutschrift und Wertgutschrift unterschieden werden.

Gutschrift oder auch Mengengutschrift:

Hier werden die angegebenen Artikel tatsächlich dem angegebenen Lager zugebucht. Es wird also der Lagerstand des jeweiligen Artikels um die entsprechende Menge erhöht.

Wertgutschrift:

Müssen Gutschriften ausgestellt werden, bei denen die Ware beim Kunden bleibt, aber es aus verschiedenen Gründen zu einer Preisreduktion kommt, so steht dafür die Wertgutschrift zur Verfügung. Dies bewirkt, dass die Lagerzubuchungen auf ein verstecktes Lager erfolgen, was für Sie bedeutet, dass sich der Lagerwert nicht verändert, aber die Preisreduktionen / Nachlässe in der Statistik des jeweiligen Artikels enthalten sind.

Bitte beachten Sie, dass das angegebene Lager bei der Wertgutschrift keine Wirkung hat.

Sind “Zahlungen” / Erledigungen einer Gutschrift ohne Rechnungsbezug trotzdem sichtbar ?

Aus diesem Grund gibt es auch in der Gutschrift einen oberen Modulreiter Zahlungen. Hier wird der Ausgleich dieser Gutschrift durch die Rechnung mit Angabe des Zahlungsdatums, der Rechnungsnummer und des Bruttobetrages angezeigt.

Wie wird eine Gutschrift als bezahlt / Gegenverrechnet verbucht?

Siehe dazu Zahlungsart Gutschrift.

Wie kann die Lieferadresse einer Gutschrift angegeben werden?

Gerade im Lebensmittelhandel ergibt sich oft die Situation, dass die Gutschrift an die Rechnungsadresse zu senden ist, aber nicht nur aus Statistikgründen zusätzlich die Lieferadresse angegeben werden muss. Verwenden Sie für diese Angabe die Statistikadresse in den Kopfdaten der Gutschrift.

Wie behandle ich Reklamationskosten meines Kunden richtig?

Diese Kosten sind bei genauerer Betrachtung Erlösminderungen. D.h. Sie erhalten für von Ihnen gelieferte Ware oder Leistung nicht den vorab verrechneten Betrag sondern einen geringeren Betrag. Daher muss dafür eine Gutschrift / Rechnungskorrektur ausgestellt werden. Damit sinkt der mit dem Kunden erzielte Umsatz und in aller Regel auch der erzielte Deckungsbeitrag. Zusätzlich bewirkt dies, dass Sie diese Minder-Erlöse in der Artikelstatistik und auch in der Kundenstatistik sehen. Und nur dadurch  können Sie erkennen mit welchen Kunden Sie welche tatsächliche Deckungsbeiträge erwirtschaften. Bitte achten Sie dabei auf den Unterschied zwischen Wert- und Mengengutschrift.

Bezeichnung als Gutschrift oder Rechnungskorrektur?

Mit dem Parameter GUTSCHRIFT_NENNT_SICH_RECHNUNGSKORREKTUR steuern Sie, ob die Gutschrift als Rechnungskorrektur bezeichnet wird. Derzeit ist es in Deutschland so, dass

die Bezeichnung “Gutschrift” nur noch in Fällen verwendet werden darf, in denen tatsächlich eine Leistung des Empfängers der Gutschrift erbracht wurde (siehe dazu auch Kunden Eingangsgutschrift), während anderenfalls Bezeichnungen wie “Korrektur zur Rechnung”, “Korrekturrechnung” o.Ä. verwendet werden soll. Keinesfalls gilt das Wort “Gutschrift”, wenn es sich um eine korrigierte Rechnung oder Stornorechnung handelt. Hier ist auch zu berücksichtigen, dass der Wert der Gutschrift negativ ausgewiesen werden muss. Damit dies in sich stimmig ist, werden Menge und Gesamtpreis negativ ausgewiesen. Bitte beachten Sie, dass in Ihren Kieselstein ERP Gutschrifts-Ansichten die Werte, Mengen, Preis positiv dargestellt werden. Bitte beachten Sie, dass dies derzeit nur für die deutschsprachigen Belege verwendet wird, da im internationalen Gebrauch die Credit-Note üblich ist.

Bitte wenden Sie sich an Ihren Kieselstein ERP Betreuer, falls Ihre angepassten Belege nicht den gewünschten Richtlinien entsprechen.

Gutschrift einer Anzahlungsrechnung?

Aufgrund der Komplexität in der steuerlichen Betrachtung kann eine Anzahlungsrechnung bei integrierter Buchhaltung nicht gutgeschrieben werden.
Nutzen Sie gegebenenfalls die Möglichkeit eine Anzahlungsrechnung zu korrigieren (und dem Kunden neu zu senden) oder stornieren Sie die Anzahlungsrechnung und senden dem Kunden den Stornoausdruck der Anzahlungsrechnung.

Wird ohne integrierter Buchhaltung eine Anzahlungsrechnung gutgeschrieben, so ist zu beachten, dass die Erlöskonten aus dem gutgeschriebenen Artikel definiert werden. Eine Berücksichtigung des Statuses der Anzahlungsrechnung erfolgt von Kieselstein ERP nicht.
Buchen Sie daher gegebenenfalls dies in Ihrer Buchhaltung entsprechend um.

2 - Rechnung

Proforma-Rechnung

Im Modul Rechnung finden Sie auch das Untermodul .

Statusübergänge

Proformarechnungen benötigen Sie für die ev. nur vorübergehende Verbringung von Ware in ein Drittland, also für die Abwicklung Ihrer Export-Zollformalitäten.
Das bedeutet, dass in aller Regel nur diejenigen Positionen auf einer Proformarechnung aufscheinen können, welche dann mittels Lieferschein direkt an den Kunden verrechnet werden.
Daher können in einer Proformarechnung keine einzelnen Artikel oder Handeingaben eingegeben werden, sondern nur Lieferscheine, Texteingaben, Textblöcke, also die beschreibenden Positionsarten zum Lieferschein.
Beachten Sie bitte, dass die Proformarechnung eine Art Steuererklärung ist. Stimmen Proformarechnung und tatsächliche Rechnung nicht überein, ist dies ein steuerrechtliches Vergehen, welches entsprechende Folgen haben kann.

Ein verrechneter Lieferschein kann nicht mehr in eine Proformarechnung eingebunden werden, ein bereits in eine (andere) Proformarechnung eingebundener Lieferschein ebenfalls nicht.

Beim Ausdruck der Profromarechnung wird neben den Lieferscheinnummern auch die Rechnungsnummer angeführt, mit der der in die Proformarechnung eingebundene Lieferschein bereits verrechnet wurde. Damit haben Sie jederzeit auch die Information welche Lieferscheine der Proformarechnungen mit welchen Rechnungen bereits verrechnet worden sind. Hinweis: Es steht auch im Modul Rechnungen ein Trick zur Verfügung, mit dem eine gewöhnliche Ausgangsrechnung als Proformarechnung ausgedruckt werden kann. Es wird dies in der Form umgesetzt, dass das im ersten Betrifft einer Rechnung der Text Proforma (-rechnung) enthalten sein muss.
Alle weiteren Behandlungen / Funktionen werden wie für jede andere Ausgangsrechnung auch vorgenommen.

Diese Funktion hat den Nachteil, dass diese Rechnungen auch in Ihrem Ausgangsrechnungsumsatz usw. enthalten sind, da dies ja ganz gewöhnliche Rechnungen sind. Verwenden Sie daher bitte das Modul Proformarechnung.

Hinweis2: Leider ist vielen Menschen der Unterschied zwischen Proforma Rechnung, Anzahlungsrechnung und Vorauszahlung nicht klar. Es kommt daher auch immer wieder vor, dass ein Kunde eine Profromarechnung verlangt und in Wirklichkeit ist dies eine Anzahlungsrechnung. Oft müssen Sie auch von Ihren Kunden Vorauszahlungen verlangen, die z.B. den gesamten Auftragswert darstellen. Auch diese werden gerne als Profromarechnung bezeichnet, obwohl diese genaugenommen Vorausrechnungen, also Anzahlungsrechnungen sind.

Bitte unterscheiden Sie ganz klar zwischen den verschiedenen Fällen.

In manchen Fällen ist es das Einfachste, wenn man die Auftragsbestätigung als Proforma-Rechnung ausdruckt. Wir haben daher den oben für die Rechnung beschriebenen Trick auch im Formular der Auftragsbestätigung zur Verfügung gestellt.

Welche Preise werden in der Proformarechnung angedruckt?

Da die Preise einer Profromarechnung immer Preise für den Zoll sind und nicht wirklich für den Kunden, kommen die in der Profromarechnung angedruckten Preise aus dem Artikel. Ist nun für einen Artikel keine Verkaufspreisbasis angegeben, so werden auch keine Preise in der Profromarechnung angedruckt.

Veredelungskosten in der Proformarechnung?

Auf der Proformarechnung sind die Werte für den Zoll darzustellen. Nun wird es auch vorkommen, dass Sie von Ihrem Kunden Beistellware erhalten, diese veredeln und dann wieder an Ihren Kunden liefern. D.h. auf der Proformarechnung ist ein um die Beistellware höherer Wert anzuführen als Sie tatsächlich verrechnen. Das bedeutet, dass Sie für diese Ware

• einen Wareneingang der Beistellware auf das Kundenlager buchen
• diese Ware im Los für die Fertigung Ihres Produktes verbrauchen
• Ihr Produkt mit einem Lieferschein an den Kunden senden
• und diesen Lieferschein in eine Proformarechnung einbinden

Nun ist auf der Proformarechnung der Wert der Ware inkl. dem Beistellmaterial anzuführen, aber die Rechnung an Ihren Kunden darf natürlich nur die Kosten Ihrer Veredelung enthalten. Eine Besonderheit: Oft wird dies auch noch in Fremdwährung abgebildet, wobei sich eventuelle Fremdwährungsschwankungen nicht auswirken dürfen.

Wie dies nun abbilden:

1. Buchen Sie den Wareneingang in ein Lager der Lagerart Kundenlager.
2. Geben Sie dem Wareneingang auch die tatsächlichen Stückkosten c3. In der Produktion über das Los stellen Sie sicher dass die Beistellware aus dem Kundenlager kommt. Beachten Sie bitte, dass ein eventueller Mehrverbrauch sich zwar auf die Gestehungskosten auswirkt, aber nicht auf den Wert der Beistellware
3. Liefern Sie das Los wie üblich ab und liefern Sie das Produkt mit einem Lieferschein an Ihren Kunden.
4. nun binden Sie den Lieferschein in eine Proformarechnung ein.

Auf der Proformarechnung wird unter der eigentlichen Ware eine zusätzliche Zeile Zoll angezeigt, mit der diese indirekten Kosten aus der Beistellware dargestellt werden.

Hinweis: Hier kommt noch das Thema hinzu, dass im Los Mehrverbrauche, z.B. wegen Ausfällen während der Fertigung, gebucht wurden. Trotzdem muss der Einzelpreis der Bestellung angeführt werden. Bitte Sie Ihren Kieselstein ERP Betreuer dies für Sie entsprechend umzusetzen. [Siehe dazu auch](../Fertigung/index.htm#Kundenmaterial verarbeiten).

An welche Adresse ist eine Proformarechnung zu stellen?

Eine Profromarechnung wird immer an die Lieferadresse gelegt. Also an die (direkte) Adresse des Lieferscheines und NICHT an die Rechnungsadresse des Lieferscheines. Dies ist dann von Bedeutung, wenn die Lieferung in ein anderes Land geht, als dann die Rechnung. Beachten Sie dazu vor allem die umsatzsteuerlichen Bedingungen.

3 - Rechnung

Abrechnungsvorschlag

Mit dem Zusatzmodul Abrechnungsvorschlag steht ein sehr praktisches und effizientes Werkzeug zur Abrechnung vor allem der Mitarbeiterzeiten inkl. Reisen zur Verfügung. Für die Abrechnung von Lieferungen siehe bitte Ausliefervorschlag.

Die Idee hinter dem Zeit-Abrechnungsvorschlag ist, dass man als Dienstleistungsunternehmen regelmäßig, z.B. wöchentlich oder monatlich die erbrachten Dienstleistungen an seine Kunden verrechnet. Diese Verrechnung muss natürlich auch Teilverrechnungen mit unterstützen. Bitte beachten Sie, dass für ein vernünftiges Arbeiten ein entsprechend großer Bildschirm erforderlich ist.

Es stehen folgende Datenarten für die Abrechnung zur Verfügung:

Um nun auch den Mitarbeitern entsprechende Steuerungsmöglichkeiten bzw. Informationsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen, kann:

• ein Auftrag als Pauschal oder nach Aufwand

• eine Zeitbuchung mit ihrem Verrechnungsfaktor, welcher bei Pauschal mit 0% und bei nach Aufwand mit 100% vorbesetzt wird

• die Eingangsrechnungs-Auftragszuordnung mit dem Verrechnungsfaktor gleicher Logik definiert werden.

• Mitarbeiterzeiten werden zum ermittelten Verkaufspreis des ermittelten Tätigkeitsartikels verrechnet. Siehe dazu bitte Verrechnungszeitmodell.

• Maschinenzeiten werden zu den Verkaufssätzen des der jeweiligen Maschine hinterlegten Verrechnungsartikels verrechnet.

• Telefonzeiten werden über den Telefonzeitartikel abgerechnet.

• Reisekosten werden über den Reisekostenartikel abgerechnet, wobei Reisekilometer über den Reisekilometerartikel abgerechnet werden.

• Eingangsrechnungen werden über die Auftragszuordnung mit dem Verrechnungsfaktor über den Spesenartikel abgerechnet.

Die Definition der zusätzlichen Verrechnungsparameter finden Sie in den Detail Kopfdaten des jeweiligen Verrechnungszeitmodelles. Bitte beachten Sie, dass für die Verrechnung z.B. der Abrechnungspositionen eines Kunden derzeit jeweils nur ein Verrechnungsmodell unterstützt wird. D.h. wenn Sie unterschiedliche Kundenaufträge abrechnen, bei denen z.B. unterschiedliche Kilometerartikel und damit unterschiedliche Verrechnungssätze verrechnet würden, so ist dies derzeit nicht möglich und wird mit einem entsprechenden Hinweis abgelehnt.

Verrechnungszeitmodell Die Idee hinter dem Verrechnungszeitmodell ist, dass es je nach Art Ihres Unternehmens und auch nach den oft sehr unterschiedlichen Vereinbarungen mit Ihren Kunden und auch nach der Art der durchzuführenden Dienstleistung unterschiedlichste Verrechnungsmodelle gibt. Beginnend von den direkten Stundenverrechnungen bis hin zu Tageszeitmodellen welche unterschiedliche Stundensätze je nach Zeitpunkt der Erbringung (Nacht- und Wochenendzuschläge), Mehrzeitzuschläge reichen können. Hier kommen dann noch die individuellen Preisvereinbarungen mit Ihren Kunden hinzu.

D.h. die Kette der Verkaufsartikelermittlung für den Arbeitszeitartikel und damit dann die Verkaufspreisermittlung stellt sich wie folgt dar:

• Erfasste Tätigkeit des Mitarbeiters zum Zeitpunkt
  • Anhand Zeitpunkt (Uhrzeit, Tagesart) und Dauer ergibt sich ein Verrechnungsartikel
  • Über die Verkaufspreisfindung für den Kunden ergibt sich der eigentliche Verkaufspreis für die Rechnungsposition.     Bitte beachten Sie, dass je zu verrechnender Stundenmenge auch die Verkaufsmengenstaffeln wirken.

Alternativ dazu gibt es auch die Variante, dass im Auftrag Preise für die Normalzeiten vereinbart werden, über die Abrechnung nun ausgehend von den im Auftrag vereinbarten Preis, Aufschlagsfaktoren angewendet werden.

Wird der Abrechnungsvorschlag neu errechnet oder sind das live Daten?

Da der Abrechnungsvorschlag eine umfassende Zusammenschau der oben angeführten Daten ist, die wiederum eine Mischung aus Stunden und Kosten sind, wird der Abrechnungsvorschlag errechnet. Als Abrechnungsstichtag wird immer der letzte Tage der vergangenen Woche vorgeschlagen. Das bedeutet natürlich auch, dass bis dahin von Ihrem Team alle Daten erfasst sein sollten, da Sie das als verantwortungsbewusster Unternehmer sowieso einfordern (müssen). Bitte beachten Sie, dass bei der Neuberechnung Positionen die als erledigt markiert sind, nicht mehr im neu errechneten Vorschlag auftauchen. Wenn verrechnete Positionen aus der Rechnung wieder entfernt werden, so werden diese auch enterledigt, erscheinen also auch bei einer eventuellen Neuberechnung. Positionen die manuell erledigt wurden, können nur solange ent-erledigt werden, als kein neuer Abrechnungsvorschlag gemacht wird. Entfernen Sie dafür den Haken bei nur offene.

Können auch Positionen ohne Kunden verrechnet werden?

Nein, aber Sie können Positionen, auch mehreren, jederzeit einem anderen Kunden zuweisen.

Definition der Verrechnungsmodelle

Sie finden im Modul Rechnungen einen unteren Modulreiter Verrechnungsmodell, wenn Sie auch das Recht zum Bearbeiten der Grunddaten besitzen. Hier werden die mit Ihren Kunden vereinbarten Verrechnungsmodelle definiert. Diese Modelle beinhalten die zeitlichen Definitionen und auch die Verrechnungsartikel für die verschiedenen Bereiche.

Beachten Sie bitte, dass bei der Eingangsrechnung nur der Artikel definiert wird und dann der Verrechnungspreis ausgehend vom Wert der Eingangsrechnung(en) um den Aufschlag erhöht wird. Bei allen anderen Artikeln werden die Verkaufspreise anhand der durch den Kunden definierten Verkaufspreisfindung bestimmt. Bitte bedenken Sie auch, dass die Eingangsrechnung in der Regel für die Verrechnung von zusätzlichen Reisespesen, wie z.B. Mietwagen-, Tank- oder Hotelrechnungen gedacht ist.

