Zahlungsvorschlag

Zahlungsvorschlag

In Kieselstein ERP können auf einfache Weise die fälligen Zahlungen in das Electronic Banking übertragen werden.

Die grundsätzliche Idee ist, zuerst wird ein Zahlungsvorschlag erstellt, dieser wird danach bearbeitet und das Ergebnis wird in das Online Banking übertragen.

Da für den Import von Daten die Eigenheiten der verschiedenen Elba Programme zu berücksichtigen sind, wurde als erstes Format das von Elba Österreich definierte CSV Format als Exportfilter realisiert. Wir raten, grundsätzlich das SEPA-Format zu verwenden, da dies inzwischen faktisch von allen Banken unterstützt wird.

Als weiteres Exportformat steht die Übertragung nach dem SEPA (Single Euro Payments Area) Standard zur Verfügung. Siehe. Dieser wurde um die Definition der ISO20022 ergänzt.
Ergänzend steht auch das Lastschriftverfahren nach SEPA Standard zur Verfügung.

Erzeugen des Zahlungsvorschlages

Im Modul Finanzbuchhaltung finden Sie den unteren Modulreiter Zahlungsvorschlag. 

Hier sind alle bisher erzeugten Zahlungsvorschläge enthalten.

Durch Klick auf Neu werden nun die Parameter für den neuen Zahlungsvorschlagslauf definiert.

Definieren Sie hier die Zahlungsstichtag, das Datum des nächsten Zahlungslaufes und ob die Bezahlung mit Skonto erfolgen sollte aus. Definieren Sie die Bankverbindung über die die Zahlung erfolgen sollte.

Hinweis: Es wird die unter System Mandant Lieferkonditionen definierte Bankverbindung vorgeschlagen.

Bei der Errechnung der zu bezahlenden Eingangsrechnungen werden folgende Regeln angewandt:

• Kann die Eingangsrechnung bis zum nächsten geplante Zahlungslauf mit maximal einem Tag Überziehung der Skontofrist mit Skonto bezahlt werden?

  • Wenn ja, so wird sie nicht in den Zahlungsvorschlag aufgenommen
  • Wenn nein, so wird die Eingangsrechnung als mit Skonto zu bezahlen vorgeschlagen, wenn nicht die nachfolgenden Bedingungen zutreffen.

• Ist die Skontozahlungsfrist bereits überschritten, so gilt:

  • Kann die Eingangsrechnung bis zum nächsten geplanten Zahlungslauf innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt werden?
    Wenn ja, so wird sie nicht in den Zahlungsvorschlag aufgenommen.

• Alle anderen Eingangsrechnungen werden als zu bezahlen vorgeschlagen.
  Das Bezugsdatum für die Berechnung der Fälligkeit der Eingangsrechnung ist das Freigabedatum der Eingangsrechnung.
  Dazu wird die Zahlungsfrist anhand des Zahlungszieles mit oder ohne Skonto hinzugerechnet.

• Ist in Ihrem Kieselstein ERP das Prüfen der Eingangsrechnungen aktiviert, also der Parameter EINGANGSRECHNUNG_PRUEFEN auf 1, so werden die fälligen Eingangsrechnungen nach den angeführten Punkten errechnet. Noch nicht geprüfte Eingangsrechnungen sind jedoch deaktiviert. D.h. Sie sehen hier einerseits alle fälligen Rechnungen, gerade wegen Skontozahlungen, und andererseits auch, bei welchen Eingangsrechnungen die Prüfung der Freigabe noch ausständig ist.

Bearbeiten des Zahlungsvorschlages

Der Zahlungsvorschlag kann nach der Erzeugung bearbeitet werden, z.B. weil einzelne Rechnungen nicht oder nur teilbezahlt werden sollten.

