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Anforderungen im Rahmen der eRechnung

Verpflichtend

Die Verwendung der eRechnung ist, zumindest in Deutschland für inländische Rechnungen ab 1.1.2025 auch im B2B eingehend verpflichtend. Ausgehend, ab 1.1.2026.

Für Kleinstunternehmer (< 800.000,- €) gibt es bis Ende 2027 entsprechende Übergangsregelungen.

Die eRechnung muss ausgestellt werden können und auch eingelesen und weiterverarbeitet werden können.

Es geht hier um den B2B Bereich, also zwischen Unternehmen.
Der Bereich B2G also Rechnungen an den (deutschen) Bund ist schon länger geregelt.

Das betrifft damit folgende Bereiche:

• Ausgangsrechnung
• Gutschrift / Rechnungskorrektur
• Eingangsrechnung

Anmerkung1:
Das Ziel ist vor allem, so wie in anderen europäischen Ländern auch, den Mehrwertsteuerbetrug einzudämmen.

Anmerkung2:
In Deutschland als auch in Österreich ist bei Geschäften mit dem Bund bereits seit einigen Jahren die eRechnung vorgeschrieben.

• Für Deutschland siehe WACHSTUMSCHANCENGESETZ
  • oder auch VeR
  • bzw. E-Rechnung Bund
• Für Österreich siehe WKO eRechnung
• Generell Wikipedia

Anmerkung3:
Auch für die eRechnung gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (10Jahre, AT 7Jahre). Bitte berücksichtige das bei deinen Backupstrategien.

Normen

Die eRechnung muss der internationalen Norm EN 16931 entsprechen.

Sammlung von Links

• Verband elektronische Rechnung
• Bund Deutschland
• Invoice Portal
• 30Tage Test
• Spezifikationen für ZUGfERD

Formate

Es gibt im wesentlichen folgende Formate:

• ZUGfERD 2.3
• eRechnung
• xRechnung

Für den Rechnungsversand wird von Kieselstein ERP das ZUGfERD 2.3 Format verwendet.

Wie eine ZUGfERD Rechnung speichern?

Wenn du z.B. per EMail eine ZUGfERD Rechnung bekommst, so ist es ein wesentlicher Unterschied ob du die original Datei abspeicherst oder diese zuerst in deinem PDF Viewer (egal ob aus dem Adobe Acrobate Reader, oder den in den Browsern integrierten PDF-Betrachtern) anzeigst und von da aus speicherst.
Da der der PDF-Viewer für die optische Anzeige die in der original Datei enthaltenen XML Informationen nicht benötigt, verwirft dieser anscheinend diese Daten bereits beim Import.
D.h. wenn du nun das (reine) PDF mit Datei speichern unter abspeicherst, so fehlen in diesem die eingebetteten Daten, womit das Zugferdformat nicht mehr erkannt wird. D.h. in der Regel musst du die Originaldatei deines Lieferanten in das Drag & Drop Einlesefeld deiner Eingangsrechnung übernehmen.

Für das Abspeichern des im PDF eingebetteten Inhaltes siehe

unterstützte Mengeneinheiten

Beim Export der Ausgangsrechnungen im ZUGfERD Format EN16931 = ZUGfERD 2.3 müssen auch die Mengeneinheiten der einzelnen Positionen Norm-Konform verwendet werden.

Die Details dazu sind unter zu finden. Hier sind in der Datei 3. FACTUR-X 1.0.07 FR-EN.xlsx im Tabellenblatt Codelists alle gültigen Internationalen Mengeneinheiten aufgeführt.

Das bedeutet, dass diese Mengeneinheiten in deinen Mengeneinheiten definiert werden müssen. Siehe dazu die geplante Erweiterung der Definition der Einheiten unter System, Sprache, Einheit.

Umfang der ZUGfERD Implementierung

Vom Grundgedanken her, wird als Format das ZUGfERD 2.3 für die Inhalte der XML-Datei (factur-x) verwendet. Es wurden jedoch nur die unbedingt notwendigen Felder / Entitäten implementiert. Insofern ist von einer minimal Implementierung auszugehen.

Weitere Funktionalitäten können gerne integriert werden. Diese werden nach Definition Programmtechnisch umgesetzt.

Bankverbindung im ZUGfERD

Um deine Bankverbindung an deinen Kunden über die ZUGfERD-PDF Datei weiter zu reichen, muss diese Bank vollständig im System hinterlegt werden. D.h.

1. Definition deiner (Haus-)Bank unter Partner, Banken
   Achte hier auf die Definition inkl. gültiger BIC
2. Anlegen eines Sachkontos für deine(Haus-)Bank im Reiter Sachkonten des Moduls Finanzbuchhaltung.
3. Definition der eigenen Bankverbindung (die du für die Zahlungsverwaltung sowieso brauchst) im unteren Modulreiter Bankverbindung im Modul Fibu, mit der Verbindung von Bank und Sachkonto und Angabe der richtigen IBAN.
4. Hinterlegen der bevorzugten Bankverbindung im Modul System, unterer Reiter Mandant, oberer Reiter Vorbelegung.

Zahlungsziel

Als Fälligkeit wird immer das netto Zahlungsdatum übergeben und Skonto usw. als Text mit in den XML Teil der ZUGfERD-Rechnung geschrieben.

Bestellnummer

Diese wird, wenn vorhanden, mit in den XML Teil der ZUGfERD-Rechnung geschrieben.

Datums

Liefer(end)datum und Rechnungsdatum entsprechen dem Rechnungsdatum.

Besondere Rechnungsarten

wie z.B. Anzahlungs- und Schlussrechnung werden derzeit nicht durchgereicht.