Mit der Checkbox Preise aus Auftrag bzw. Faktor wird die Preisfindung für den Abrechnungsvorschlag gesteuert. D.h. ist diese Checkbox nicht gesetzt, so greift die Verkaufspreisfindung für die bei den Verrechnungstagen hinterlegten Artikel für ihren jeweiligen Kunden. D.h. es wirken auch die Sonderkonditionen. Da aber immer wieder auch auftragsspezifische Preise vereinbart werden können, kann durch das anhaken dieser Checkbox definiert werden, dass grundsätzlich die Preise aus dem Auftrag kommen. Zugleich wirkt hier, dass für eventuelle Überstunden / Zuschläge der (Zuschlags-) Faktor wirkt. D.h. wenn z.B. im Auftrag eine Normalstunde mit einem Preis von 90,- € vereinbart ist, die Normalstunde im Artikel mit 100,- hinterlegt ist und für die Zeit von 00:00 - 06:00 ein Überstundenartikel mit einem Preis von 200,- definiert ist, so wird der Überstundenartikel in der Überleitung des Abrechnungsvorschlages in die Rechnung auf Basis des Ausgangsartikels des Auftrages mit dem Faktor, in unserem Falle 2,00 multipliziert und somit 180,- verrechnet.

Bitte beachten Sie, dass wir für diese Logik davon ausgehen müssen, dass in einem Auftrag ein Artikel immer gleich definiert ist, also passend zu obigem Beispiel ist der Artikel Normalstunde in dem Auftrag immer mit 90,- vereinbart. Zusätzlich: Sollten mehrere Aufträge auf einmal abgerechnet werden, werden diejenigen Artikel herangezogen die zuerst definiert wurden. D.h. der Auftrag mit der niedrigsten Auftragsnummer und die niedrigste Auftragsposition.

Definition der Verrechnungstage: Im Reiter 3 Verrechnungsmodelltag werden die Übersetzungen der von Ihren Mitarbeitern erfassten Tätigkeiten anhand verschiedener Zeitbereiche auf den jeweils zu verrechnenden Artikel definiert. D.h. es werden für jede Tagesart (Montag bis Sonntag und Feiertage) und Dauer bzw. Stundenbereiche für entsprechende Überstundenzuschläge usw.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass für die Berechnung der Dauer zuerst die Zeiten anhand des Zeitraumes abgezogen werden. D.h. wenn z.B. ein Mitarbeiter an einem Tag folgende Buchungen macht:

Und wenn das Tages-Verrechnungsmodell für diesen Tag wie folgt aussieht:

So ergibt sich aus der Übersetzung:

Hinweis: Für nicht definierte Zeiträume werden die erfassten Zeitartikel auch für die Verrechnung verwendet. Das bedeutet zugleich: Ist zwar ein Verrechnungsmodell definiert, in diesem sind aber keine Übersetzungen für die erfassten Zeitartikel definiert, so bewirkt dies, dass die gebuchten Tätigkeitsartikel 1:1 in die Verrechnung übernommen werden.

können Verrechnungstage kopiert werden?

Um die Erfassung möglichst einfach zu gestalten, können durch Klick auf Verrechnungstage kopieren die Einträge des aktuellen Tages auf den darauffolgenden Tag kopiert werden. Bitte beachten Sie, dass es zu keinen Überschneidungen kommen darf, anderenfalls die Buchung abgebrochen wird.

A: Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Einträge über die Zwischenablage zwischen den Verrechnungsmodellen zu kopieren. D.h. durch Klick auf kopieren in Zwischenablage kann mit übernehmen aus Zwischenablage der Eintrag von einem zum anderen Zeitmodell kopiert werden. Sollten sich beim Kopieren Überschneidungen, Unstimmigkeiten ergeben, so werden diese Datensätze ohne weitere Fehlermeldung übersprungen.

Wie ist denn nun eine Reise und deren Kostensituation zu betrachten?

Beispiel: Ein Mitarbeiter fährt am Montag mit seinem Privatauto zum Flughafen Salzburg, fliegt dann nach Hamburg, fährt noch eine Stunde nach Lübeck, arbeitet hier zwei Tage und fliegt / fährt wieder zurück. So könnte die zeitliche Darstellung dazu wie folgt aussehen:

Es bedeutet, für diese Reise, dass es vier Kostenblöcke gibt:

1. die Reisekilometer
2. die Kosten der aktiven Reisezeit
   • die Kosten der passiven Reisezeit
3. Nebenkosten wie Flugticket, Nächtigung, Leihwagen usw.
4. die Diäten, in DE Verpflegungsspesenersatz genannt.
5. die eigentliche aktive Zeit beim Kunden / vor Ort (auf der Baustelle o.ä.) welche innerhalb der Reise liegt.
   Bitte beachten Sie für die Verbuchung der Reise auch das unter Reisezeiten geschriebene.

Wie wird mit den Änderungen während der Verrechnung umgegangen?

Üblicherweise werden während der Verrechnung der Dienstleistungen Fehlbuchungen und ähnliches erkannt und somit sind entsprechende Korrekturen erforderlich. Hier sind zwei Arten von Änderungen zu unterscheiden:

1. Die Änderung von Zeitpunkten, z.B. des Geht oder auch des Arbeitsbeginns sollte grundsätzlich vor Beginn der Abrechnung bereits geprüft und für gültig befunden werden. Da dies auch sehr stark mit der Monatsabrechnung, also der Mitarbeiter Zeitabrechnung zusammen spielt. Bitte nutzen Sie dafür das Zeitdatenjournal, gegebenenfalls die Produktivitätsstatistik(en) und die Monatsabrechnung.
2. Die Änderung von Projekt/Auftrag/Los Zuordnungen gegebenenfalls mit Änderung der Tätigkeiten. Für die Änderung dieser Zuordnungen, also Zeitbuchungen springen Sie mit dem GoTo der Zeitdaten genau auf die Buchung und passen die P/A/L bzw. Tätigkeitszuordnung entsprechend an. Diese Änderungen werden automatisch in den Abrechnungsvorschlag rückübertragen und dieser somit aktualisiert.

Können verrechnete Zeitbuchungen noch einmal verändert werden?

Jein. Das bedeutet, wenn Zeitbuchungen verrechnet wurden, so sind diese aus dem Modul Zeiterfassung heraus nicht mehr änderbar. Wenn diese noch einmal geändert werden müssen, so müssen dazu die Positionen aus der Rechnung herausgelöscht werden, damit sind diese wieder im Status nicht verrechnet und können somit geändert werden. Beim Versuch eine verrechnete Zeitbuchungsposition zu löschen, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Das bedeutet, dass durch löschen der Verrechnungszeilen, es kann eine Zeit durchaus auch mit mehreren Rechnungspositionen verrechnet werden, diese wieder änderbar wird. Daher auch die Stichtagsbetrachtung bei der Neuerzeugung des Abrechnungsvorschlages.

Bedenken Sie in diesem Zusammenhang bitte auch, dass die Verrechnung immer vorwärts gedacht ist. Vorwärts bedeutet in diesem Sinne, dass zuerst die Zeitbuchungen stimmen sollten / müssen und danach erfolgt erst die Verrechnung.

Wie sollte nun für die Verrechnung vorgegangen werden?

Unser derzeitiger Vorschlag ist, dass zuerst die Monatsabrechnung, ev. bis gestern, aller betroffenen Mitarbeiter geprüft wird. Danach prüfen Sie bitte die Produktivitätsstatistik der betroffenen Mitarbeiter und erst danach, also wenn soweit die Zeiten richtig sind, erstellen Sie bitte den neuen Abrechnungsvorschlag.

Bitte beachten Sie, dass der Abrechnungsvorschlag für die Abrechnung Auftrag für Auftrag gedacht ist. D.h. wählen Sie einen Auftrag aus und rechnen Sie diesen ab. Der Ablauf dazu ist, dass Sie zuerst die Zeiten markieren, die abgerechnet werden sollten. Somit wird auch die Gesamtsumme der markierten Stunden angezeigt. Diese Gesamtsumme kann in Ihrem Wert kleine Rundungsdifferenzen zur dann effektiv abgerechneten Zeit haben. Dann klicken Sie auf Zeilen abrechnen . Im nun folgenden Fenster werden alle sich aus den markierten Zeilen ergebenden Abrechnungsartikel angezeigt. Hier können noch erklärende Texte mit dazugegeben werden. Ja nach Rechnungsformular können hier auch noch die tatsächlich verrechneten Werte verändert werden. D.h. wenn in Ihrem Rechnungsformular der Andruck der Abrechnungsdetails aktiviert ist, dürfen diese Zeiten nicht verändert werden. Ist dieser (default) nicht aktiviert, können die errechneten Stunden verändert werden.

Hier sehen Sie rechts oben die insgesamt zu verrechnen vorgeschlagenen Stunden. Zu den Artikeln haben Sie im darunter eingeblendeten Textfeld die Möglichkeit erklärende Texte mit dazuzugeben. Diese Texte werden als eigene Textposition in die Rechnung mit übernommen. Stimmen die angezeigten / errechneten Daten, so klicken Sie bitte auf den grünen Haken. Damit werden diese Positionen in die Rechnung übertragen. Übertragen bedeutet, wenn eine Rechnung zu diesem Kunden und diesem Auftrag im Status angelegt ist, wird diese Rechnung ergänzt, anderenfalls wird eine neue Rechnung angelegt. Bitte beachten Sie auch, dass immer nur gleichen Verrechnungsarten (Zeit, Reise, …) abgerechnet werden können. D.h. Sie markieren zuerst z.B. die Positionen Zeit, ev. nur für einen Mitarbeiter und dann die Positionen der Reise usw.. Mit ESC oder durch Klick auf die Tür, wird die Verrechnung abgebrochen.

Wichtig: Wird unter zu verrechnen 0,00 angezeigt oder eingetragen, so werden diese Positionen nicht in die Rechnung mit übernommen.

Können Zeitbuchungen auch manuell erledigt werden?

Ja. Markieren Sie die nicht zu verrechnenden Zeilen = Zeitbuchungen und klicken Sie auf den grünen Haken. Damit sind die Zeitbuchungen als erledigt markiert und werden nicht weiter abgerechnet.

Werden Positionen zusammengefasst?

Ja. Es werden Tätigkeiten / Zeitbuchungen mehrerer Mitarbeiter auf gleiche Auftragspositionen zusammen gefasst. Tätigkeiten auf unterschiedliche Auftragspositionen werden getrennt aufgeführt, auch wenn diese die gleiche Tätigkeit haben sollten.

Wie kommt die Auftragsnummer in die Rechnung?

Für die Positionen die einen direkten Bezug zu den Auftragspositionen haben, werden diese in die Rechnungsposition übernommen. D.h. das sind in der Regel die Zeiten die auf die Auftragstätigkeiten, also die Auftragspositionen gebucht wurden. Für Verrechnungspositionen welche aus den Eingangsrechnungen bzw. aus den Reiseerfassungen kommen, ist keine direkte Zuordnung zu den Auftragspositionen (sondern eben nur zum Auftrag gegeben). Daher wird in den Rechnungspositionen für die Verrechnungspositionen der Eingangsrechnungen (das sind vor allem die Spesenbelege der Reisen) und die Kosten / Diäten / Verpflegungsmehraufwand aus der Reiseerfassung keine Auftragsinformationen in der Statuszeile angezeigt. Wird nun aber eine Rechnung zumindest in die Vorschau gedruckt und ist im Rechnungskopf kein Auftrag eingetragen, aber es sind Positionen mit Auftrags(positions)bezug in der Rechnung enthalten, so wird automatisch der Auftrag auch in die Kopfdaten der Rechnung übernommen.

Können Details der Abrechnung ausgedruckt werden?

Ja, dies ist in den Basis-Formularen vorgesehen und muss von Ihrem Kieselstein ERP Betreuer aktiviert werden. Bitte beachten Sie, dass in diesen Formularen die tatsächlich gebuchten Werte verwendet werden. D.h. wenn aus dem Abrechnungsvorschlag ein Auftrag verrechnet wurde und dann die Rechnung gedruckt wird, so stimmen die Werte der Rechnungspositionen mit den Detail-Aufstellungen überein. Werden nun aber nachträglich Änderungen in der Verrechnung oder in den Rechnungspositionen gemacht, wirken diese Änderungen nicht mehr in die Werteverteilung der Berechnungen zurück. Das bedeutet, sollten Sie feststellen, dass Sie z.B. die Werte entsprechend anpassen möchten, so löschen Sie bitte die eine Position aus der Rechnung heraus, korrigieren Sie die (Zeit)-buchungen und lassen dann den Abrechnungsvorschlag neu laufen. Anschließend übernehmen Sie die gewünschte Position erneut in die Rechnung, welche im Status angelegt sein muss.

Wo sehe ich, mit welchen Daten der Abrechnungsvorschlag zuletzt erzeugt wurde?

Im Menüpunkt Info, Zuletzt erzeugt finden Sie die Zusammenfassung mit welchen Daten der Abrechnungsvorschlag zuletzt erzeugt wurde. Hier finden Sie auch, falls der Abrechnungsvorschlag nicht durchgelaufen ist und warum nicht. So besagt diese Meldung, dass Sie am 11.4. versucht haben den Abrechnungsvorschlag durchzuführen, aber bei der Ermittlung der Zeitdaten ein Fehler aufgetreten ist. Genauer bei der Person mit dem Kurzzeichen alo am 10.2.2020. Bitte korrigieren Sie den Fehler und starten Sie die Errechnung des Abrechnungsvorschlages erneut.

Wie genau rechnet der Abrechnungsvorschlag ?

Die Berechnungen des Abrechnungsvorschlages werden intern auf drei Nachkommastellen durchgeführt. Das bedeutet, dass eine Minute als 0,016(66) Stunden dargestellt wird. Damit könnten sich unter widrigen Umständen in der Darstellung der Stunden-Details als Rechnungsanhang geringfügige Differenzen ergeben.

Wo finde ich welche Zeiten schon abgerechnet wurden?

Es kommt manchmal vor, dass man Zeiten versehentlich manuell erledigt hat und stellt dies erst nach dem Erzeugen eines neuen Abrechnungsvorschlages fest.
Wie welche Zeiten abgerechnet wurden und eben auch manuell erledigt wurden, finden Sie im Modul Zeiterfassung, Journal, Arbeitszeitstatistik. Hier hat sich die Sortierung nach Kunde + Beleg + Personal bewährt. Gegebenenfalls grenzen Sie noch auf eine Person ein.

Ent-Erledigen, bzw. zurücknehmen der manuellen Erledigungen

Wie oben beschrieben, müssen auch versehentlich manuell erledigte Zeiten wieder ent-erledigt werden können. Dies finden Sie ebenfalls im Abrechnungsvorschlag, Menü Bearbeiten, manuell erledigte ent-erledigen

Nun definieren Sie die Filterbedingungen um die fälschlicher weise erledigten Einträge zu finden und klicken auf aktualisieren. Damit erhalten Sie eine Liste der manuell erledigten Zeiten und sonstigen über den Abrechnungsvorschlag verrechneten Positionen. Wenn nun alle diese Einträge auf nicht mehr erledigt gesetzt werden sollten, klicken Sie bitte auf “manuell erledigt” - Status aller Einträge aufheben.

Bei der Überleitung erscheint die Fehlermeldung, dass diese abgebrochen wird.

Info: Kalkulatorische Artikel dürfen in einer Rechnung nicht aufscheinen. Daher können diese auch nicht in die Rechnung übergeleitet werden. D.h. sollte z.B. eine Fehlermeldung ähnlich der nachfolgenden aufscheinen, so muss:

• entweder die Tätigkeit der zugehörigen Zeitbuchung auf eine Tätigkeit geändert werden, die NICHT kalkulatorisch ist, oder
• die Eigenschaft dass dieser Artikel gleichzeitig ein Arbeitszeitartikel und ein Kalkulatorischer Artikel ist aufgelöst werden. D.h. in diesem Falle sollte das Kalkulatorisch bei dem Artikel entfernt werden. D.h. eigentlich sollte, wenn auch der Abrechnungsvorschlag verwendet wird, ein Arbeitszeitartikel nicht gleichzeitig ein kalkulatorischer Artikel sein.

Welche Rechnung, welches Rechnungsdatum wird verwendet?

Gerade bei Abrechnungen von Leistungen zum Jahresende rechnet man üblicherweise am Jahresbeginn des neuen Jahres die Zeiten des Dezember / letzten Quartals ab. Nutzen Sie dafür die Funktion Neudatum (Unterer Modulreiter Rechnung, Menü-Eintrag Extras, Neudatum).

Gerade wenn Verrechnungen in mehreren Schritten / Teilen gemacht werden, ist es von Vorteil, wenn diese alle in die gleiche Rechnung münden. D.h. solange für den Kunden eine Rechnung im Status angelegt vorhanden ist, werden weitere abzurechnende Positionen zu dieser Rechnung hinzugefügt.

Es wurden Eingangsrechnungen den Aufträgen und den Spesen zugeordnet. Was wird nun weiterverrechnet?

Es werden nur die Eingangsrechnungen die direkt Aufträgen zugeordnet sind in die Verrechnung mit aufgenommen. Eingangsrechnungen die bei Reise-Spesen hinterlegt wurden, werden als Reiseaufwand des Reisenden betrachtet und daher nicht in die Abrechnung mit aufgenommen. Das bedeutet, dass z.B. Hotelrechnungen die als Eingangsrechnung erfasst werden und diese, um im Abrechnungsvorschlag wirksam zu sein, auch dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden müssen.

4 - Rechnung

Anzahlungs- und Schlussrechnung

Unterscheidung zwischen Anzahlungsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen. Im Gegensatz zur Anzahlungs- und Schlussrechnung ist die Teilrechnung eine fortschreitende Verrechnungsweise.