Sie finden unter dem oberen Modulreiter offene Posten die Details des Zahlungsvorschlages.
In der letzten Spalte finden Sie die Bankverbindung. Bedenken Sie hier bitte, dass nur Eingangsrechnungen mit Bankverbindungen exportiert werden, deren Länder am SEPA teilnehmen. Die SEPA Teilnahme eines Landes kann im System, oberer Modulreiter Land, definiert werden.
Wird in der vorletzten Spalte ein Haken angezeigt, so wird diese Eingangsrechnung mit dem angezeigten Betrag exportiert, wenn die Bankverbindung in einem SEPA teilnehmenden Land ist.
Durch Klick auf kann die Übernahme in die Überweisungsliste ein bzw. ausgeschaltet werden. Um mehrere Eingangsrechnungen von der Überweisung auszunehmen markieren Sie bitte die entsprechenden Zeilen und klicken dann auf den Haken.
Durch Klick auf kann der zu überweisende Betrag geändert werden.
Rechts unten wird unter Gesamtwert die Summe der für die Überweisung freigegebenen Beträge angezeigt.
Hinweis: Wird Skonto berechnet, so werden auch die Beträge um den Skontobetrag reduziert.

Der Parameter ZAHLUNGSVORSCHLAG_MIT_SKONTO definiert, dass beim Zahlungsvorschlag Skonto berücksichtigt wird.

Beim Parameter ZAHLUNGSVORSCHLAG_SKONTOUEBERZIEHUNGSFRIST können Sie einstellen wie lange Skonto noch berücksichtigt werden soll (Eingabe in Tagen).

ZAHLUNGSVORSCHLAG_PERIODE gibt den Zeitraum zwischen den Zahlungsläufen in Tagen an.

Hinweis:
Werden z.B. Vorauszahlungen nicht exportiert, so sind sehr wahrscheinlich Skontotage definiert, aber keine Netto-Zahlungstage.
Korrigieren Sie daher das Zahlungsziel entsprechend.

Im Zahlungsvorschlag sind auch die offenen Zusatzkosten (Modul Eingangsrechnungen) mit enthalten. Damit haben Sie die praktische Möglichkeit auch Ihre laufenden Zahlungen über den Zahlungsvorschlag abzubilden.

Werden auch Gutschriften exportiert?

Nein, Gutschriften werden nicht exportiert, genauer offene negative Beträge werden nicht exportiert. Sollten Sie versehentlich einen Zahlungsvorschlag mit einem negativen Betrag eingetragen haben, so erscheint beim Exportieren des Zahlungsvorschlages die Fehlermeldung

Gutschriften enthalten.
Zusätzlich werden die Zeilen mit negativen Beträgen in Rot angezeigt. Die Entscheidung wie mit der Gutschrift und eventueller offener weiterer Beträge umgegangen wird muss Zeile für Zeile von Ihnen in den Eingangsrechnungen getroffen werden. Nutzen Sie dazu auch die Möglichkeit den Zahlungsvorschlag nach den Lieferanten (Spalte Firma) zu sortieren.
Wir empfehlen, dass bereits bei der Erfassung von Eingangsgutschriften diese mit den Eingangsrechnungen, für die Sie die Gutschrift erhalten haben, ausgeglichen werden.

Wie kennzeichnet man eine Rechnung als bezahlt?

Im Zahlungsvorschlag gibt es das Feld ‘vollständig Bezahlt’  . Wenn dies angehakt ist, wird diese bei einem späteren Zahlungsvorschlagslauf berücksichtigt, d.h. wenn bereits bezahlt, dann scheint die Eingangsrechnung nicht nochmals im Zahlungsvorschlag auf.
Wenn der Haken bei ‘vollständig bezahlt’ nicht gesetzt ist, dann werden bei einem späteren Zahlungslauf die vorherigen Zahlungen mitgerechnet.
Wenn ein Zahlungsvorschlag gespeichert wird, dann kann dieser nur mehr nach Warnung gelöscht/nochmal gespeichert werden.

Sieht man im Zahlungsvorschlag auch übersteuerte Bankverbindungen?

