Prozessfluss

Vom Auftrag über die Rechnung zur qualifizieren Nachkalkulation

Auftragserfassung

Warum muss jeder Auftrag erfasst werden?

  • Übersicht über alle erhaltenen Aufträge
  • Es wird für die Verrechnung nichts vergessen
  • Jederzeit offener Auftragsstand z.B. für die Bank
  • Ist die Grundlage der Auftrags-Erfolgs-Berechnung

Anzahlungs- & Schlussrechnung

Der Auftrag definiert den gesamten Umfang.

  • Mit den Anzahlungsrechnungen werden „nur“ Vorauszahlungen der Kunden angefordert.
  • Diese müssen auch in der Bilanz ausgewiesen werden.
  • Erst die Schlussrechnung definiert den Umfang der erbrachten Leistung.

Auftrags-Erfolgs-Rechnung

Wozu überhaupt?

Nur wenn ich weiß welche Aufträge gut gelaufen sind und welche weniger gut, kann ich reagieren und die passenden Maßnahmen ergreifen.

Das sagt mir doch der Steuerberater?

Nein! Der Steuerberater hat in der Finanzbuchhaltung nur die Gesamtsicht. Er sieht nicht welcher Auftrag gut und welcher schlecht gelaufen ist.
Das wird jedoch für das Lernen benötigt!

Was & wie muss erfasst werden?

Es geht immer darum nur die notwendigen Daten zu erfassen.

Lieber ungefähr richtig, wie genau falsch!

Also

  • Das wesentliche Material
  • Die Zeiten der eigenen Mitarbeiter, auch der Chef’s
  • Die Kosten eventueller externer Mitarbeiter

Was erfassen?

Material

  • Idealerweise über Bestellung → Wareneingang → Lieferschein
  • Alternativ über Eingangsrechnung und Auftragszuordnung
  • Definition was gebucht wird z.B. alles was mehr als 10,- € kostet

Zeiten

Zumindest täglich erfassen, wer wieviele Stunden auf welchen Auftrag gearbeitet hat

Externe Dienstleister

  • Idealerweise auch deren Zeiten erfassen und damit Überprüfung der abgerechneten Zeiten
  • Erfassung der Eingangsrechnung und Zuordnung zu den Aufträgen

Bauchgefühl?

  • Jeder Unternehmer muss jederzeit den Deckungsbeitrag seiner Aufträge kennen
  • Das Bauchgefühl mit Zahlen unterlegen

Wozu dann die Projektklammer?

  • Ein Projekt besteht aus mehreren Aufträgen
  • Mit der Projektklammer werden, unter anderem, die Aufträge gemeinsam betrachtet und so der Gesamterfolg über alle dazugehörenden Aufträge dargestellt.