Anzahlungs- und Schlussrechnung wird von Kieselstein ERP unterstützt.
Der wesentliche Unterschied ist:
Eine Anzahlungsrechung wird vor Fertigstellung einer vereinbarten Leistung ausgestellt. Die Leistung wurde vom Empfänger noch nicht abgenommen!
Bei der Teilrechnung wurde eine genau abgegrenzte Teilleistung vom Empfänger bereits abgenommen. Daher werden hier auch alle in dem Projekt bisher erbrachten Teilleistungen mit angeführt, da diese alle bereits abgenommen sind.

Proforma Rechnung, Handelsrechnung

In diesem Zusammenhang treffen wir auch immer wieder auf die Begriffe Profromarechnung und Handelsrechnung.
Diese scheinen sich aus dem englischen Sprachraum mit einer ungenauen Übersetzung bei uns verbreitet zu haben.
Bitte beachten Sie, dass eine richtige Profroma Rechnung ein Zolldeklaration ist. Siehe dazu Profromarechnung
Eine Handelsrechnung ist jegliche Form einer gültigen Rechnung. In der Kombination der falschen Begriffe macht dann die Handelsrechnung wiederum Sinn. In der für die im deutschen Sprachraum üblichen Buchhaltungsregeln kann dies wie folgt übertragen werden:
Profroma Rechnung (Im Sinne einer Vorauskasse) ist als Anzahlungsrechnung abzubilden.
Handelsrechnung, welche dann, nach der Anzahlungs/Vorauskasse/Proforma-Rechnung, bei der tatsächlichen Lieferung mit dazu gegeben wird und die Leistungserbringung darstellt, ist als Schlussrechnung abzubilden.

Anzahlungs- und Schlussrechnung

Die Anzahlungs- und Schlussrechnungen dienen in der Regel einer (teilweisen) Vorfinanzierung eines (Entwicklungs-)Projektes um bei den beteiligten Partnern, Auftraggeber und Auftragnehmer, eine gewisse Sicherheit zu erreichen. Wenn der Auftraggeber schon einen Teil anbezahlt, dann meint er es wirklich ernst. Die Anzahlungs- und Schlussrechnung ist im Projektgeschäft üblich und stellt eine gänzlich andere Vorgehensweise als die Teilrechnung, siehe unten, dar. Üblich sind z.B. 1/3, 1/3, 1/3. D.h. 1/3 Zahlung bei Auftragserteilung, 1/3 Zahlung bei Lieferung und der Rest nach Abnahme des Projektes, jedoch spätestens 6Wochen nach Lieferung. Diese Punkte sind natürlich immer Verhandlungssache.

Gesetzlich ist es so, dass Anzahlungsrechnungen getrennt zu behandeln sind, da ja das Projekt noch nicht abgerechnet ist. Das bedeutet:

• Anzahlungsrechnungen müssen zum Zeitpunkt der Zahlung in die UVA aufgenommen werden.
• Wird die Schlussrechnung erstellt, so verrechnet diese das gesamte Projekt. Die darin / darauf geleisteten Anzahlungen sind inkl. MwSt. Ausweis vom Endbetrag der Schlussrechnung abzuziehen.
  Die Anzahlungsrechnungen sind daraufhin aus der FiBu zu stornieren und nur die Schlussrechnung in die FiBu zu übernehmen. Da die Zahlungen auf die Anzahlungsrechnungen ja beim Debitor(Kunden) bleiben, ergibt sich somit die offene Forderung aus der Schlussrechnung.

Wichtige Info: Rechtlich gesehen ist eine Anzahlungszahlung des Kunden nur ein “leihen von Geld”. D.h. dieses Geld gehört nicht Ihnen, sondern wird nur vom Kunden zur Verfügung gestellt. Erst bei der Schlussrechnung wird die Leistung erbracht und damit haben Sie erst wirklichen Anspruch auf die Bezahlung Ihrer Leistung. Dies ist der große Unterschied zur Teilrechnung, wo bei jeder Teilrechnung(-slegung) dieser Teil als erbracht / geleistet angesehen wird.
Insofern ist eine Teilrechnung in der Regel nichts anderes als eine teilweise Verrechnung eines Auftrages, durch mehrere Lieferscheine bzw. Rechnungen.

Um eine eindeutige Zuordnung zu einem Projekt zu erreichen, ist es erforderlich, dass sowohl Anzahlungs- als auch Schlussrechnungen einem Auftrag zugeordnet werden.

Ein Thema ist auch immer wieder die Zahlung auf eine Anzahlungsrechnung mit / ohne Skonto. Hier ist es logisch so, dass grundsätzlich das Zahlungsziel der Schlussrechnung gilt. Viele Kunden bestehen aber darauf, dass auch auf Anzahlungsrechnungen Skonto gewährt wird. D.h. bei der Berücksichtigung der Anzahlungsrechnung in der Schlussrechnung muss dann der bezahlte Betrag anstelle des Rechnungswertes berücksichtigt werden, da ja sonst das Skonto doppelt berücksichtigt würde.

So sollte die Endsumme einer Schlussrechnung wie folgt aussehen:

Will nun der Rechnungsempfänger die Schlussrechnung mit 2% Skonto bezahlen, so muss er von den 6.000,- 2% abziehen. Das ist dann der Basis-Zahlbetrag. Davon sind dann die bereits bezahlten 4.690,- abzuziehen. Was einen tatsächlichen Zahlbetrag von 5.880 - 4.690 = 1.190,- ergibt. Ob der Rechnungsleger (der Auftragnehmer) dies akzeptiert und nicht anstelle dessen nur den Skontobetrag vom Zahlbetrag akzeptiert ist Verhandlungssache.

Hinweis: In der Umsatzübersicht werden die Anzahlungen extra ausgewiesen. Es sind nur die Schlussrechnungen und die freien Rechnungen in der Umsatzgesamtsumme enthalten.

Bei offenen Ausgangsrechnungen wird wie folgt vorgegangen:

Die freien und die Anzahlungsrechnungen werden wie gewöhnliche Rechnungen behandelt. Bei den Schlussrechnungen wird der Wert der enthaltenen Anzahlungsrechnungen abgezogen. D.h. es bleibt als offener Betrag nur mehr der Rest-Wert der Schlussrechnung über. Vom Zeitraum her sind die Beträge in den Monaten der Anzahlungsrechnungen eingetragen.

Anlegen einer Anzahlungsrechnung

Um eine Anzahlungsrechnung zu erstellen, muss bei der Erstellung des Rechnungskopfes die Rechnungsart Anzahlungsrechnung ausgewählt werden. Dies bedingt, dass ein Kundenauftrag, auf den sich diese Anzahlungsrechnung bezieht, angegeben werden muss. Der Inhalt der Anzahlungsrechnung ist üblicherweise eine Handeingabe und eventuell ein erklärender Text dazu. Auf keinen Fall sind in einer Anzahlungsrechnung Positionen des Projektes / des Auftrags enthalten. Diese werden alle in der Schlussrechnung aufgeführt. Da, siehe oben, die Anzahlungsrechnung sehr oft auch als Vorauszahlungsrechnung zu verwendet wird, steht auch die Übernahme der Anzahlungspositionen in den Druck der Anzahlungsrechnungen zur Verfügung.
D.h. nachdem die Rechnung als Anzahlungsrechnung definiert ist, wechseln Sie auf den Reiter Anzahlungspositionen. Hier definieren Sie welcher Prozentsatz oder auch Betrag der jeweiligen Position in die Anzahlungsrechnung übernommen werden sollte. Damit ergibt sich in Summe der entsprechende Wert der Anzahlungsrechnung, welcher durch eine Handeingabe mit der Bezeichnung Anzahlung und der netto Summe der angeführten Anzahlungspositionen automatisch befüllt wird. Diese Position wird automatisch angelegt. Sollten Sie auf der Rechnung einen anderen Text wünschen, so ändern Sie im Reiter Positionen einfach den Text der Handeingabe, belassen Sie diese aber als erste Position.
Die Angabe der Anzahlungspositionen bewirkt, dass diese Liste der teil-verrechneten Auftragspositionen nur zur Information auf der Rechnung, in der Regel vor der eigentlichen Rechnungsposition angeführt wird und dient lediglich der Information an Ihren Kunden.

Wie wird eine Anzahlungsrechnung erstellt?

Anzahlungsrechnungen beinhalten immer nur einen kurzen Text mit einem Projektbezug und üblicherweise eine Handeingabe mit dem Anzahlungsbetrag. Erst in der Schlussrechnung werden alle Positionen des Projektes angeführt und dann, automatisch beim Ausdruck der Rechnung, werden die Anzahlungsrechnungen des Auftrags mit angeführt, um so zum entsprechenden offenen Betrag zu kommen.

Beispiel:
1. Anzahlung zu unserem Projekt,     Menge 1 Stk oder x Betrag 10.000,- 

Hinweis:

Oft wird an uns die Frage herangetragen, wie kann ich denn einen Prozentsatz, z.B. 30%, eines Projektes in der Anzahlungsrechnung angeben.

Das Einfachste ist hier, wenn Sie die Handeingabe für den Anzahlungsbetrag so eingeben, dass in der Menge der Prozentsatz (1,00 = 100%) und im Einzelpreis der volle Wert des Projektes angegeben wird.

So ist der verrechnete Anteil für Sie und für Ihren Kunden nachvollziehbar.

Teilrechnung

Die Teilrechnung ist im Gegensatz zur Anzahlungsrechnung manchmal eine fortschreitende Verrechnungsweise. Diese fortschreitende Verrechnungsweise wird gerne im Baugewerbe verwendet. D.h. wird ein Gewerk teilweise fertig gestellt, z.B. beim Bau eines Hauses der Keller, so ist dieser Teil zu verrechnen. Wird nun das Erdgeschoss fertig gestellt so erfolgt eine weitere Teilrechnung. Diese beinhaltet von den Positionen her sowohl die Positionen der ersten Teilrechnung als auch die neu hinzugekommenen Positionen. Die Teilrechnungen sollten immer die selbe Basisrechnungsnummer haben und nur durch eine Subnummer unterschieden werden. Es sollten alle vergangenen Teilrechnungen eingesehen werden können, es kann aber immer nur die aktuelle Teilrechnung verändert werden. Auf der Teilrechnung ist immer der bereits bezahlte Betrag anzuführen, sodass der noch offene Zahlbetrag ersichtlich ist. Die letzte Teilrechnung ist zugleich auch die Schlussrechnung.
Teilrechnungen werden derzeit von Kieselstein ERP nicht unterstützt. In anderen Worte, der Gewerksfortschritt wird durch die Teilrechnung abgebildet.

Anlegen und Abrechnen einer Schlussrechnung

Um eine Schlussrechnung zu erstellen, muss bei der Erstellung des Rechnungskopfes die Rechnungsart Schlussrechnung ausgewählt werden. Geben Sie hier den Kundenauftrag an, welcher Endabgerechnet werden soll. Sie sehen in der Auswahl nur Aufträge, welche eine Anzahlungsrechnung aber keine Schlussrechnung beinhalten.

In der Schlussrechnung werden üblicherweise alle Positionen des Projektes, alle Lieferscheine, Auftragspositionen usw. angeführt, welche mit dem Projekt verrechnet werden. Durch die Kennzeichnung als Schlussrechnung erkennt Kieselstein ERP, dass auch die über den Auftrag zugeordneten Anzahlungsrechnungen mit berücksichtigt werden müssen und führt diese nach dem Rechnungsendbetrag mit am Ausdruck an.

Kann eine Schlussrechnung auch für offene Anzahlungsrechnungen erstellt werden ?

§ 11 Abs. 1 UStG besagt zur Schlussrechnung Folgendes: “Wird eine Endrechnung erteilt, so sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen … ausgestellt wurden."
Leider verstehen viele Anwender und Kunden nicht, dass alleine aus diesem Titel auf eine Anzahlungsrechnung kein Skonto abgezogen werden dürfte (und ziehen sich dieses trotzdem ab). Richtig wäre, da ja die Anzahlung nur eine andere Form der Geldbeschaffung ist, dass erst bei der Schlussrechnung ein entsprechendes Skonto vom Rechnungsbetrag abgezogen wird.

Schlussrechnungen können in Kieselstein ERP angelegt werden, auch wenn es Anzahlungen gibt, die noch nicht bezahlt wurden. Diese Anzahlungen können dann aber nicht mehr per Hand erledigt werden, sprich: Der Haken in den Zahlungen ist deaktiviert und wird automatisch aktiviert, wenn der volle Rechnungsbetrag bezahlt ist. Ist die Schlussrechnung noch nicht in der Finanzbuchhaltung (Fibu) übernommen, können Sie wie üblich den Skonto buchen, also den Haken auf erledigt setzen.

Des weiteren ist das Verhalten in den Ausgangsrechnungen nun wie folgt: Ist eine Schlussrechnung vorhanden und bereits in der Fibu (also gedruckt), dürfen

• keine weiteren Anzahlungsrechnungen angelegt werden
• stornierte Anzahlungsrechnungen dürfen nicht wieder auf angelegt geändert werden
• Zahlungen auf Anzahlungen müssen vollkommen bezahlt werden, damit diese als bezahlt gekennzeichnet werden

Ist eine Schlussrechnung vorhanden, aber noch nicht in der Fibu (also ‘angelegt’ in der RE) darf man

• weitere Anzahlungen erstellen
• Anzahlungen mit Skonto bezahlen
• Anzahlungen beliebig ändern (stornieren, storno aufheben, Positionen hinzufügen, solange es keine Schlussrechnung gibt)

Die Schlussrechnung kann erst gedruckt werden, wenn ALLE Anzahlungen entweder storniert oder in der Fibu (=gedruckt bei RE) sind. Sonst würden diese angelegten Anzahlungen nicht in die Schlussrechnung miteinfließen. Wichtig: Wenn die Integrierte Finanzbuchhaltung genutzt wird, so sind auf Anzahlungsrechnungen keine Gutschriften möglich. [Siehe](Gutschrift.htm#Anzahlungsrechnung gutschreiben).

Wie werden Anzahlungsrechnungen einer Schlussrechnung zugeordnet

Wird eine Schlussrechnung erstellt, so werden dieser automatisch alle Anzahlungsrechnungen die sich auf den Auftrag der Schlussrechnung beziehen zugeordnet. D.h. es reicht die Angabe des Auftrags um damit auch die Anzahlungsrechnungen auf der Schlussrechnung anzuführen.

Welche Alternativen gibt es, die Anzahlungs-, Teilrechnungs-, Schlussrechnungsthematik selbst zu steuern?

Die einfachste Lösung ist, wenn Sie einen sogenannten Anzahlungsartikel definieren, der nicht Lagerbewirtschaftet ist.
Hinterlegen Sie für den Artikel eine eigene Artikelgruppe, z.B. Anzahlung, welche wiederum auf das Konto der erhaltenen Anzahlungen bucht.
Bei den Anzahlungsrechnungen schreiben Sie den Wert des Anzahlungsbetrages in den Verkaufswert der Artikelposition.
Bei der dann auszustellenden Schlussrechnung ziehen Sie manuell die Artikelpositionen durch Angabe eines negativen Verkaufspreises wieder ab.
Der Ausweis des Steuersatzes ist durch den Ausweis der kleinen 20% am rechten Rand der Rechnung gegeben.
Um auch den Andruck des Rechnungstextes mit Anzahlungs- und Schlussrechnung zu steuern, kann z.B. der Eintrag Betrifft durch eine spezielle Formularanpassung verwendet werden. Wenden Sie sich dazu vertrauensvoll an Ihren Kieselstein ERP Betreuer.

Warum kann eine Anzahlungsrechnung nicht storniert werden?

Wenn eine Schlussrechnung vorhanden ist, kann die Anzahlungsrechnung nicht mehr storniert werden.

Kann eine Gutschrift zu einer Anzahlungsrechnung erstellt werden?

Ja. Auch in der Auftragsnachkalkulation wird die Gutschrift auf eine Anzahlungsrechnung dargestellt. Der Saldo der Schlussrechnung berücksichtigt Gutschriften auf Anzahlungsrechnungen Achtung: Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Gutschrift auf eine Anzahlungsrechnung bei integrierter Finanzbuchhaltung nicht möglich ist! Gegebenenfalls stornieren Sie bitte die Anzahlungsrechnung und senden dem Kunden den Beleg der Stornorechnung.

Warum kann eine Anzahlungsrechnung nicht erledigt werden? Warum kann ein etwaiger Skonto nicht verbucht werden?

Ein Ändern / Nachbuchen in einer Anzahlungsrechnung ist nicht mehr möglich, sobald eine Schlussrechnung zur Anzahlungsrechnung erstellt wurde.
Um die Anzahlungsrechnung noch bearbeiten zu können gehen Sie bitte wie folgt vor:
Löschen Sie die Zahlung aus der Schlussrechnung, danach ändern Sie die Art der Rechnung von Schlussrechnung auf Rechnung.
Nun können Sie die Anzahlungsrechnung bearbeiten. Danach stellen Sie die Rechnungsart bei der ursprünglichen Schlussrechnung wieder auf Schlussrechnung, aktivieren die Schlussrechnung und denken daran auch den eventuellen Zahlungsbetrag wieder einzutragen.

Info: Dieses (obiges) Thema betrifft nur die Anzahlungs-Eingangsrechnung.
Bei der Ausgangsrechnung wird dies aufgrund der unterschiedlichen (Erlös-) Konten (Siehe Finanzamt, Buchungsparameter) richtig in die UVA übernommen und somit die Umsatzsteuer für die Anzahlungsrechnung erst bei Bezahlung in der UVA angeführt.

Wie wird die Zahlung einer Schlussrechnung verbucht?