Ja. Es wird, bei einer übersteuerten Bankverbindung einer Eingangsrechnung im Detail über der Bankverbindung der Name der Person angezeigt, welche bei dieser Eingangsrechnung hinterlegt ist.

Welche Bankverbindungen werden verwendet?

Insbesondere unsere Anwender mit internationalen Geschäften haben oft Bankkonten für die Haupt-Fremdwährungen wie USD, GBP, CHF, EUR usw..
Nun werden bei größeren Lieferanten bzw. z.B. Speditionen die Geschäfte durchaus auch über unterschiedliche Währungen abgewickelt.
D.h. es sind beim Lieferanten mehrere Bankverbindungen eingetragen, mit unterschiedlichen Währungen.

Das bedeutet, dass beim Erstellen eines neuen Zahlungsvorschlages bei der Auswahl der Bank auch die beim Bankkonto hinterlegte Währung übernommen wird.

Das bedeutet, dass für diesen Lauf

• a.) nur die Eingangsrechnungen mit EUR berücksichtigt werden
• b.) wenn bei einem Lieferanten mehr wie eine Bank definiert ist, wird die Bank mit der passenden Währung verwendet.

Wird keine zur Währung passende Bank gefunden, wird die bevorzugte Bank, also die erste in der Reihenfolge verwendet. In anderen Worten, wenn in der Lieferantenbankverbindung das Feld Währung definiert ist und die Eingangsrechnung die gleiche Währung hat, wird diese Bankverbindung bevorzugt.

Kann ich eine Überweisungsliste ausdrucken?

In der Auswahlliste der Zahlungsvorschläge finden Sie auch das Druckersymbol. Damit kann für den gewählten Zahlungsvorschlag die Zusammenfassung der gewünschten Überweisungen ausgedruckt werden. Ist in Ihrer Kieselstein ERP Installation auch die Prüfung der Eingangsrechnungen aktiviert, so werden die noch nicht geprüften, also noch nicht freigegebenen Eingangsrechnungen rot markiert.

Exportieren des Zahlungsvorschlages

Für den Export der zur Zahlung markierten Rechnungen wählen Sie den oberen Modulreiter Zahlungsvorschlagsläufe. Durch einen Klick auf wird der Zahlungsvorschlag im CSV Format exportiert. Der Pfad des CSV-Exportes kann unter System, Parameter, Mandantenparameter, ZAHLUNGSVORSCHLAG_EXPORTZIEL eingestellt werden. Dieser Exportpfad muss mit Ihren Elba Einstellungen übereinstimmen (siehe unten).

Bitte beachten Sie, dass der Exportlauf beliebig oft vorgenommen werden kann.

Durch den Klick auf SEPA wird der Zahlungsvorschlag im SEPA Format in das in der Bankverbindung definierte Verzeichnis exportiert. Für die Einrichtung von ELBA für den SEPA XML [Import siehe](#SEPA Auftrags-Import).

Ich erhalte die Fehlermeldung

Dies bedeutet dass bei diesem Lieferanten noch keine Bankverbindung hinterlegt ist. Tragen Sie im Lieferanten seine Bankverbindung ein. Die Basisdaten der Banken müssen unter Partner, Bank eingerichtet werden.

WICHTIG:
Da ausländische Lieferanten oft inländische Bankverbindungen haben, und da die ELBA CSV Schnittstelle nur inländische Banken verarbeiten kann, ist für den gültigen Export der Ort der Bank wesentlich. D.h. Sie erhalten obige Fehlermeldung auch, wenn zwar eine Bankverbindung angegeben ist, aber der Ort der Bank fehlt und daher nicht festgestellt werden kann ob dies eine inländische oder eine ausländische Bank ist.

Hinweis:
Hier greift auch die SEPA Definition. D.h. ist ein Land SEPA-Teilnehmer, so wird es, dank IBAN und BIC, wie Inland behandelt und somit exportiert. Ist ein Land kein SEPA-Teilnehmer, so werden die Daten nicht an die Schnittstelle übergeben. Siehe dazu auch Anlegen von Ländern

WICHTIGER Hinweis: SEPA gilt laut dem Rulebook des European Payment Councils vom 12.12.2013, Version 7.1 ausschließlich für Überweisungen in EURO. Für alle anderen Währungen muss die wesentlich teurere Auslandsüberweisung verwendet werden. Siehe dazu auch ISO20022. http://www.europeanpaymentscouncil.eu/index.cfm/knowledge-bank/epc-documents/sepa-credit-transfer-rulebook-version-70/epc125-05-sct-rb-v71-approvedpdf/ Seite 16 Punkt 2.4

Beim Import kommt die Fehlermeldung ‘keine EURO-Belege’ zu exportieren?

Wenn der Zahlungsverkehr mit der Bank nach dem SEPA Standard definiert ist, dürfen nur Euro-Beträge übergeben werden. Wenn nun z.B. nur USD Beträge exportiert werden sollten, so muss die ISO20022 Schnittstelle entsprechend auf Swiss Payment eingestellt werden. In dieser Definition sind auch andere Fremdwährungen erlaubt.

## Kann ein Zahlungslauf mehrfach exportiert werden? Ja. Ein Zahlungslauf kann beliebig oft exportiert werden.
Bitte beachten Sie die Einschränkungen für Zahlungsvorschlag mit Buchung der Zahlung auf Geldtransitkonto.

Wie die Daten nach SFirm übernehmen?

Die SEPA-XML-Exportdaten können auch nach SFirm übernommen werden.
Wählen Sie hier links im Programmbaum, Zahlungsverkehr und klicken Sie oben auf Fremddaten importieren.
Nun sehen Sie alle Aufträge, die je einer Zeile des Zahlungsvorschlages entsprechen.
Haken Sie unten “alle Sammler auf einmal importieren” an, damit alle Buchungen in einem Durchgang importiert werden.

Denken Sie daran, dass nach dem Import die Datei gelöscht werden sollte und beantworten Sie die Frage von SFirm entsprechend.

Wie sollte mit Eingangsgutschriften umgegangen werden?

Es kommt immer wieder vor, dass Sie von Ihren Lieferanten Gutschriften erhalten.
Damit im Zahlungsvorschlag die richtigen offenen Beträge (im Sinne der Gutschrift) erscheinen, sollten Sie die Eingangsgutschrift unmittelbar nach deren Erhalt als “bezahlt” verbuchen. Siehe dazu.

Wenn in einem Zahlungsvorschlag eine Eingangsrechnungsgutschrift enthalten ist, so wird diese Rot markiert und eine Fehlermeldung angezeigt. In diesem Fall entfernen Sie bitte die Eingangsrechnung aus dem Zahlungsvorschlag und führen den Zahlungsvorschlag erneut durch.

In meinem Zahlungsvorschlag ist eine rote Zeile?

Im Zahlungsvorschlag werden jene Beträge die negativ sind und zur Übertragung (Zahlung) markiert sind in Rot gekennzeichnet. Sind solche Zeilen bei der Speicherung des Zahlungsvorschlages noch vorhanden, so kann der Zahlungsvorschlag nicht gespeichert werden, da manche Importprogramme einfach die Vorzeichen verwerfen und dadurch eine Zahlung auf ein Guthaben geleistet würde. Wir haben diese Information in jedem Falle im Zahlungsvorschlag mit aufgeführt, damit Sie, wie oben beschrieben, daran denken, dies auf den jeweiligen Lieferanten zu buchen / die Zahlung einzutragen.

Beim Export des Zahlungsvorschlages kommt auf einmal eine Fehlermeldung

Erscheint beim SEPA Export des Zahlungsvorschlages eine Fehlermeldung

so klicke auf Detail. Hier steht vermutlich ein ähnlicher Hinweis wie:

Dieser bedeutet, dass eine grundsätzliche Länge überschritten wurde. In diesem Falle sind dies die in der dazugehörenden Eingangsrechnung hinterlegten Kundendaten für E-Banking.
Bitte beachte: In diese Daten gehören nur Belegnummern/ID-Nummern die dir vom Lieferanten mitgeteilt werden. Keine wie immer gearteten Kommentare. Der Vorschlagswert für die Kundendaten für E-Banking ist deine Kundennummer beim Lieferanten.