Wird für einen Auftrag (oder auch eine Bestellung) eine Schlussrechnung erstellt, so ist damit implizit verbunden, dass nur der sich aus dem Schlussrechnungswert abzüglich bereits gelegter Anzahlungsrechnungen ergebende Betrag offen ist. Das bedeutet:

1. es sind natürlich die Anzahlungsrechnungen zu bezahlen (diese werden auch als entsprechend offen mit angeführt)
2. es ist bei der Schlussrechnung immer nur der Schlussrechnungswert abzüglich der Summe der Anzahlungsrechnungen offen und wird auch nur entsprechend als offen vorgeschlagen.
3. ergibt es sich, dass der offene Betrag der Schlussrechnung durch die Anzahlungsrechnungen bereits vollständig ausgeglichen ist, so muss
   • bei Kieselstein ERP Installationen ohne integrierter Finanzbuchhaltung die Schlussrechnung manuell auf erledigt gesetzt werden (Menü, Bearbeiten, manuell erledigen)
   • bei Kieselstein ERP Installationen mit integrierter Finanzbuchhaltung trotzdem eine Zahlungsbuchung mit 0,00 erfolgen. Wir raten dafür das Durchläuferbankkonto zu verwenden.

Der Rechnungsempfänger ist in einem anderen Land als dort wo die Ware hingeht?

Es kommt auch immer wieder vor, dass Rechnungsempfänger und Lieferung in unterschiedliche Länder, wenn Drittland und z.B. EU-Ausland beteiligt sind also auch noch unterschiedliche Länderarten, gelegt werden müssen. Wenn es größere Projekte sind, wird dies mit Anzahlungs- und Schlussrechnung abgewickelt.
Da, wenn der Rechnungsempfänger im Ausland ist, bei Lieferung das Empfängerland die Art der umsatzsteuerlichen Behandlung regelt, muss die Anzahlungsrechnung so erzeugt werden, dass, obwohl die Anzahlungsrechnung in ein anderes Land geht, trotzdem die Versteuerung für das Lieferland erfolgt. Um dies zu erreichen stellen Sie bitte:

• die Lieferadresse so ein, dass auch für den Lieferempfänger klar ersichtlich ist, dass dies eine Lieferung für Ihren eigentlichen Kunden ist.
• Beide Adressen, sowohl Lieferadresse als auch Rechnungsadresse müssen auf das gleiche Debitorenkonto zeigen. WICHTIG: Damit wird unter Umständen die Steuerkategorie entsprechend verändert. Bitte beachten Sie in jedem Falle die gesetzlichen Vorschriften. So ist das österreichische Finanzamt (Q1/2016) der Ansicht, dass bei einem Schweizer Rechnungsempfänger der seine Lieferung nach Italien dirigiert, dieser, neben der UID Nummer des italienischen Lieferempfängers, auch eine EU-UID Nummer benötigt.

Ein Beispiel:
Ein Kunde aus der Schweiz = Drittland bestellt Ware. Diese sollte von Österreich nach Italien versandt werden. Am italienischen Standort ist eine UID Nummer gegeben. Die Rechnungslegung muss jedoch an die Schweiz erfolgen. Der Schweizer Kunde hat keine UID Nummer. Es sollten vor der Lieferung Anzahlungsrechnungen gelegt werden. Damit dies als innergemeinschaftliche Lieferung betrachtet werden darf, sollte der Schweizer Kunde ein EU-UID Nummer haben (Achtung: Seit 2015 bezeichnet das Schweizer Finanzamt die Schweizer Unternehmens Identifikationsnummern auch als UID Nummer. Dies hat mit der UID-Nummer der europäischen Union nichts zu tun). Wichtig ist bei der Anlage der Kunden, dass beide auf die gleiche Debitorennummer zeigen. So hat sich bewährt, dass die Lieferadresse wie folgt ausgeführt ist: Rechnungsempfänger c/o Lieferempfänger im Lieferland Es sollte auch zuerst die Debitorennummer für den Lieferempfänger eingegeben werden. Damit wird automatisch das Debitorenkonto mit den Einstellungen der Lieferadresse definiert und erst danach wird die Rechnungsadresse angelegt. Hier wird nun, bevor die Rechnung geschrieben wird, die Debitorennummer der Lieferadresse hinterlegt. Somit wird von Kieselstein ERP dies auf den Debitor der Lieferadresse und nach dessen Regeln verbucht. Somit sind bei Anzahlungs- und Schlussrechnung die gleichen Debitoren beteiligt und zum Schluss die Salden ausgeglichen. Zusätzlich werden für die Konten der Anzahlungsrechnungsverbuchung (Erhaltene Anzahlungen und erhaltene Anzahlungen bezahlt) die Länderartübersetzungen anhand der Steuerkategorie des Debitorenkontos verwendet. Umsatzsteuerlich wird der Rechnungsempfänger dann gleich wie die Lieferadresse behandelt.

Vorausrechnung?

Ein manchmal verwendeter Begriff anstelle des richtigen Begriffes Anzahlungsrechnung. Siehe bitte Anzahlungsrechnung.
Auslöser ist immer, dass ein Kunde bevor er die Ware erhält, den vollen oder einen Teil des Auftragswertes vorauszahlen muss.
Die richtige Abwicklung ist immer, zuerst den Auftrag anzulegen, dann auf diesen Auftrag eine Anzahlungsrechnung mit dem vereinbarten Vorausbetrag als Handeingabe einzubuchen. Hat der Kunde die Anzahlungsrechnung bezahlt kann produziert und dann geliefert werden. Die Lieferung erfolgt mittels Lieferschein und die Verrechnung des / der Lieferscheine(s) erfolgt mit einer Schlussrechnung. Damit sind die Anzahlungsrechnungen abgeschlossen und der verbleibende Saldo, welcher 0 oder auch negativ sein kann, aber hoffentlich positiv ist, ist mit der Schlussrechnung noch zu bezahlen.

Mehrere Schlussrechnungen pro Auftrag?

Es sollte dem Kunden eine Auftragsbestätigung gesandt werden, damit das Gesamtvolumen des Auftrags klar ist, aber es werden dann in mehreren (Teil-)Lieferungen jeweils Anzahlungsrechnungen gelegt, wobei die Lieferungen dann jeweils eigenständig Schluss-abgerechnet werden. Wie kann das dargestellt werden?
Nutzen Sie dafür die Funktionalität Rahmenauftrag mit Abrufaufträgen. D.h.

• dem Kunden wird als Bestätigung des Gesamtvolumens eine Rahmenauftragsbestätigung gesandt
• für den ersten Lieferauftrag wird eine Abruf-Auftragsbestätigung aus dem Rahmenauftrag erstellt
• auf diese Abruf-Auftragsbestätigung wird eine Anzahlungsrechnung in der vereinbarten Höhe erstellt
• Zahlungen usw. wie mit Kunde vereinbart
• dann wird die Gesamt-Lieferung durchgeführt
• nun kann für diese Gesamtlieferung die Schlussrechnung zu dem Abruf-Auftrag erstellt werden
• für die nächste Teillieferung wird ein weiterer Abrufauftrag angelegt und in gleicher Weise vorgegangen.

Welches Zahlungsziel wird für Anzahlungsrechnungen verwendet?

Anzahlungsrechnungen werden als Rechnung mit Auftragsbezug erstellt. Somit wird in der Regel das Zahlungsziel aus dem Auftrag verwendet.
Um nun für die Anzahlungsrechnungen abweichende Zahlungsziele, z.B. sofort, automatisch eintragen zu können, kann im System, Mandant, Vorbelegungen für die Anzahlungen ein eigenes Zahlungsziel definiert werden.

Wie ist bei einer Rückerstattung von bezahlten Anzahlungsrechnungen vorzugehen?

Sollte der, hoffentlich für Sie nie zutreffende, Fall eintreten, dass ein Auftrag, für den Sie Anzahlungsrechnungen gelegt haben, nicht geleistet werden kann, so tritt hier der Fall ein, dass Sie dem Kunden das auf die Anzahlungsrechnung(en) bezahlte Geld wieder zurückbezahlen müssen. In diesem Falle gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Stornieren Sie eventuell noch offene Anzahlungsrechnungen und senden Sie die Stornobelege dem Kunden
2. Summieren Sie den Nettobetrag der bereits bezahlten Anzahlungsrechnungen. Ev. nur teilbezahlte Anzahlungsrechnungen, ändern Sie so ab, dass der Wert der Anzahlungsrechnung dem Zahlbetrag entspricht.
3. erstellen Sie nun eine Schlussrechnung mit dem Wert der bereits bezahlten Anzahlungsrechnungen und aktivieren Sie diese. Damit wandert der Anzahlungsbetrag in den Erlös. Der offene Zahlbetrag der Schlussrechnung muss 0,00 sein.
4. erstellen Sie nun eine Gutschrift für die Schlussrechnung mit dem Wert (nicht dem offenen Zahlbetrag) der Schlussrechnung und dem gleichen Artikel wie in der Schlussrechnung (Gegebenenfalls kopieren Sie den Inhalt der Schlussrechnung über die Kieselstein ERP Zwischenablage in die Gutschrift). 5.) nun bezahlen Sie die Schlussrechnung mit dem Zahlbetrag von 0,0 6.) Überweisen Sie Ihrem Kunden den zurückzuzahlenden Betrag und buchen diese Zahlung in die Gutschrift.
   Bitte achten Sie darauf, dass das Datum der Belege / Zahlungsbuchungen der Punkte 3.) bis 5.) zum gleichen Belegdatum bzw. Zahlungsdatum erfolgen.

Wie werden allgemeine Rabatte auf Anzahlungsrechnungen dargestellt?

Wenn auf der Anzahlungsrechnung in den Konditionen ein allgemeiner Rabatt eingetragen ist, so wird dies in einer eigenen Zusammenfassung am Ende der Positionen der Anzahlungsrechnungsinformation dargestellt.
Somit ist auch der aus dem Anzahlungssatz ermittelte Wert und der sich daraus ergebende Nettobetrag ersichtlich.
Die tatsächliche Abrechnung inkl. Mehrwertsteuer wird dann in der eigentlichen Rechnung dargestellt.

Anzahlungsrechnungen für das folgende Jahr

Hier geht es insbesondere um die Erbringung von Montageleistungen für das Jahr 2024 und die Forderung an den Kunden noch in 2023 eine Anzahlung zu leisten. Für die Schweiz ergibt sich hier als Besonderheit, dass am 1.1.2024 ein MwSt Satz Änderung von 7,7 auf 8,2 % Beschlossen wurde. Da nun das Leistungserbringungsdatum ja erst in 2024 ist, muss auch die Umsatzsteuer von 2024 angewandt werden. D.h. man muss dafür einen eigenen MwSt Satz Bezeichnung z.B. Anzahlungsrechnung für Leistungserbringung nächstes Jahr einrichten und hier bereits ab 2023 die geänderte MwSt definieren können. Üblicherweise ergibt sich das Leistungserbringungsdatum aus dem Lieferscheindatum. Einzig bei der Anzahlungsrechnung müsste man dies z.B. mit dem Finaltermin des Auftrags kombinieren und in Abhängigkeit davon den MwSt Satz entsprechend anwenden. Dies wäre ein Wunsch an die zukünftige Entwicklung des KES.

5 - Rechnung

Kunden-Eingangsgutschrift

Wie sind Eingangsgutschriften, welche meist von großen Kunden ausgestellt werden, zu behandeln?

1. Wichtig: Aus steuerlicher Sicht sind diese Eingangsgutschriften als Erlös zu behandeln. Lassen Sie sich daher bitte nicht durch den üblicherweise verwendeten Begriff verwirren und in die Versuchung bringen dies als negativen Aufwand z.B. in der Eingangsrechnungsverwaltung zu erfassen. Es sind dies Erlöse und daher als Rechnung zu erfassen.
2. Gerade wenn an große Kunden geliefert wird, wird es, von diesen oft sehr großen Unternehmen, erzwungen, dass die Vergütung nach deren Wareneingangsbuchung erfolgt. Damit verbunden ist eine automatische Erstellung von Gutschriften, welche in aller Regel auch eine umgehende Überweisung an Sie als Lieferanten nach sich ziehen. Insofern wird das von den großen Kunden auch gerne als Serviceleistung an deren Lieferanten (die Kieselstein ERP Anwender sind) verkauft.

Leider ist es so wie überall im Leben, dazwischen sitzen Menschen, welche auch mal Fehler machen. So kommt es immer wieder vor, dass Wareneingangsbuchungen nicht / nicht richtig erfasst werden. Wie kann man das abfangen?

• Erstellen Sie für jede Ware die Ihr Haus verlässt, über Ihr Unternehmen abgewickelt wird, einen Ausgangslieferschein (das sollte sowieso eine generelle Regel sein).
• Erstellen Sie für jede Eingangsgutschrift die Sie von Ihrem Kunden erhalten eine Ausgangsrechnung mit Bezug zur Eingangsgutschrift, in der die Lieferscheine abgerechnet werden.

So behalten Sie auf einfache Weise den Überblick über die noch offenen Lieferschein an den jeweiligen Kunden. Prüfen Sie regelmäßig, z.B. einmal im halben Jahr, ob den alles richtig verrechnet ist, oder ob längst fällige Lieferscheine noch nicht verrechnet wurden.

Warum ist das wichtig?

Es ist in der Praxis bei den verschiedensten Unternehmen, in der jeweiligen Branche durchaus namhaften Kunden, immer wieder vorgekommen, dass ganze LKW-Züge an Ware nicht verrechnet wurden. Mit dem hier nicht fakturierten Geld, amortisiert sich Ihr ERP-System innerhalb von Tagen!!

Was natürlich oft zur gänzlichen Verwirrung beiträgt ist, dass viele von Eingangsgutschriften sprechen, aber keine Unterscheidung zwischen der Gutschrift einer Eingangsrechnung eines Lieferanten machen (die z.B. wegen Fehllieferung ausgestellt wurde) und einer Gutschrift von einem Kunden Aufgrund der Lieferung einer Ware.

6 - Rechnung

Mahnen der Rechnungen

Mit dem in Kieselstein ERP implementierten Mahnwesen wird sowohl der Bereich der Einzelmahnung als auch der Sammelmahnung abgedeckt. Für das Verhalten des Mahnwesens sind die Einstellungen der Mahnstufen und der Mahntexte, welche Sie im Modul Rechnung, Grunddaten vornehmen, relevant. Basis des Mahnwesens ist das Rechnungsdatum und das Feld Tage Netto des Zahlungszieles (siehe System, Mandant, Zahlungsziel). Bei dem Mahnlauf bestimmen das Rechnungsdatum plus Tage Netto die Fälligkeit der Rechnung. Zu diesem Datum werden noch die Mahntage der ersten Mahnstufe hinzugerechnet. Ab dem sich nun ergebenden Datum wird die Rechnung als zu mahnen vorgeschlagen. Wurde eine Rechnung gemahnt, so bestimmen wiederum die Mahntage der nächst höheren Mahnstufe, wann die Rechnung erneut zur Mahnung vorgeschlagen wird (wenn sie bis dahin nicht bezahlt wurde). Hier wird als Bezug jedoch das Datum der letzten Mahnung verwendet.

Ein Beispiel:

Rechnungsdatum:    1. 4.2005
Zahlungsziel: 8Tage 2%, 30 Tage netto
Fälligkeit:               1.5.2005
In der Mahnstufe zur ersten Mahnung sind 5Tage eingetragen.
Mahnlauf erfolgt am 2.5.2005
    Die Rechnung wird nicht gemahnt.
Mahnlauf erfolgt am 9.5.2005
    Die Rechnung kommt in Mahnstufe 1 als letztes Mahndatum wird der 9.5.2005 eingetragen
In der Mahnstufe zur zweiten Mahnung sind 14Tage eingetragen.
Mahnlauf erfolgt am 20.5.2005
    Die Rechnung wird noch nicht erneut gemahnt.
Mahnlauf erfolgt am 24.5.2005
    Die Rechnung wird mit Mahnstufe zwei gemahnt.
    Sind nun entsprechende Kostensätze für Mahnspesen und Mahnzinsen hinterlegt, so wird dies ebenfalls auf die Mahnung aufgerechnet.

Es können bis zu 98 Mahnstufen definiert werden. Die Mahnstufe 99 wird als sogenanntes Rechtsanwaltsschreiben geführt. Dies bedeutet, dass durch Erreichen dieser Mahnstufe die weitere Mahnung nicht mehr von Kieselstein ERP unterstützt wird. Vielmehr wird, durch Sie, diese Rechnung den Gerichten, Ihrem Rechtsanwalt übergeben. Mit diesem Schreiben beauftragen Sie Ihren Rechtsanwalt mit der Eintreibung Ihrer Forderungen. Die Rechnung in Mahnstufe 99 wird von Kieselstein ERP nach wie vor als offen geführt, aber nicht mehr gemahnt. ACHTUNG: In der Liste der zu mahnenden Rechnungen erscheint diese Rechnung nicht mehr.

Beispiel für übliche Mahnstufen: Hinweis: Ein Mahnlauf basiert auf den zum Zeitpunkt des Mahnlaufes gebuchten Beträgen. Wenn Sie nach Durchführung des Mahnlaufes Zahlungen einbuchen, so wird dadurch der Status, der offene Wert der jeweiligen Rechnung im Mahnlauf NICHT verändert.

Durchführen eines Mahnlaufes, Sammelmahnung

Unter klicken Sie auf neu .

Nun werden alle offenen Rechnung des Mandanten nach den obigen Regeln durchsucht und die zu mahnenden Rechnungen in die Mahnliste aufgenommen. Bitte beachten Sie dazu auch die Einstellung des Parameters MINDEST_MAHNBETRAG, dieser steuert ab welchem Betrag eine Mahnung erstellt wird. In der Auswahlliste der Mahnläufe erhalten Sie einen neuen Eintrag. In diesem ist 

das Datum des Mahnlaufes, die Anzahl der zu mahnenden Rechnungen und die Anzahl der davon noch nicht gemahnten Rechnungen angeführt.

Im Reiter sehen Sie nun eine Liste aller zu mahnenden Rechnungen.