Transitorisches Bankkonto, Geldtransit Konto

Ist in der Definition der Bankverbindung Geldtransitkonto angehakt, so wird beim Speichern des Zahlungsvorschlagslauf auf dieses (Bank-)Konto sofort die Zahlung Ihrer Eingangsrechnungen gegen dieses Konto gebucht. Im Gegensatz zur oben beschriebenen Berücksichtigung der bereits erfolgten Zahlungen, wird diese hier nicht durchgeführt, da ja bereits die Zahlungen verbucht sind. (Der normale Zahlungsvorschlag berücksichtigt bei der Ermittlung der offenen Positionen die bisherigen Zahlungsvorschläge. Der Zahlungsvorschlag auf das Geldtransitkonto berücksichtigt diese nicht.)
Denken Sie daran, unter System, Mandant, Vorbelegungen die richtige Bank als Vorschlagswert einzurichten.
Der Export kann, nach Bestätigung der Warnmeldung mehrfach erfolgen. Die Zahlungsbuchung erfolgt jedoch nur beim ersten Exportlauf.

SEPA Import / Export

Es können Zahlungsaufträge aus dem Zahlungsvorschlag im SEPA Standard exportiert werden. Für die integrierte Finanzbuchhaltung können auch Kontoauszüge importiert werden und so der Vorgang des Zahlungen-buchens deutlich vereinfacht werden.

Bitte beachten Sie. SEPA ist nur für Zahlungen in Euro. Andere Währungen siehe bitte ISO20022

Um, insbesondere für die Eingangsrechnungen, einen möglichst einfachen Ablauf zu erreichen, empfiehlt es sich, diese mit dem Zahlungsvorschlag zu exportieren. Die dadurch erzeugten Buchungsdaten werden so gekennzeichnet, dass beim Import des Kontoauszuges diese eindeutig erkannt werden können. Dadurch ersparen Sie sich die Zuordnungsarbeit.

Voraussetzungen für den Sepa Export

Für den Sepa Export und den nachfolgenden Import in Ihr Buchhaltungsprogramm muss für die sichtbaren Bankverbindungen das Sepa Exportverzeichnis definiert sein. [Siehe] ( /management/finanzbuchhaltung/#definition-der-eigenen-bankverbindungen )

Fehlermeldungen die beim SEPA Export auftreten können:

Die Bank hat keinen Ort hinterlegt.

Sollte die Fehlermeldung kein SEPA Pfad in der Bankverbindung hinterlegt lauten, so definieren Sie diesen bitte unter [Bankverbindung](index.htm#Eigene Bankverbindungen).

Die exportierten Daten werden im angegebenen SEPA Pfad im Unterverzeichnis Sepaexport abgespeichert.

Infos zur Datenübergabe / Einzelauftrag <-> Sammelauftrag Derzeit werden, aus Gründen der Übersichtlichkeit, die einzelnen Zahlungsaufträge exportiert und sollten so auch in Ihre Bankingsoftware übernommen werden.

Welche Texte werden übergeben ? Beim SEPA Export stehen leider Zahlungsreferenz bzw. Verwendungszweck nur alternativ zur Verfügung.
D.h. sind bei der Eingangsrechnung im Feld Kundendaten für E-Banking Daten eingegeben, so werden diese Daten als Zahlungsreferenz übergeben. Ist hier kein Eintrag, so wird der Verwendungszweck mit maximal 140 Zeichen in folgender Reihenfolge befüllt:

1. Lieferantenrechnungsnummer,
2. Ihre Eingangsrechnungsnummer,
3. optional falls mit Skonto eine Info darüber, z.B. “EUR 1143.46 -2% Skonto”, also der eigentliche Zahlungsbetrag und Angabe des Skontos.