Sie können hier die Mahnung einer einzelnen Rechnung ausdrucken , 

eine einzelne Rechnung aus der Mahnliste herauslöschen ,

und mit die Mahnstufe der Rechnung verändern.

Eine bereits gemahnte Rechnung, also eine gedruckte Mahnung kann mit wieder zurückgenommen werden.

Der Status des Mahnungsdruckes ist anhand des Häkchens am rechten Rand ersichtlich.

= Mahnung bereits gedruckt. 

Gedruckte Mahnungen reduzieren auch die Anzahl der Offenen in der Sicht Mahnungslauf.

Wurden alle Mahnungen eines Mahnlaufes versandt, so kann ein neuer Mahnlauf gestartet werden.

Wichtig: Wird der Mahnungsdruck aus der Sicht gestartet, so werden sogenannte Sammelmahnungen erstellt. D.h. pro Kunde wird nur eine Mahnung versandt.

Wird der Mahnungsdruck aus der Sicht gestartet, so wird nur diese eine Rechnung gemahnt. Ein nachfolgender Mahnungsdruck aller Mahnungen könnte eine weitere Mahnung an den gleichen Kunden senden.

Mahnlauf zurücknehmen

Im Modulreiter Mahnläufe. Damit werden alle bereits als ausgedruckt gekennzeichneten Mahnungen wieder als nicht ausgedruckt gekennzeichnet. Damit können Sie bereits versandte Mahnungen erneut versenden.

Mahnlauf löschen

Im Modulreiter Mahnläufe. Hiermit löschen Sie den gesamten Mahnlauf. Z.B. wenn Sie vor dem Erstellen des Mahnlaufes vergessen haben Zahlungen einzubuchen.

Einzelmahnung

Aus der Auswahlliste der Rechnungen heraus gibt es eine weitere Möglichkeit gezielt einzelne Rechnungen zu mahnen.

Markieren Sie dazu die Rechnung und wählen Sie Rechnung mahnen.

Nun können Sie gezielt die Mahnung dieser einen Rechnung definieren.

Bitte beachten Sie dass diese Einzelmahnung ebenfalls in die Verwaltung der Mahnungen / der Mahnlisten aufgenommen wird.

Bei einer neuen Mahnstufe wir ein neuer Mahnlauf mit nur dieser einen Rechnung angelegt. Bei einer bestehenden Mahnstufe wird der dazugehörende Mahnlauf verwendet.

Zum Zurücknehmen der Mahnstufe wählen Sie Rücknehmen der letzten Mahnung und klicken auf aktualisieren .

Bitte beachten Sie, dass beim Zurücknehmen der Mahnstufe der dazugehörende Mahnlauf nicht gelöscht wird.

Bitte beachten Sie, dass abhängig von wo aus die Mahnungen gedruckt werden unterschiedliche Formulare zur Anwendung kommen.

Wird die Mahnung aus der Rechnung (Rechnung, Mahnen) oder aus der Liste der Mahnläufe heraus gedruckt, so wird das Formular für die Einzelmahnung verwendet (finanz_mahnung). Wird aus der Auswahlliste der bisherigen Mahnläufe der Druck der Mahnungen aufgerufen, so werden alle Mahnungen dieses Mahnlaufes als Sammelmahnung gedruckt und es wird das Formular der Sammelmahnung (finanz_sammelmahnung) verwendet.

Die Sammelmahnung bewirkt, dass pro Kunde nur ein Mahnformular mit allen zu mahnenden Rechnungen gedruckt wird.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Formular der Sammelmahnung immer nur beim Start des Sammelmahnungslaufes geladen wird.

Sonderform der Mahnung

Manche Kunden mancher Kieselstein ERP Anwender zahlen die Rechnungen schneller, wenn Sie die Rechnung explizit ausgedruckt erhalten. Daher gibt ist den Systemparameter AUSFUERHLICHER_MAHNUNGSDRUCK_AR. Steht dieser auf 1, so wird die Mahnung mit den Inhalten der Rechnung ausgedruckt und zusätzlich noch die Mahnstufe übergeben.

Hinweis: Diese Sonderform des Ausdruckes, steht nur unter Mahnwesen, Mahnungen (der Mahnläufe) zur Verfügung.

Versenden der Mahnungen nicht möglich

Erscheint beim Email- bzw. Faxversand der Sammelmahnungen folgende Fehlermeldung, so ist bei den angeführten Kunden keine EMailadresse bzw. Faxnummer hinterlegt. Tragen Sie diese bitte nach und starten Sie dann den Versand erneut.

Es gibt bereits Mahnungen zu dieser Rechnung

Wenn bereits eine Mahnung zu einer Rechnung versandt wurde, so kann diese nicht mehr verändert werden.

Sollte die Rechnung trotzdem verändert werden müssen, so müssen die Mahnungen dieser Rechnung aus den Mahnungsläufen entfernt werden.

Das Datum des jeweils letzten Mahnlaufes sehen Sie in den Kopfdaten. Gehen Sie mit diesem Datum auf den unteren Modulreiter Mahnwesen, wählen Sie den Mahnlauf des letzten Mahndatums aus den Kopfdaten, wechseln Sie auf den Modulreiter Mahnungen und löschen Sie daraus die entsprechende Mahnung. Wurde die Mahnung bereits gedruckt, so muss zuerst noch der Druck zurückgenommen werden.

Üblicher Ablauf der Mahnungen

In der Praxis hat sich folgende Vorgehensweise im Mahnwesen bewährt.

1. Es werden die Zahlungen (die Bank) in die Ausgangsrechnungen eingetragen.
2. Es wird ein neuer Mahnlauf erstellt
3. Es werden alle Mahnungen aus dem Mahnlauf als Sammelmahnung oder auch als Einzelmahnungen aus dem Modul Mahnwesen (!!) versandt.

In vielen großen und kleinen Unternehmen wird dieser Lauf einmal pro Woche durchgeführt. Dies ist sicherlich die effizienteste Form, um einen effektiven Zahlungseingang sicherzustellen.

Wieso sind in der Liste der Mahnungen auch Gutschriften angeführt?

In aller Regel ist der Mahnlauf ja auch immer eine Betrachtung der offenen und überfälligen Rechnungen.
Da bei überfälligen Rechnungen immer auch Gutschriften zu berücksichtigen sind, werden diese im jeweiligen Mahnlauf mit angeführt. Drucken Sie nun eine Sammelmahnung für den Kunden aus, so werden hier auch die Gutschriften angeführt und Sie mahnen nur den offenen Betrag.
Daher werden auch Rechnungen die bereits in der höchsten Mahnstufe sind mit angeführt. Es geht immer darum, dass Sie einen Überblick über die Zahlungssituation ihres jeweiligen Kunden haben.

Gibt es einen Mindestmahnbetrag?

Ja. Dieser kann in den Mandantenparametern unter MINDEST_MAHNBETRAG eingestellt werden. Er ist standardmäßig auf 5,- (€) eingestellt. Dies bedeutet für Sie auch, dass Sammelmahnungen deren Saldo unter diesem Mindestmahnbetrag ist, nicht versandt werden. Damit wird auch erreicht, dass alleinstehende Gutschriften, die zu Ihrer Information angezeigt werden, nicht gemahnt werden.

Wo sieht man Rechnungen mit Mahnsperren ?

Im unteren Modulreiter Mahnwesen (im Modul Rechnungen) werden im oberen Modulreiter 3 Mahnsperren die aktuell eingetragenen Mahnsperren auf den Ausgangsrechnungen angezeigt.

Wie testet man Sammelmahnungen?

Gerade zu Beginn ist es erforderlich auch die Mahnungsformulare und Texte an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Da man dabei manchmal die Mahntage der Mahnstufen verstellt um auch entsprechende Mahnungen zu erhalten, sollten diese auf keinen Fall zum Kunden gelangen. Das Einfachste ist, die Sammelmahnungen direkt zu drucken. Nach erfolgtem Druck sind alle Mahnungen auf bereits gemahnt gestellt und können durch Klick auf Mahnlauf löschen wieder als Mahnung noch nicht gedruckt gesetzt werden.
Beachten Sie, dass damit die auch die Rechnungen mit Mahnsperren und die Gutschriften usw. als nicht mehr gemahnt gekennzeichnet sind. Umgekehrt kann auch der ganze Mahnlauf gelöscht und neu erstellt werden.

Können Kunden ab einer gewissen Mahnstufe automatisch gesperrt werden?

Mit dem Parameter LIEFERSPERRE_AB_MAHNSTUFE kann eingestellt werden, ab welcher Mahnstufe bei einem Kunden automatisch die Liefersperre gesetzt wird. Nutzen Sie dies um entsprechende Infos an Ihre Mitarbeiter über das Zahlungsrisiko zum Kunden weiterzugeben. Hinweis: Bei der Rücknahme der Mahnstufe erscheint eine Warnung und es muss von Ihnen selbst entschieden werden, ob Sie bei dem Kunden die Liefersperre belassen oder nicht. Hinweis: Wird die auslösende Rechnung für die Liefersperre bezahlt, so bleibt ebenfalls die Mahnsperre bestehen, bis diese von Ihnen zurückgenommen wird. Siehe dazu auch Mahnsperre. Nutzen Sie dafür gegebenenfalls auch die Hinweise bei Kundenzahlung im Kundenkommentar.

Wo können Mahnspesen definiert werden?

Die Basismahnspesen definieren Sie in den Grunddaten der Rechnung, im Reiter Mahnstufe. Geben Sie hier neben den Mahntagen auch den Zinssatz, dieser wird vom Jahreszinssatz auf die Tage umgerechnet, und die Spesen für die jeweilige Mahnstufe an.
Für Fremdwährungs-Mahnspesen definieren Sie diese im Modul Finanzbuchhaltung, unterer Reiter Währungen.
Hier wählen Sie die Fremdwährung aus und definieren im Reiter Mahnspesen die Mahnspesen in der gewählten Währung. Sind in der Fremdwährung keine Mahnspesen definiert, so werden die Standardmahnspesen in die Fremdwährung umgerechnet.

Kann ich bei der Mahnung auch die Rechnungsdaten mitschicken?

Ja, bitte stellen Sie den Parameter AUSFUEHRLICHER_MAHNUNGSDRUCK_AR auf 1.  Dieser gibt an ob in Mahnungen die Mahnungsdaten zu sehen sind oder die Rechnungsdaten + Mahnstufe. Das bedeutet, dass, wenn dieser Parameter eingeschalten ist, Sie an Ihre Kunden die Rechnung nochmals verschicken mit den zusätzlichen Informationen der Mahnung.

Wie ist zur Definition der Mahntexte vorzugehen?

Um die Mahntexte der verschiedenen Mahnstufen zu definieren wechseln Sie in den Grunddaten der Rechnung in den oberen Reiter Mahntext. Definieren Sie hier nun den für die jeweilige Mahnstufe gewünschten Text. Bitte beachten Sie, dass die Definitionen der Mahnstufen und der Mahntexte übereinstimmen.

Beim Mahnen wird Mahntext1, 2, .. angedruckt?

Bitte definieren Sie wie oben beschrieben die Mahntexte und auch die Mahnstufen.

Können auch Lastschriften definiert werden ?

[Ja, siehe bitte](../Finanzbuchhaltung/Zahlungsvorschlag.htm#SEPA Lastschrift Bank).

Wie gehe ich für die Mahnungen vor?

Unser Rat ist, dass die Zahlungsziele und die Mahnfristen (Reiter Mahnstufen der Grunddaten der Rechnung) richtig eingestellt sind.
Damit haben Sie die sehr praktische Möglichkeit die offenen und überfälligen Ausgangsrechnungen fast automatisch zu mahnen.
Dazu legen Sie wie oben beschrieben einen neuen Mahnlauf an.
Idealerweise sortieren Sie die Liste der Mahnungen nach Kunden und innerhalb der Kunden nach Rechnungsnummer (Klick auf Kunden, Klick mit Strg gedrückt auf Rech_Nr. Speichern Sie dies ab)
Nun sehen Sie welche Rechnung zu mahnen ist. Sollte nun doch eine Rechnung nicht zu mahnen sein, so löschen Sie diese bitte aus dem Mahnlauf heraus.
Das ist vor allem deswegen wichtig, da durch den Eintrag in diese Mahnliste die Mahnstufe der Rechnung erhöht wird. D.h. wenn Sie nun zwar die Mahnungen z.B. ausdrucken aber nicht versenden, so würde der Kunde schlimmstenfalls in die höchste Mahnstufe rutschen, er hat aber die Information noch gar nicht erhalten. Das heißt es könnte so auch passieren, dass der Kunde immer weiter in der Mahnstufe nach oben rutscht. Dann kommt ein z.B. Supportanruf dieses Kunden, die Buchhaltung ist gerade nicht erreichbar, es ist ja eh alles im Kieselstein ERP sichtbar. Der Mitarbeiter sieht, der Kunde ist in Mahnstufe 3, keine Unterstützung, ganz schlechter Zahler.
Nun hat aber der Kunde ev. die Rechnung gar nicht bekommen und die Mahnungen haben Sie zwar im System erfasst aber nicht versandt. Die Wirkung davon wird normalerweise von kundenorientierten Serviceunternehmen nicht gewünscht. Daher eben bitte die Mahnungen vorher richtig aufbereiten.
D.h. nachdem Sie die Mahnungsliste bearbeitet haben und hier die wirklich zu mahnenden Rechnungen enthalten sind, versenden Sie idealerweise die Mahnungen direkt per EMail.

An welche EMail-Adressen werden die Mahnungen versandt?

Die EMail Adressen für die Mahnungen werden ohne Berücksichtigung der Rechnungs-EMail-Adresse des jeweiligen Kunden versandt. Das hat für Sie den Vorteil, dass der Auftraggeber davon erfährt, dass Ihre Rechnung noch nicht bezahlt ist.
In manchen Unternehmen hat es sich auch bewährt, dass die Mahnungen an z.B. allgemeine Adressen wie Office@… oder an bestimmte Personen gesandt wird. Um dies steuern zu können können spezielle Ansprechpartnerfunktionen definiert werden, mit denen dies spezifisch gesteuert werden kann. Siehe dazu

7 - Rechnung

Zahlung

Sowohl in der Eingangs- als auch in der Rechnungsverwaltung steht der Modulreiter Zahlung zur Verfügung.

Buchen Sie hier die ein- oder ausgehenden Zahlungen auf Ihre Rechnungen.

Es stehen vier Zahlungsarten zur Verfügung

1. Zahlung auf eine Bankverbindung
   Es wird hier die im Mandanten hinterlegte Bankverbindung vorgeschlagen
2. Bar
   Also Zahlung auf eines der Kassenbücher
3. Gegenverrechnung mit einer Eingangsrechnung
4. Rechnungsausgleich durch eine Gutschrift Geben Sie hier die entsprechende Gutschrift an.

Um Zahlungsbuchungen der verschiedenen Zahlungsarten durchführen zu können, müssen zuerst die Verbindungen der Zahlungsarten Bank und Bar definiert werden.

Zahlungsart: Bank

Grundsätzlich muss im Modul Partner, unterer Modulreiter Bank die gewünschte Bank definiert sein.

Nun können Sie im Modul [Finanzbuchhaltung](../Finanzbuchhaltung/index.htm#Eigene Bankverbindungen) Ihre (offizielle) Bankverbindungen (unterer Modulreiter) definieren. Bitte beachten Sie, dass die Bank auch einem entsprechenden Sachkonto zugeordnet werden muss. Definieren Sie also vorher die Sachkonten für jede Ihre Bankverbindungen im richtigen Buchungskreis.

Nachdem Sie nun Ihre Bankverbindungen definiert haben, können Sie im Modul Systemdaten, unterer Modulreiter Mandant, oberer Modulreiter Lieferkonditionen die üblicherweise für die Zahlungsbuchungen verwendete Bank hinterlegen. [Siehe dazu auch](#Vorgeschlagene Bank definieren).

Zahlungsart: Bar

Für die Zahlungsart Bar muss zumindest ein Kassabuch definiert werden. Auch dieses wird im Modul Finanzbuchhaltung, unterer Modulreiter Kassenbuch definiert. Bitte beachten Sie auch hier, dass Sie für jedes Kassenbuch ein korrespondierendes Sachkonto benötigen.

Zahlungsart: Gegenverrechnung

Da es auch Gegenverrechnungen zwischen Kunden und Lieferanten gibt, also Partnern mit denen Sie sowohl in einer Kunden als auch einer Lieferanten Beziehung stehen, haben wir auch die Möglichkeit geschaffen, dass (Ausgangs-)Rechnungen mit Eingangsrechnungen ausgeglichen werden. Verwenden Sie dazu die Zahlungsart Gegenverrechnung und wählen Sie dann die Eingangsrechnung aus, mit der Sie Rechnung ausgleichen wollen (diese kann auch teilbezahlt sein). Zusatzkosten werden in der Auswahl nicht angeführt.

Beim Speichern wird automatisch eine gegengleiche Buchung in den Zahlungen der entsprechenden Eingangsrechnung gemacht. Daher ist die Buchung der Gegenverrechnung aus Sicht der Eingangsrechnung derzeit nicht möglich.

Zahlungsart: Gutschrift

Es kommt immer wieder vor, dass Ausgangsrechnungen, zumindest teilweise, durch Gutschriftsbeträge ausgeglichen werden. Um den Ausgleich einer Ausgangsrechnung durch eine Gutschrift zu buchen wird diese “Zahlung” bei der Ausgangsrechnung hinterlegt.

Wählen Sie die durch die Gutschrift auszugleichende Rechnung, wechseln Sie in den Reiter Zahlungen und nach Klick auf Neu wählen Sie die Zahlungsart Gutschrift aus. Nun klicken Sie auf den Knopf Gutschrift und wählen die Gutschrift mit der diese Rechnung ausgeglichen wird aus. Wählen Sie nur offene Gutschriften aus. Durch diesen Vorgang wird die Gutschrift automatisch auf bezahlt gesetzt. Gegebenenfalls muss die Rechnung noch auf vollständig erledigt gesetzt werden.

Tipp:

Wurde für eine Rechnung teilweise eine Gutschrift ausgestellt, so buchen Sie zuerst die Gutschrift in die Zahlung und danach erst den vom Kunden erhaltenen Betrag. So sehen Sie sofort, ob der Kunde tatsächlich den vereinbarten Betrag bezahlt hat.

Zahlungsart: Wechsel

Da diese Zahlungsart derzeit sehr ungewöhnlich ist und auch die richtige Verbuchung der verschiedenen Stati der verschiedenen Wechselarten komplex wird, haben wir auf die Umsetzung bis auf weiteres verzichtet. Sollten Sie wirklich Wechsel akzeptieren / ausstellen, so legen Sie bitte ein passendes Bankkonto an und verbuchen Sie die Zahlung der Rechnung auf dieses Konto. Die tatsächlich offenen Wechsel sehen Sie dann beim entsprechenden Konto.

Zahlungsart: Vorauszahlung

Um die Zahlungsart Vorauszahlung zu verwenden gehen Sie wie folgt vor: (hierzu benötigen Sie das Modul Integrierte Finanzbuchhaltung von Kieselstein ERP)

Erstellen Sie eine neue manuelle Buchung im Modul Finanzbuchhaltung als Umbuchung Bank an Debitor. Beachten Sie bitte, dass eine Zahlung immer als steuerfrei zu definieren ist.

Nun erstellen Sie in der Eingangsrechnung eine neue Zahlung mit der Art Vorauszahlung.

Mit Klick auf den Button Vorauszahlung erhalten Sie eine Liste aus den “Offenen Posten” mit Buchungsart Umbuchung des jeweiligen Kreditors.

Wählen Sie die gewünschte Buchung aus und bestätigen mit Enter / Doppelklick.

Nun wird eine neue Zahlung der Rechnung erfasst. Ist die Vorauszahlung höher als der Rechnungsbetrag wird der Rest als neue Vorauszahlungs-Umbuchung gebucht und der Saldo bleibt am Debitorenkonto erhalten. 

Ich habe mich bei der Erfassung der manuellen Buchung für die Vorauszahlung vertippt - wie korrigiere ich den Fehler?

Um die manuelle Buchung zu korrigieren, die schon als Vorauszahlung bei einem Beleg hinterlegt ist, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wechseln Sie in den Reiter Zahlungen beim entsprechenden Beleg. Nun löschen Sie die Zahlung der zu ändernden Vorauszahlung. Im Anschluss kann die Umbuchung z.B. im Kreditorenkonto bearbeitet werden. Korrigieren Sie die Buchung und erfassen die Zahlung beim Beleg nochmals neu.

Bei der Zahlung wird keine Bankverbindung vorgeschlagen?

Welche Bank für eine neue Zahlung vorgeschlagen wird, kann unter System, unterer Modulreiter Mandant, oberer Modulreiter Vorbelegungen, Bereich Allgemein, Bankverbindung definiert werden. Für die Definition Ihrer eigenen Bankverbindungen für die Zahlungen siehe bitte Definition der [eigenen Bankverbindungen](../Finanzbuchhaltung/index.htm#Eigene Bankverbindungen).

Welcher Wert wird im Feld “Auszug” im oberen Modulreiter “Zahlung” eingetragen?

Bei einer Zahlung über die Bank, werden in aller Regel diese Zahlungen in den Kontoauszügen der Bank dokumentiert. Damit Sie eine eindeutige Zuordnung der Zahlung zur Buchung auf Ihrem Bankkonto haben, geben Sie hier die Kontoauszugsnummer mit dem die Zahlung durchgeführt wurde an.

Gerade wenn auch das Modul integrierte Finanzbuchhaltung verwendet wird, so achten Sie darauf, dass die Kontoauszugsnummern chronologisch fortschreitend sind und exakt die Kontoauszugsnummern Ihrer Bank-Kontoauszüge widerspiegeln. Eine Vergabe von Kontoauszugsnummern z.B. in Form eines Datums, noch dazu in deutscher Schreibweise ist dafür völlig ungeeignet.

Sollten Sie Kontoauszüge ohne laufenden Kontoauszugsnummern erhalten, z.B. bei Internetbanking, so drucken Sie z.B. die jeweils verbuchten Bankbelege aus und vergeben diesen manuell eine aufsteigende Auszugsnummer.

Nur damit erhalten Sie eine entsprechende Übersicht über das jeweilige Bankkonto.

Wie werden Kreditkartenabrechnungen erfasst?

Genau betrachtet ist eine Kreditkarten Zahlung nichts anderes als ein Bankkonto bei einem weiteren Bankinstitut. D.h. legen Sie in den Bankverbindungen (Modul Finanzbuchhaltung) eine weitere Bank an und buchen Sie die Zahlungen auf diese Bank. Als Kontoauszugsnummer geben Sie die laufende und aufsteigende Abrechnungsnummer des Kreditkarteninstitutes an.

Haben Sie auch das Modul integrierte Finanzbuchhaltung, so wird der Kontoausgleich Kreditkartenkonto gegen Bank mit der Abbuchung von Ihrem Bankkonto gebucht. Hier sind entsprechend zwei Kontoauszugsnummern anzugeben.

Der Skontobetrag bleibt immer offen?

Ja das ist richtig so. Auch wenn ein Kunde eine Rechnung mit Skonto bezahlt, so sehen Sie in der Darstellung unter Offen den nicht bezahlten Betrag. Zugleich wird darunter der Erledigt Status der Rechnung mit dem Haken bei Erledigt angezeigt. D.h. obwohl der Kunde den Betrag unter offen weniger Bezahlt hat, haben Sie die Rechnung als erledigt akzepiert. Der Vorteil ist, dass Sie immer sehen um wieviel weniger der Kunde tatsächlich bei dieser Rechnung bezahlt hat.

Wird der skontierte Betrag bei der Zahlung vorgeschlagen?

Ja. Wenn in der Definition der Zahlungsziele (System, Mandant, Zahlungsziel) sowohl Skontotage als auch Skontoprozente definiert sind, so werden bei der Bezahlung einer Rechnung auch die entsprechenden skontierbaren Beträge angezeigt. Durch Klick auf Übernehmen in der entsprechenden Skontozeile wählen Sie den skontierten Betrag als Zahlbetrag aus. Da Sie damit die Rechnung als Vollständig bezahlt akzeptieren wird automatisch der Haken bei Erledigt vorbesetzt, sodass die Zahlung nur mehr gespeichert werden muss.ybr Hinweis: Ist im Zahlungstext zwar ein Skonto angeführt, aber werden keine skontierbaren Beträge vorgeschlagen, so sind in der Definition des Zahlungszieles entweder der Skontoprozentsatz oder die Skontotage nicht angegeben. Ergänzen Sie bitte diese Daten.

Wie können nicht bezahlte Rechnungen gebucht werden?

Es kommt leider immer wieder vor, dass Rechnungen teilweise oder vollständig nicht bezahlt werden.

Es gibt nun zwei Vorgehensweisen wie diese Rechnungen erledigt werden können.

1. Die Einfache, welche den Minderbetrag als Skontoaufwand/-erlös bucht
2. die aus Buchhaltungssicht bessere, welche dies auf Forderungsausfall bucht.

1. Ausbuchen als Skontoaufwand / -erlös

Wählen Sie bei der Rechnung den oberen Modulreiter Zahlungen.

Legen Sie eine neue Zahlung an, wählen Sie die Zahlungsart Bank, wählen Sie Ihre übliche Bank aus, geben Sie als Auszugsnummer entweder die aktuelle Auszugsnummer oder Auszugsnummer 0 an. Geben Sie nun den (Zahl-)Betrag mit 0 ein und haken Sie das Erledigt an.

Nun klicken Sie auf speichern und bestätigen die Meldung, “Der eingegebene Betrag ist kleiner als der offene. Wirklich speichern” mit Ja. Damit ist die Rechnung, ohne Zahlung als Erledigt verbucht.

Bei einer Anbindung der Kieselstein ERP Buchhaltung wird der Differenzbetrag als Skontoaufwand/-erlös verbucht.

2. Verbuchen als Forderungsausfall

Legen Sie eine Bankverbindung an, mit dem Kontonamen Forderungsausfall. Die Bankverbindung zeigt auf das Sachkonto Forderungsausfall.

Nun buchen Sie auf die Bank Forderungsausfall die “Zahlung”, also den offenen Betrag, der nicht bezahlt wurde.
Somit ist die Rechnung ebenfalls als vollständig bezahlt eingetragen und damit erledigt und der Forderungsausfall (die uneinbringliche Forderung) wurde auf das entsprechende Konto verbucht.

Hinweis: Diese Vorgehensweise ist für Kieselstein ERP Anwender OHNE integrierter Finanzbuchhaltung die einfachste Vorgehensweise. Anwender mit intergrierter Finanzbuchhaltung gehen, wegen der richtigen Buchung der Umsatzsteuer, bitte wie folgt vor:

• legen Sie das Sachkonto Forderungsausfall an. Dieses Sachkonto ist im Kontokreis der Erlöse anzuordnen.
• Legen Sie eine Artikelgruppe an, die als Konto das Sachkonto Forderungsausfall hinterlegt hat
• Legen Sie einen Artikel z.B. Forderungsausfall an, der als Artikelgruppe oben definierte Artikelgruppe hinterlegt hat.
  Stellen Sie diesen Artikel auf nicht lagerbewirtschaftet. Gegebenenfalls verstecken Sie diesen Artikel oder hinterlegen eine entsprechende Sperre, sodass er im täglichen Geschäft nicht versehentlich verwendet wird.
• Erstellen Sie nun eine Gutschrift, Gutschriftsart Wertgutschrift, in der der Wert des Forderungsausfalls mit dem Artikel Forderungsausfall dargestellt wird. Schreiben Sie in die Gutschrift warum Sie diese rein interne Gutschrift erstellen. Z.B. Gerichtsbeschluss vom …
• Aktivieren Sie die Gutschrift, z.B. dadurch dass diese ausgedruckt wird.
• Bezahlen Sie nun die Rechnung(en) durch diese Gutschrift

Damit wurde die Umsatzsteuer-Reduktion anhand der Gutschrift gebucht und beide Belege, Rechnung als auch Gutschrift sind erledigt.
Durch die Einordnung des Sachkontos in den Kontenkreis Erlöse reduziert sich ihr Erlös. Einzig die Darstellung in der Artikelstatistik auf dem Artikel, den Sie zwar zu einem Betrag verkauft haben, für den Sie aber keinen tatsächlichen Erlös erzielt haben, fehlt. Dies gehört, jedoch genauso wie der Skontoerlös zum Unternehmerischen Gewinn gehört, so gehört auch dies nur mehr in der Finanzbuchhaltung abgebildet.

Wie kann eine Gutschrift bezahlt werden?

Auch im Modul Gutschrift gibt es den Reiter Zahlungen, sowohl in der Eingangsrechnung als auch in der Ausgangsrechnung.
Da Gutschriften in aller Regel durch eine Rechnung ausgeglichen werden, muss dieser Ausgleich in der Rechnung verbucht werden.
D.h. für die Erledigung / Zahlung einer Gutschrift gehen Sie bitte in die Rechnung, die mit der Gutschrift ausgeglichen wird und wählen hier in der Zahlung die Zahlungsart Gutschrift. Damit wird automatisch auch in der Gutschrift eine entsprechende gleichlautende Zahlungsbuchung hinterlegt.

Können Kommentare zu den Zahlungen erfasst werden?

Für Dokumentationszwecke, um die Buchungen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehen zu können, gibt es die Möglichkeit einen Kommentar zur Zahlung und der Splittbuchung zu erfassen. Dieser Kommentar wird in den Modulen der Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung und auch in der Integrierten Finanzbuchhaltung von Kieselstein ERP angezeigt. Sie können den Kommentar durch einen Klick auf den Textblock erfassen, wenn Sie im Bearbeiten der Buchungszeile sind. Sobald hier ein Eintrag besteht wird das Icon grün gefärbt . In der Liste der Zahlungseinträge und der Finanzbuchhaltung wird in der Spalte Kommentar ein Haken gesetzt, wenn ein Kommentar zu der Zeile besteht . Wenn Sie nun die Maus über die Buchung bewegen, wird der Eintrag angezeigt.

Können Zahlungen auch automatisiert erfasst werden?

Ja. Siehe dazu bitte [SEPA-Kontoauszugsimport](../Finanzbuchhaltung/Zahlungsvorschlag.htm#SEPA Kontoauszug Import).

Können SEPA Lastschriften erstellt werden?

Ja. [Siehe dazu bitte](../Finanzbuchhaltung/Zahlungsvorschlag.htm#SEPA Lastschrift Bank).

Wie kann ich eine Rechnung mit Gutschrift und Skonto ausgleichen?

Wenn als letzte Zahlung einer Rechnung eine Gutschrift eingetragen wird und der verbliebene Rest als Skonto ausgebucht werden sollte, so kommt die Fehlermeldung Die Erledigung einer Rechnung mittels Skonto während einer Gutschriftszahlung bitte mittels Durchläufer handhaben.

Das bedeutet, dass der offene Betrag entweder direkt als “Bank” auf das Skontokonto gebucht wird, oder eben dass als “Bank” das Durchläuferkonto angegeben wird und dann das Durchläuferkonto gegen den Skontoaufwand wieder ausgeglichen wird.

Wie ist bei der Skontozahlung von Eingangsgutschriften vorzugehen?

Wenn Sie von Ihren Lieferanten Rechnungen mit einem Zahlungsziel mit Skonto erhalten und nun auch einmal eine Gutschrift von diesem Lieferanten erhalten, so ist es eine faire Vorgehensweise, wenn das Skonto bei der Zahlung der Eingangsrechnung aber auch der Eingangsgutschrift berücksichtigt wird.
Um nun, gerade für die Kieselstein ERP Anwender mit integrierter Buchhaltung, dies mit automatischer Verbuchung des negativen Skontoertrages durchführen zu können, muss der Zahlungsausgleich zwischen den Eingangsrechnungen (und der Eingangsgutschrift) über ein Durchläuferkonto gebucht werden.
Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

1. Legen Sie eine Bankverbindung Durchläufer (o.ä.) an, [siehe](../Finanzbuchhaltung/index.htm#Eigene Bankverbindungen).
2. Buchen Sie den tatsächlich gegenverrechneten Betrag gegen das Durchläufer Konto
3. Erledigen Sie die Rechnung und verbuchen Sie damit den (negativen) Skontoertrag.

Beispiel:

1. eine Eingangsgutschrift mit negativem Skontoertrag kann nicht vollständig abgeschlossen werden. Dies stellt sich z.B. in der Eingangsgutschrift wie folgt dar:

Die Gegenseite auf der ursächlichen Eingangsrechnung sieht z.B. wie folgt aus:

2. Die Abwicklung über das Durchläuferkonto könnte dann ungefähr wie folgt aussehen: Tipp: Wenn Sie bei der Kontoauszugsnummer der Buchung in das Durchläuferkonto die ER Nummer der ursächlichen Eingangsrechnung mit angeben, haben Sie im Durchläuferkonto ebenfalls einen entsprechenden Zusammenhang.

Wichtig: Ändern Sie nun die Eingangsgutschrift auf die Eingangsrechnungsart Eingangsrechnung, belassen Sie aber, da ja Gutschrift, den negativen Rechnungsbetrag.

Gleichen Sie nun die Eingangsrechnungsgutschrift entsprechend gegen das Durchläuferkonto aus.

Die korrespondierenden Buchungen auf dem Durchläuferkonto sehen dann z.B. wie folgt aus:

Damit ist auch der negative Skontoerlös gebucht und die Vorsteuer entsprechend berücksichtigt.

Verbuchen der Zahlung auf eine nicht kontierte Eingangsrechnung?

Die Buchung einer Zahlung auf eine nicht kontierte Eingangsrechnung, ist nicht nur bei integrierter Finanzbuchhaltung, nicht zulässig, da alle mit der Kontierung verbundenen Buchungen damit ebenfalls nicht richtig erfolgen können. Daher sind auch die Knöpfe für neu usw. deaktiviert. D.h. um eine Eingangsrechnung bezahlen zu können, muss diese, nach bestem Wissen, richtig kontiert sein. Siehe dazu auch Rechnungslegungsgesetz, Prüfung der Vollständigkeit von Eingangsrechnungen. Ist eine Eingangsrechnung noch nicht zur Zahlung freigegeben, so nutzen Sie bitte die Funktion der Freigabe / Prüfung einer Eingangsrechnung. D.h. erfassen Sie diese vollständig, geben diese aber nicht frei. Sollten Sie nach der Zahlung einer Eingangsrechnung feststellen, dass diese anders zu kontieren ist, so kontieren Sie diese, Voraussetzung entsprechende Rechte, um. [Siehe dazu auch](../Eingangsrechnung/index.htm#Ändern der Kontierung).

8 - Stempelgebühren

Stempelgebühren

In manchen Ländern, z.B. Italien, muss bei einer Verrechnung in andere Länder für jede Rechnung eine entsprechende Stempelgebühr an das Finanzam / den Staat abgeführt werden.

Um dies abzubilden, ist die Vorgehensweise wie folgt:

• Legen einen Gebührenartikel mit der rechtlich richtigen Bezeichnung an
• definiere diesen Artikel als nicht Lagerbewirtschaftet
• für jedes (Export-) Land, für das diese Gebühr ausgewiesen werden muss, hinterlege im System, System, Land unter dem Reiter Gebührenartikel den oben definierten Artikel.
  • Kommt die Warnung kein gültiger Verkaufspreis vorhanden
    
    so muss zuerst mit dem passenden Verkaufspreis gültig ab ein Verkaufspreis für den Artikel hinterlegt werden.
    