Bitte beachten Sie dazu auch den Parameter EINGANGSRECHNUNG_KUNDENDATEN_VORBESETZEN, mit dem gesteuert werden kann, ob automatisch die Kundennummer aus dem Lieferantenstamm in eine neue Eingangsrechnung übernommen werden sollte oder eben nicht.

SEPA Lastschriftverfahren

Um das automatische Lastschriftverfahren verwenden zu können benötigen Sie die entsprechende Kieselstein ERP Lizenz. Bitte wenden Sie sich vertrauensvoll an Ihren Kieselstein ERP Betreuer, damit diese freigeschaltet wird.
Der Grundgedanke des Lastschriftverfahrens ist, dass gleichzeitig mit den Mahnungen der (Ausgangs-)Rechnungen anhand der Zahlungsziel-Definitionen der Rechnungen auch die Lastschriften definiert werden können. D.h. damit eine Rechnung in den Lastschriftvorschlag aufgenommen wird, muss das Zahlungsziel

• a.) mit Lastschrift definiert sein
• b.) Es muss anhand der Mahnungsfälligkeit (Rechnungsdatum + Anzahl Tage netto + Mahntage (der 1.Mahnstufe) ) die Rechnung fällig sein

Damit die SEPA Lastschrift durchgeführt werden kann, muss bei der Bankverbindung des Kunden das SEPA Mandat eingetragen sein (siehe und
für Sie als Anwender die SEPA Gläubiger ID (System, Mandant, Vorbelegungen 2) auch Creditor ID genannt.

Nun werden beim Mahnlauf auch die Rechnungen mit berücksichtigt, bei denen beim Zahlungsziel Lastschrift angehakt ist.
Diese erscheinen nun im oberen Modulreiter Lastschriftvorschlag beim jeweiligen Mahnlauf.
Prüfen Sie bitte die aufgelisteten Rechnungen, korrigieren Sie gegebenenfalls den Betrag oder löschen, falls der Zahlungseinzug doch nicht erfolgen sollte, die Lastschrift aus dem Vorschlag.

Durch Klick auf SEPA Lastschrift exportieren, werden alle Lastschriften im SEPA Format (Camt ) exportiert.
Die exportierte XML Datei wird im SEPA-Verzeichnis Ihrer Bank exportiert.

Beim Export der Lastschriften werden die Daten überprüft und bei fehlenden Daten die entsprechenden Fehlermeldungen ausgegeben.
Bitte handeln Sie entsprechend.

So bedeutet obige erste Zeile, dass für den Mandanten noch keine Lastschrift-Bank definiert ist.
Die zweite Zeile bedeutet, dass beim Kunden aus der Rechnung 65 keine SEPA Mandatsnummer hinterlegt ist. Siehe.
Um den Lastschriftexport durchführen zu können, pflegen Sie bitte die Daten nach und klicken Sie dann erneut auf SEPA Lastschrift exportieren.

Konnte der Export erfolgreich durchgeführt werden, so erscheint die Meldung wohin die Datei gespeichert wurde. Z.B.:

Wechseln Sie nun in Ihre Bankensoftware und spielen Sie diese Datei ein.

Welche Bank wird für die SEPA Lastschrift verwendet?

Dies wird in der Bankverbindung, Modul Finanzbuchhaltung, definiert. Bitte beachten Sie, dass jeweils nur eine Bankverbindung als SEPA-Lastschrift-Bank verwendet werden kann.

Welche Mandatsreferenznummer sollte verwendet / eingetragen werden?

Es hat sich hier inzwischen eingebürgert, hier der Einfachheit halber die Debitorennummer Ihres Kunden einzutragen.

Kann ein neuer Mahnlauf erstellt werden, wenn noch offene Lastschriften gegeben sind?

Nein. Exportieren Sie bitte alle Lastschriften oder löschen Sie diese aus dem Reiter Lastschriftvorschlag.