    

9 - Rechnung

Zeitnachweis

Im Modul Rechnung, unterer Modulreiter Zeitnachweis steht ein praktisches Werkzeug zur Verfügung, um Ihre Kunden über die für die verschiedensten Projekte aufgewendete Zeit zu informieren. Diese Funktion ist dafür gedacht, dass diese Informationen täglich, per EMail, an Ihre Kunden gesandt werden.

Beim ersten Aufruf steht der Zeitbereich auf dem gestrigen Tag und für alle Bereiche Ihrer Projekte. Somit haben Sie eine Übersicht, was gestern gemacht wurde. Genauer über die Zeitbuchungen die im gewählten Zeitraum auf die verschiedenen Projektbereiche durchgeführt wurden. Hier ist auch der Grundgedanken, dass aus den Zeitbuchungen die Felder Bemerkung und E: = Externer Kommentar an den Kunden kommuniziert werden. Das Feld I: Interner Kommentar ist für Ihre Information bestimmt. Weiters wird der Projekttitel mit angedruckt, sofern er länger als 5 Zeichen ist.

Um die angezeigten Buchungen zu ändern / zu korrigieren stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. … Goto Zeitbuchung. Damit springen Sie direkt auf die ausgewählte Zeitbuchung … Goto Projekt. Damit springen Sie direkt auf das ausgewählte Projekt … Durch Klick auf den linken Textbearbeitungsbutton kann direkt der externe Kommentar bearbeitet werden.                   Mit Klick auf den rechten Textbearbeitungsbutton kann direkt der interne Kommentar bearbeitet werden.

Um nun die Zeitnachweise, welche gerne auch als Leistungsnachweis bezeichnet werden, auszudrucken, markieren Sie bitte die gewünschten Zeilen (Multiselekt) und klicken auf das Druckersymbol. Der Druck ist vor allem dafür gedacht, dass eine Vorschau der Informationen gegeben ist, welche dann direkt an Ihren Kunden gesandt wird. Um auch eventuellen den EMail-Text einzusehen, markieren Sie bitte nur eine Zeile und klicken dann ebenfalls auf Drucken. Im Druckdialog wählen Sie dann, wie in Kieselstein ERP üblich, das EMail Symbol. Hier sehen Sie dann den Text der im EMail an Ihre Kunden gesandt wird.

Um alle markierten Zeilen zu versenden, nutzen Sie bitte direkt den EMail Knopf. Welche EMail Adressen werden verwendet?

1. die Rechnungs-Empfänger EMail Adresse aus dem Kunden, Kopfdaten
   
   Ist hier nichts hinterlegt, wird
2. die allgemeine EMail-Adresse des Kunden verwendet. Ist diese nicht gegeben,
3. so fehlt auch das EMail Symbol in der Spalte. Ergänzen Sie dazu bitte die Daten entsprechend.

Wie werden fehlerhafte Zeitdaten angezeigt?

Sind Zeitdaten unvollständig, z.B. bei fehlenden Geht, ungültigen Unterbrechungen u.ä. werden diese Zeilen in Rot dargestellt und haben auch keine Dauer eingetragen

Wie mit abweichenden Zeiten umgehen?

Natürlich kommt es immer wieder vor, dass manche Zeiten in einer anderen Form, als tatsächlich aufgelaufen, an den Kunden kommuniziert werden sollten. Dafür steht, direkt im Detailbereich die Möglichkeit diese Dauer mit einer abweichenden Zahl zu übersteuern zur Verfügung. Diese Dauer wird sowohl dem Druck bzw. EMail-Versand übergeben als auch im Abrechnungsvorschlag entsprechend als abweichende Dauer behandelt.

10 - Rechnung

Verwendung der Preise und Rabatte

Da doch einige Preise, Rabatte, Aufschläge usw. in Kieselstein ERP zur Anwendung kommen, hier eine Beschreibung der Abhängigkeiten dieser Preise untereinander.

Vor den weiteren Ausführungen noch grundsätzliche Dinge in Bezug auf Rundung und Rabatte:

a.) Kieselstein ERP geht bei den Berechnungen immer von den Nettowerten aus und errechnet daraus die Bruttowerte. Also von den für den Unternehmer interessanten Werten hin zu den vom Kunden zu bezahlenden Werten inkl. der Umsatzsteuer. Aus diesem Grunde sind z.B. bei 20% MwSt Bruttobeträge wie 0,99 nicht darstellbar (Es gibt nur den Wert 0,98 oder 1,00).

b.) Rabattsätze in Rechnungspositionen sind immer nur Hilfsmittel für eine einfachere Ermittlung eines Nettopreises. Der wirklich relevante Preis ist einzig und allein der Nettopreis.

Die Berechnungen zwischen dem Einzelpreis und dem Nettopreis werden mit voller Rechengenauigkeit durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass es grundsätzlich zwei Berechnungsrichtungen gibt:

a.) von oben nach unten (vom Einzelpreis zum Nettopreis)

b.) von unten nach oben (Vom Nettopreis zum Einzelpreis)

Wenn Sie nun den Einzelpreis eingeben und dann den Rabattsatz (%) dazu und noch einen Zusatzrabatt (%) so ergibt sich daraus ein mit möglichst hoher Genauigkeit errechneter Nettopreis. Erst dieser Nettopreis wird gerundet. Zusätzlich wird für die Anzeige der Zwischenwerte (Rabattbeträge) diese ebenfalls gerundet. Es wird jedoch von oben nach unten mit voller Rechengenauigkeit gerechnet. Daraus kann es zu Darstellungen kommen, die bei reiner Betrachtung der angezeigten Zahlen unstimmig sind.

Nehmen wir nun obiges Beispiel und verändern wir nun den Nettopreis von 86,44 auf 86,00. Nun wird von unten nach oben gerechnet. D.h. der Einzelpreis wird wie eingegeben belassen, nur der Rabattsatz und der Rabattbetrag werden entsprechend angepasst. Hier kann es nun vorkommen, dass der angezeigte Rabattsatz (mit der Anzeigerundung) und der Rabattbetrag nicht auf den Cent übereinstimmen. Es wird wie bereits betont im Hintergrund immer mit voller Rechengenauigkeit des Systems gerechnet (ca. 15Stellen). Zu Ihrer Information wird die Rechenbasis durch die beiden Radiobuttons neben dem Rabattbetrag bzw. dem Nettobetrag angezeigt.

WICHTIG: Wird nun abermals in das Eingabefeld des Einzelpreises gewechselt und dann dieses Feld mit oder ohne Änderung verlassen, so wird erneut die Berechnung von oben nach unten angestoßen und dadurch unter Umständen ein neuer Nettopreis auf Basis des angezeigten Rabattsatzes (%) berechnet. Dies kann einen anderen Nettopreis zur Folge haben. Beachten Sie, dass die Anzeige der Rechenbasis umspringt.

Dies passiert gerne dann, wenn Sie mit der Tabulatortaste durch die Felder durchspringen. Programmtechnisch wird als letztes der Nettopreis verlassen und daher werden zur Basis des Nettopreises die Rabatte neu berechnet. Wenn die Rabatte ihre Rechenbasis sind, verwenden Sie nach der Eingabe des Rabattes z.B. Strg+S um den Datensatz abzuspeichern, ohne in das Feld des Nettopreises zu gehen.

Wir haben diese Rechenmethode nach ausführlichen Überlegungen gewählt, da Sie für beide Seiten, für Sie als Anwender und für Ihre Kunden die fairste Methode ist.

Ein Beispiel dazu:

Basis ist hier der Rabatt, es wird von oben nach unten gerechnet.

Hier ist die Basis der Nettopreis und es wird von unten nach oben, also der Rabatt errechnet. Daraus ergeben sich, wie oben ausgeführt unterschiedliche Rabattwerte.

Noch ein Hinweis: Der angezeigte Mehrwertsteuerbetrag und der sich daraus ergebende Bruttopreis dienen lediglich Ihrer Information. Die tatsächlichen Steuerbeträge können in Einzelfällen über den gesamten Beleg davon (geringfügig) abweichen.

Beim Rückrechnen von unten nach oben, wird ein eingegebener Zusatzrabattsatz (%) nicht verändert. Die sich daraus ergebenden Werte natürlich schon.

Und ein weiterer Hinweis: Relevant für die Versteuerung und für die Findung des Rechnungswertes ist einzig und allein der Nettopreis. Dieser wird auch auf den Belegen entsprechend angedruckt. Einzig die Funktionalität des versteckten Aufschlages kann diesen Wert noch zwischen Anzeige und Ausdruck verändern. Dies bedeutet, dass auf Basis des gerundeten Nettopreises der versteckte Aufschlag addiert wird und das Ergebnis wiederum gerundet wird. Dieses Ergebnis ist nun die Basis für den Druck und die weiteren Berechnungen. Der Nettopreis inkl. Aufschlag wird in der Benutzeroberfläche nicht angezeigt, sondern lediglich für die Findung des Belegwertes und für den Ausdruck ermittelt.

Ein Zusätzliches:

Änderungen im (unteren) Nettopreis werden nur in den Rabattbetrag und den Rabattsatz rückgerechnet und nicht in den Zusatzrabatt.

Beispiel zur Auswirkung der in den Konditionen definierten Aufschläge und Rabatte:

In den Konditionen wurde folgendes definiert:

Einzelpreis 98,00, Positionsrabatt 10%, Zusatzrabatt 2%

Einzelpreis inkl. versteckten Aufschlag = Einzelpreis * (1+verst.Aufschlag%) = 98*1,05 = 102,90

Gesamtpreis der Position inkl. Menge ausmultipliziert =

            Menge * Einzelpreis inkl. versteckten Aufschlag * (1-allg.Rabatt%) * (1-Projektrabatt%) =

            1 * 102,90 * 0,98 * 0,97 = 90,76

Hinweis: Ab der Zeilensumme wir auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet.

Die verschiedenen Preise am Ausdruck:

Bitte beachten Sie, dass wenn bei einer senkrechten Rabattspalte keine Rabattsätze oder nur negative Rabatte angedruckt würden, so wird diese Spalte grundsätzlich leer gelassen. Damit Ihr Kunde nicht auf die Idee kommt, da gäbe es noch etwas zu holen.

Bitte beachten Sie auch den Projektrabatt im Auftragsmodul, welches Ihnen wie oben ausgeführt einen zusätzlichen allgemeinen Rabatt, nach dem Gesamtrabatt ermöglicht.

Noch einige Anmerkungen zu Preisen und Berechnungen:

Eingabe der Einzelpreise: Diese sind in Kieselstein ERP so gestaltet, dass Sie zwischen 2 oder 4 Nachkommastellen in den Mandantenparametern wählen können. Diese Nachkommastellenanzahl wird auch für die Definition der Nachkommastellen für die Speicherung der Preise in die Datenbank verwendet.

Berechnung der Zeilensumme: Diese wird ausschließlich mit zwei Nachkommastellen dargestellt. Hintergrund ist die positions- bzw. zeilenweise Überleitung, vor allem der Rechnungen, auf die unterschiedlichen Erlöskonten. Würden hier mehr als zwei Nachkommastellen definiert, so würde es bei der Berechnung der Mehrwertsteuer und bei der Überleitung in die Finanzbuchhaltung wiederum zu Rundungsdifferenzen kommen. Die mathematisch richtige Auflösung dieser Differenzen würde nur Verwirrung stiften. Daher wird die Zeilensumme bereits auf zwei Nachkommastellen gerundet und von da an auch nur mehr mit den gerundeten Werten weitergerechnet. D.h. die Netto-Zwischensumme vor allgemeinen Rabatten wird als Summe der gerundeten Zeilensummen ermittelt.

Hier ein Beispiel, welches, wenn mit voller Genauigkeit gerechnet werden würde, falsche Ergebnisse lieferte.

5,66-10% Rabatt = 5,094

5,094 * 2 = 10,188 gerundet also 10,19 was schlichtweg falsch wäre, da ja am Papier 5,09 + 5,09 gedruckt wird und dies auch an die Buchhaltung usw. übergeben wird. Bitte beachten Sie auch, dass für die Berechnung der Mehrwertsteueranteile ebenfalls die gerundeten Nettobeträge der Zeilensummen herangezogen werden. Wichtig:

Für die Berechnung der Mehrwertsteuerbeträge wird wie folgt vorgegangen:

Es werden die Nettobeträge der auf zwei Nachkommastellen gerundeten Zeilensumme des jeweiligen Steuersatzes addiert. Für diese Summe wird der Mehrwertsteuerbetrag errechnet und diese ebenfalls auf zwei Nachkommastellen gerundet. Nun werden die Mehrwertsteuerbeträge zur Nettosumme hinzugerechnet und somit ergibt sich der entsprechende Bruttobetrag.

Wieso wird nicht mit voller Rechengenauigkeit gerechnet?

Da dies zu buchhalterisch falschen Ergebnissen führen würde. Ein Beispiel, welches dies auch für nicht Buchhalter veranschaulicht:

Aufgrund einer Währungsumrechnung ergäbe sich für ein Stück eines Artikels ein Preis von 1,234. D.h. der Nettobetrag für ein Stück wäre:

1 Stk x 1,234 = 1,23 (gerundet)

10 Stk x 1,234 = 12,34

Die Frage die sicherlich jeder stellen würde, der eine Rechnung dieser Art erhält: Warum kosten 10Stk mehr als 10x1Stk (Zehn mal ein Stück). Daher wird auch der ermittelte Einzelpreis eines Artikels auf die festgelegte Stellenanzahl gerundet und dann bis zur Zeilensumme mit maximaler Genauigkeit gerechnet und dieses Ergebnis für die Zeilensumme auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Hinweis zu angezeigter bzw. angedruckter Mehrwertsteuer.

Der in den Belegpositionen dargestellte Mehrwertsteuerbetrag und damit der Bruttoeinzelpreis weichen vom angedruckten Mehrwertsteuerbetrag und dem Bruttoeinzelpreis ab, da in der Darstellung der Belegpositionen der Allg. Rabatt/Projektierungsrabatt und der Versteckte Aufschlag NICHT eingerechnet werden.

Im Druck des Belegs werden die Werte angedruckt, so wie sie oben beispielhaft berechnet wurden, also unter Berücksichtigung von Allg. Rabatt/Projektierungsrabatt und dem verstecktem Aufschlag.

Hinweis: Es wird nach dem Prinzip half_even gerundet. Dies ist die von den Banken empfohlene Methode mit der statistisch höheren Genauigkeit, als die gewöhnliche Rundung. Diese Rundung steht laut Microsoft für Excel nicht zur Verfügung. Siehe dazu auch nachfolgenden kurzen Auszug aus einem Microsoft Artikel.

Bankübliche Rundung (Bankers Runden)

Wenn man gerundete Werte addiert und Werte wie 1,5 oder 2,5 immer in dieselbe Richtung gerundet werden, entsteht eine Abweichung, die mit der Anzahl der addierten Werte immer stärker wird. Eine Möglichkeit, diese Abweichung auf ein Minimum zu begrenzen, ist die bankübliche Rundung. Bei diesem Rundungsverfahren werden Werte wie 1,5 oder 2,5 mal auf- und mal abgerundet. Die Konvention bei dieser Art der Rundung ist, immer auf die nächste gerade Zahl zu runden, so dass 1,5 und 2,5 zu 2 gerundet werden und 3,5 sowie 4,5 zu 4 gerundet wird. Es handelt sich hierbei um eine symmetrische Rundung. Es gibt keine Excel-Tabellenkalkulationsfunktionen für die bankübliche Rundung. Entnommen aus http://support.microsoft.com/kb/196652 Bankübliche Rundung (Bankers Runden)

Das entscheidende ist immer, das bei der Zahl fünf hinter dem Komma die Zahl vor dem Komma betrachtet werden muss, ob diese gerade oder ungerade ist. Bei einer geraden Zahl vor dem Komma wird abgerundet, bei einer ungeraden wird aufgerundet. 3,45 € - 10% = 3,105 was auf 3,10 abgerundet wird, da die Ziffer davor ungerade ist.

Manche sprechen hier auch von Geodätischem Runden oder vom Gausschem Rundungsverfahren. Im wesentlichen geht es darum, dass das Ungleichgewicht, die Bevorzugung bei 0,5 ausgeglichen wird. Teilweise entnommen aus herber.de.

Wie wirken sich Währungsänderungen auf Preise aus?

In Kieselstein ERP werden die Preise grundsätzlich mit der eingestellten Anzahl der Nachkommastellen abgespeichert. Wird nun die Währung z.B. eines Angebotes geändert, so werden alle Preise anhand des Wechselkurses umgerechnet, sodass wertmäßig annähernd wieder der gleiche Angebotswert gegeben ist. Aufgrund der kaufmännisch unbedingt erforderlichen Begrenzung der Rechengenauigkeit, siehe dazu obiges Beispiel, kann bei einem zurückwechseln des Angebotes wieder in die Ursprungswährung ein etwas anderer Positionspreis ermittelt werden. Bitte beachten Sie diesen Umstand, bevor Sie den entsprechenden Beleg auf eine andere Währung umstellen. Die Neuberechnung der Preise erfolgt in dem Moment, in dem Sie auf Speichern klicken.

Dazu ein Beispiel:

Voraussetzung: Die Anzeige und damit die Speicherung der Einzelpreise ist auf vier Nachkommastellen eingestellt.

Der Kurs ist: 1,20 USD für einen Euro.

Es wird ein Angebot in USD erstellt.

Die Angebotsposition hat Einzelpreis von 0,0100 USD.

Der Benutzer ändert im Zuge eines Währungswechsels in den Kopfdaten die Belegwährung von USD nach Euro.

Die Neuberechnung des Positionspreises ergibt: 0,01 * 0,833333 = 0,00833333 => 0,0083 Euro gerundet.

Der Benutzer ändert im Zuge eines erneuten Währungswechsels in den Kopfdaten die Belegwährung von Euro nach USD.

Die Neuberechnung des Positionspreises ergibt: 0,0083 * 1,2 = 0,0099 USD

Anmerkung: Es wird in alle Regel erforderlich sein, nach der Währungsänderung eines Beleges die Positionspreise zu überarbeiten. Insofern ist die Neuberechnung der Belegspreise nur als Unterstützung zu verstehen.

Wozu dient der versteckte Aufschlag?

Wir kennen ja alle die sogenannten Rabattkäufer. Das sind diejenigen Kunden, welche einen möglichst hohen Rabattsatz kaufen, aber nicht wirklich auf den Preis achten.

Nun kommt noch die zweite Forderung hinzu, dass die Preisgestaltung aus Gründen des Controllings immer in gleicher Weise erfolgen sollte. Für diese Fälle gibt es den versteckten Aufschlag.

D.h. es wird die Rechnung in der gewohnten Kalkulations- / Preisfindungsart und Weise erstellt. Dann hinterlegt man einen versteckten Aufschlag. Der versteckte Aufschlag bewirkt, dass beim Rechnungsdruck die Preise um diesen Prozentsatz erhöht werden. Ihr Kunde sieht also einen höheren Einzelpreis. Auf diesen höheren Einzelpreis wird nun ein entsprechender allgemeiner Rabatt gegeben, den der Kunde natürlich sieht und sich entsprechend über die bevorzugte Behandlung freut.

Wie gebe ich runde Preise, die ich mit meinem Kunden ausgemacht habe in Kieselstein ERP ein?

Zum Beispiel in der “Handwerker” Branche gibt es immer wieder den Fall, dass ein Angebots/Auftragswert 1.234,45  ausmacht und man sich dann mit dem Kunden auf 1.200,- einigt. In Kieselstein ERP wird das über den versteckten Aufschlag (inkl. Vorzeichen) gelöst. In den Angebots / Auftrags Konditionen können Sie beim Belegwert einen gewünschten Wert eingegeben. Daraufhin wird der Belegwert über den versteckten Aufschlag angepasst. Wenn ein Angebot/Auftrag neue Positionen eingefügt, vorhandene geändert oder Positionen gelöscht werden, dann wird der Pauschalkorrektur-Betrag gelöscht und ein Hinweis angezeigt.

Wie wird eigentlich gerundet?

Die Rundung in Kieselstein ERP erfolgt nach der sogenannten kaufmännischen Rundung. Im Gegensatz zur technischen Rundung, wird hier alleinig die der Darstellung nachfolgende Zahl für die Bestimmung zur Auf. oder Abrundung herangezogen.

Dazu ein Beispiel:

Wir gehen hier von einer Darstellung mit zwei Nachkommastellen aus:

Ist die Ziffer an der dritten Nachkommastelle nicht größer als eine 4, wird abgerundet. Anderenfalls wird aufgerundet. Die folgenden Nachkommastellen werden nicht berücksichtigt.

• aus 2,1349 € wird 2,13 €

• aus 2,1350 € wird 2,14 €

Negative Zahlen werden nach ihrem Betrag gerundet, bei einer 5 also weg von Null:

• aus -2,1349 € wird -2,13 €

• aus -2,1350 € wird -2,14 €

Der Unterschied von der kaufmännischen zur technischen Rundung stellt sich vor allem in den Grenzbereichen dar.

Die einfachste Erklärung dafür liefert nachfolgendes Beispiel. Die Begründung dafür ist in der Statistik der großen Zahl zu suchen, die besagt dass über viele Zahlen gerundet, so wie es z.B. im Bankbetrieb vorkommt, ist die verwendete Kaufmännische Rundung im Endergebnis genauer.

Beispiel für den Grenzfall:

• aus 2,225    € wird 2,22 €

• aus 2,22501 € wird 2,23 €

D.h. ist die entscheidende 0,5 exakt gegeben wird noch abgerundet. Ist der Wert etwas größer wird aufgerundet.

Hinweis: Die Anzahl der Nachkommastellen der Einzelpreise kann als Mandantenparameter definiert werden.

Warum gibt es keine Preiseinheiten?

In Kieselstein ERP gibt es keine Preiseinheiten. Wir verfolgen hier den Gedanken, dass insbesondere Preise sofort lesbar sein müssen. Würden nun für Preise unterschiedliche Preisbasen, z.B. Preiseinheit zur Basis 100Stk verwendet, so müssen Sie bei jedem Preis den Sie sehen zuerst überlegen welche Preisbasis hat dieser Preis um dann erst erkennen zu können ob ein Preis stimmen kann oder nicht. Um trotzdem entsprechend kleine Preise abbilden zu können, können die Preise bis zu vier Nachkommastellen, im Einkauf bis zu sechs Nachkommastellen angegeben werden.

Geringere Verkaufspreise

Wenn ein geringerer Verkaufspreis als der vorgeschlagene möglich wäre (aufgrund der dreistufigen Verkaufspreisfindung), kommt ein entsprechender Hinweis

Nachkommastellen und Formulare

Die Preise auf den offiziellen Belegen, Angebote - Rechnung, Anfragen - Bestellung, werden in der von uns gelieferten Ausführung mit zwei Nachkommastellen angedruckt. Die Mengen mit drei Nachkommastellen.

Wird nun für Ihre Installation die Anzahl der Nachkommastellen verändert (System, Parameter, Menge_UI_Nachkommastellen und PreiseRabatte_UI_Nachkommastellen), so müssen auch die Formulare entsprechend angepasst werden. Wird diese Anpassung nicht durchgeführt, so werden die Werte nach der definierten Stellenanzahl abgeschnitten (Keine Rundung!). Bitte achten Sie darauf, dass die Formulare und die definierten Nachkommastellen zusammenpassen.

Sicherheit beim Ausdruck

Aufgrund der vielen Berechnungen der Preise und auch Aufgrund von Verdichtungen, sowie auch aus Formularfehlern kann es vorkommen, dass der von Kieselstein ERP errechnet Wert mit dem auf Ihrer Rechnung angedruckten Wert nicht übereinstimmt. Zu Ihrer Sicherheit haben wir dafür eine Sicherheitsprüfung in den Rechnungsformularen eingebaut. Hier wird vor dem Druck der Rechnung überprüft, ob der errechnete Rechnungswert mit dem angedruckten Rechnungswert übereinstimmt. Die Toleranz für diese Wert kann mit dem Parameter (System, Parameter) MAXIMALE_ABWEICHUNG_SUMMENAUSDRUCK eingestellt werden. Üblicherweise ist dieser Wert auf 0,01 eingestellt.

Es wurde eine neue Preisliste angelegt, diese ist im Preisauswahldialog nicht sichtbar

Wurde eine neue Preisliste angelegt, ohne diese mit Werten zu befüllen, so wird diese Preislistenposition in der Auswahl der Verkaufspreise nicht angezeigt, da ja noch keine Preisberechnung definiert ist.

Zugleich wird dies auch im Artikel dadurch symbolisiert, dass im oberen Modulreiter VK-Preise in der Spalte berechneter Preis ein leeres Feld angezeigt wird.

Um nun den Preis zu definieren, wählen Sie ändern, gegeben eventuell den Rabatt bzw. den Fixpreis ein und speichern den nun definierten Verkaufspreis ab. Nun wird dieser Preislisteneintrag auch in der Auswahl der Verkaufspreise angezeigt.

Was bedeutet das rote L! in der Preiserfassung?

Mit werden Sie darauf hingewiesen, dass die Preisgültigkeit Ihres bevorzugten Artikel-Lieferanten bereits abgelaufen ist. Siehe dazu auch.

Einkaufspreis, Lief1Preis?

Der Einkaufspreis ist der Preis zu dem Sie bei Ihrem Lieferanten bestellen. Üblicherweise wird dieser im Artikellieferanten, soweit bekannt und erforderlich, vordefiniert. Selbstverständlich kann dieser aber auch direkt in der Bestellung erfasst werden, z.B. für eine neue Stückzahl oder gleich für einen neuen Lieferanten. Der Lief1Preis ist der Preis Ihres bevorzugten Lieferanten. D.h. dies ist derjenige der in seiner Reihenfolge an erster stelle steht und der in seiner Preisgültigkeit zutreffend ist. D.h. das Belegdatum der Bestellung liegt zwischen Preis Gültig ab und Preis gültig bis.

Muss für den richtigen Bestellpreis der Lieferant auf bevorzugter Lieferant gesetzt werden?

Nein selbstverständlich nicht. Es reicht, wenn der Lieferant Ihrer Bestellung auch im Artikellieferanten eingetragen ist. Beachten Sie dafür auch die [Rückpflege](../Bestellung/index.htm#Bestellpreis zurückpflegen) der Bestelldaten.

11 - Rechnung

Elektronische Rechnung

Nachfolgend eine Zusammenfassung der Themen und Begriffe rund um die sogenannte elektronische Rechnung.

Hinweis: Bitte trennen Sie dies wiederum vom Begriff der E-Rechnung, welche ab 1.1.2014 für alle Rechnungen an Gebietskörperschaften in Österreich erforderlich sind.

Wir befassen uns hier mit der mit 1.7.2012 in Deutschland und seit 1.1.2013 in Österreich erlaubten Form der elektronischen Rechnung. Diese wurde auch durch eine EU-Richtline erzwungen, die die Elektronische Rechnung der Papier Rechnung gleich stellt.

Was ist beim Versand elektronischer Rechnungen zu beachten?

• Sie dürfen elektronische Rechnungen nur mit der Zustimmung des Empfängers an diesen senden
• Achten Sie darauf, dass die Rechnung mit einem entsprechenden Hinweis versehen ist, dass es sich um eine Mehrfachausstellung handelt, also dass es eine Kopie ist (siehe dazu auch Salzburger Wirtschaft vom 13.12.2013).
• Beachten Sie, dass trotz der Papier Behandlung immer die Datei das Original ist. D.h. für die versandten Dateien gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften von 7 bzw. 10 Jahren
• Versenden Sie Rechnungen nur im PDF Format.
  Hinweis für Insider: Natürlich kann mit den entsprechenden Programmen auch eine im PDF Format erhaltene Datei verändert werden.
• Um eine Rechnung so zu kennzeichnen, dass erkennbar ist, dass diese elektronisch versandt wurde, steht ein speziell eingerichtetes Formular zur Verfügung. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Kieselstein ERP Betreuer.
• Gegebenfalls verwenden Sie bitte das ZUGFeRD Format.
• Um an die bestimmte Kunden immer die Rechnung per EMail zu senden siehe.

Was ist beim Empfang elektronischer Rechnungen zu beachten?

Von der Idee her wird eine elektronische Rechnung gleich behandelt wie eine Papier-Rechnung. D.h. wenn eine elektronische Rechnung Ihren dokumentierten Prüfablauf für eine Eingangs-Rechnungsprüfung durchlaufen hat und von Ihnen bezahlt wird, wird davon ausgegangen, dass die Rechnung rechtens war. Wichtig ist, dass der Prüfablauf definiert ist.

Hier wird vom österreichischen Finanzamt folgender Prüfablauf empfohlen:

Siehe dazu auch: https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Umsatzsteuer/Spezielles-zur-Umsatzsteuer/Rechtliche_Grundlagen_E-Rechnung.pdf

und: https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Umsatzsteuer/Spezielles-zur-Umsatzsteuer/Elektronische_Rechnung_und_Vorsteuerabzug.html 

Wie Sie aus obigem Bild erkennen können, ist dies der für jeden verantwortungsvoll handelnden Unternehmer übliche Mindestablauf der auf jeden Fall, zumindest gedanklich durchlaufen wird, bevor eine Rechnung bezahlt wird.

Mit diesem Steuerungsverfahren wird die Echtheit und Unversehrtheit des Inhaltes einer elektronischen Rechnung auch ohne qualifizierter Signatur gewährleistet.

D.h. Sie müssen anhand obiger Grafik noch die handelnden Personen / Abteilungen definieren und damit ist der Prüfablauf der Rechnung definiert.

11.1 - Rechnung

Anforderungen im Rahmen der eRechnung

Verpflichtend

Die Verwendung der eRechnung ist, zumindest in Deutschland für inländische Rechnungen ab 1.1.2025 auch im B2B verpflichtend.

Für Kleinstunternehmer (< 800.000,- €) gibt es bis Ende 2027 entsprechende Übergangsregelungen.

Die eRechnung muss ausgestellt werden können und auch eingelesen und weiterverarbeitet werden können.

Es geht hier um den B2B Bereich, also zwischen Unternehmen.
Der Bereich B2G also Rechnungen an den (deutschen) Bund ist schon länger geregelt.

Das betrifft damit folgende Bereiche:

• Ausgangsrechnung
• Gutschrift / Rechnungskorrektur
• Eingangsrechnung

Anmerkung1:
Das Ziel ist vor allem, so wie in anderen europäischen Ländern auch, den Mehrwertsteuerbetrug einzudämmen.

Anmerkung2:
In Deutschland als auch in Österreich ist bei Geschäften mit dem Bund bereits seit einigen Jahren die eRechnung vorgeschrieben.

• Für Deutschland siehe WACHSTUMSCHANCENGESETZ
  • oder auch VeR
  • bzw. E-Rechnung Bund
• Für Österreich siehe WKO eRechnung
• Generell Wikipedia

Anmerkung3:
Auch für die eRechnung gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (10Jahre, AT 7Jahre). Bitte berücksichtige das bei deinen Backupstrategien.

Normen

Die eRechnung muss der internationalen Norm EN 16931 entsprechen.

Formate

Es gibt im wesentlichen folgende Formate:

• Zugferd 2.2
• eRechnung
• xRechnung

Sammlung von Links

• Verband elektronische Rechnung
• Bund Deutschland
• Invoice Portal

12 - Rechnung

EDI

In Kieselstein ERP stehen verschiedene Möglichkeiten im Sinne von EDI (electronic data interchange) zur Verfügung

Der Datenaustausch in den beliebten Formaten CSV bzw. XLS zählt technisch gesprochen auch zu einer Form des elektronischen Datenaustausches. Diese sind sehr oft von manuellen Eingriffen begleitet. Daher verweisen wir für diese Dinge auf die jeweiligen Module.
In dieser Beschreibung sprechen wir von Automatismen, welche zwischen den beteiligten Partner als Machine to Machine Kommunikation oder gerne auch mit dem modernen Schlagwort Industrie 4.0 bezeichnet werden.

Derzeit werden die nachfolgend angeführten Arten von EDI unterstützt. Bitte beachten Sie, dass die Implementierungen aufgrund der vielen möglichen Varianten immer eine Abstimmung zwischen den Partnern erfordern, also Ihnen und Ihrem Kunden / Lieferanten. So hat alleine das allseits bekannte EdiFact Format ca. 6000 Feldbedeutungen und selbst sehr umfassende Implementierungen liefern, auch abhängig von der Interpretation durch die Anwender auf der anderen Seite, unterschiedliche Daten.

CleverCure

Diese Schnittstelle der Firma CureComp wird für den Import von Auftragsdaten, den Versand von Terminbestätigungen und dem Versand von Lieferaviso verwendet.
Die Kommunikation ist per https: mit öffentlichen Zertifikaten und freigegebenen öffentlichen IP-Adressen.

EdiFact

DesADV

13 - Rechnung

Provisionsabrechnung

Die Provisionsabrechnung ist oft ein sehr komplexes Thema. Da dies in jedem Unternehmen anders gehandhabt wird, ist es erforderlich die Auswertung dafür an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Da eine Provisionsabrechnung unserer Meinung nach nur auf gelieferten Waren beruhen kann, wurde diese in das Warenausgangsjournal integriert. D.h. um eine Provisionsabrechnung zu erhalten, wählen Sie bitte im Modul Rechnungen, Journal, Warenausgangsjournal. Nun schalten Sie die Reportvariante auf Provisionsabrechnung bzw. Report 2 um.

Hiermit erhalten Sie eine mögliche Auswertung für Ihre Provisionen. In aller Regel ist eine Anpassung dieses Formulars an Ihre tatsächliche Handhabe zur Provisionierung erforderlich.
Grundsätzlich stehen folgende Daten zur Verfügung.

• Auswertung nach Vertreter ab Basis der Rechnung
• Auswertung nach gelegten Rechnungen und Gutschriften im Zeitraum
• Verkaufswert (Umsatz) je Position mit Wert(en)
• Deckungsbeitrag je Position
• Artikel-Provisionsfaktor je Position
• Kunden-Provisionsfaktor
• Vertreter-Provisionsfaktor

Ob nun Ihre Provisionsabrechnung auf Umsätzen oder auf Deckungsbeiträgen aufbaut, ob diese für bestimmte Kunden und oder Artikel begrenzt ist, muss im Formular entsprechend eingestellt werden. Da in aller Regel, der tatsächliche Provisionsbetrag für den Vertreter nur der Geschäftsleitung und dem jeweiligen Verkaufsmitarbeiter bekannt ist, wird von Kieselstein ERP nur die Basis für die Ermittlung des eigentlichen Vertreter Provisionsbetrages berechnet. Die Multiplikation dieses Provisions-Basisbetrages wird dann von der Lohnverrechnung oder einer ähnlichen Stelle vorgenommen.

Provisionen an externe Partner

Müssen für die Vermittlung von Geschäften Provisionen an externe Partner bezahlt werden, so handelt es sich in diesem Falle um einen Vermittlungsaufwand. D.h. eigentlich müsste Ihnen Ihr Partner eine Provisionsrechnung senden und Sie erfassen dies als Eingangsrechnung und bitte im Aufwand (und nicht wie manche im Minder-Erlös). In manchen Branchen wird diese Provision auch Kommission genannt. (Hier der Hinweis, dass Kommission die Zuordnung zu einem Kundenprojekt bedeutet.)

Nun ist es oft so, dass Ihr Partner sich einfach das Geld auf seinem Konto erwartet. Dass er da nun auch noch eine Rechnung schreiben müsste ist ihm viel zu mühsam. Daher haben wir die Möglichkeit der sogenannten Ausgangsgutschrift geschaffen.